Outlookの自動応答を社外向けに設定する方法と例文大全：そのまま使える完全ガイド

Outlookで社外向けの自動応答を設定したいけれど、どんな文面にすればいいか迷うことはありませんか。

この記事では、不在時や受付確認、注文対応など、さまざまなシーンで使える社外向けの自動応答例文を分かりやすくまとめました。

すぐ使える短文から、より丁寧な印象を与えられるフルバージョンまで幅広く掲載しているため、状況に合った文面をそのままコピーして活用できます。

また、Outlookの設定手順や注意点、高度な使い方についても分かりやすく解説しています。

この記事を読みながら設定すれば、誰でも迷わず社外向けの自動応答を整えられます。

Outlookの社外向け自動応答を設定する目的とは

ここでは、Outlookの自動応答を社外向けに設定する理由を分かりやすくまとめます。

なぜ必要なのかが分かると、文面作りもスムーズになりますよ。

まずは全体像をつかんでいきましょう。

社外に即時レスポンスが必要な理由

社外の方からメールを受け取ったとき、すぐ返信できない状況はよくありますよね。

そんなとき、自動応答があるだけで「メッセージは受け取っています」と明確に伝えられます。

これは、まるで受付番号を発行する窓口のような役割だとイメージすると分かりやすいです。

自動応答があることで、相手に不安を抱かせないことが大きなポイントです。

特に社外とのやり取りでは、返信が遅れたというだけで誤解が生まれる可能性があります。

その誤解を最初の1通で防ぐために、自動応答はとても役立ちます。

状況	自動応答の役割
すぐ返信できないとき	受信済みであることを伝える
相手が返信を待っているとき	対応時期の目安を知らせる
相手との関係性を維持したいとき	誠実な印象を保つ

自動応答が与える信頼感とビジネス効果

社外向けのメールでは、小さな気遣いが印象を大きく左右します。

自動応答は、その気遣いを手間なく実現できる仕組みです。

簡単に言えば「丁寧さを自動化できるツール」なんです。

たとえば、返信が遅れる理由や対応開始日時を明記するだけで、相手はスケジュールを立てやすくなります。

これは、相手の立場に立った情報提供としてとても効果的です。

曖昧な返信よりも、具体的な案内がある方が相手は安心します。

自動応答は、その安心を自動的に生み出す仕組みなんですね。

伝えられる内容	相手のメリット
対応可能な日時	返答を待つべき時間が分かる
担当窓口	必要であれば別の連絡手段を選べる
不在理由	状況を理解したうえで連絡を続けられる

自動応答を使うべきシーン一覧

社外向けのメッセージで、自動応答が役立つシーンはとても多いです。

ここでは、よくあるケースをまとめてみました。

「どのタイミングで使うのが適切なのか」を把握しておくと、いざというときに迷いません。

シーン	自動応答が必要な理由
外出中	メールが見られない時間が続くため
業務が重なっている時間帯	対応が遅れる見込みがあるため
連絡が集中している時期	すぐ返信できない場合が増えるため
窓口担当が変わる期間	相手に連絡先を明確に伝えるため

いつもの対応が難しいと感じたら、自動応答を使うタイミングだと考えると分かりやすいです。

Outlookで社外向け自動応答を設定する方法

ここでは、Outlookで社外向けの自動応答を設定する具体的な手順をまとめます。

はじめて設定する方でも迷わないよう、分かりやすくステップごとに解説します。

Exchangeアカウントとその他のアカウントで操作が少し異なるため、それぞれ確認していきましょう。

Exchangeアカウントで設定する手順

Exchangeアカウントは、Outlookの自動応答機能をもっともスムーズに使える形式です。

社外と社内で文面を分けられるため、とても柔軟に運用できます。

ここでは基本の流れを紹介します。

1. Outlookを開き、「ファイル」タブをクリックする

画面左上にあるメニューから操作を始めます。

2. 「自動応答（不在）」を選択する

自動的に返信を送るためのメニューにアクセスします。

3. 「自動応答を送信する」にチェックを入れる

ここで返信のON/OFFを切り替えられます。

4. 必要に応じて期間を設定する

開始日時と終了日時を決めると、指定期間だけ自動応答が動作します。

5. 「組織外」タブに社外向けの文面を入力する

社内向けと社外向けを分けられるため、より丁寧なメールを送ることができます。

社外向けは特に文面の丁寧さが重要になるため、必ず専用タブに記入しましょう。

文面を分けるだけで、相手への印象が大きく変わります。

設定項目	内容
期間	返信を送る時間帯を指定
組織内タブ	社内向けの簡易的なメッセージ
組織外タブ	社外向けの丁寧なメッセージ

IMAP・POPアカウントでルール設定する方法

IMAPやPOPアカウントの場合、Exchangeのような自動応答機能が利用できないことがあります。

その場合は「ルール」を使って同じ仕組みを作る形になります。

少しステップは増えますが、設定そのものは難しくありません。

1. Outlookの「ファイル」タブを開く

上部メニューから設定画面に入ります。

2. 「ルールと通知の管理」を選択

受信メールに対して自動処理を設定する機能です。

3. 「新しいルール」をクリック

自動返信の基礎となるルールを作成します。

4. 「受信メッセージに返信する」を選択

テンプレートを選び、社外向けの文面を埋め込めます。

5. 宛先を絞りたい場合は条件を追加する

たとえば特定のドメインだけに返信する、といった指定も可能です。

IMAP・POPでは「期間設定」が手動になるため、忘れずに停止することが大切です。

送信しっぱなしを防ぐため、解除タイミングをメモしておくと安心です。

使用機能	特徴
ルール	特定条件に応じた自動返信が可能
テンプレート	返信文面をあらかじめ記録できる
条件指定	社外ドメインに限定して返信できる

設定時に必ず押さえておくべきポイント

自動応答は便利な機能ですが、設定のしかたによっては相手に伝わりにくくなることもあります。

ここでは、最低限おさえておきたいポイントを整理しました。

ぜひ設定前にチェックしてみてください。

● 文面の最初に「自動返信」であることを明記する

相手が機械的な返信だと理解できるため、誤解を避けられます。

● 返信が可能な日時をしっかり書く

目安があるだけで、相手の待ち時間に余裕が生まれます。

● 連絡窓口を明記する

すぐに話を進めたい相手のために、担当者情報を入れると親切です。

文面が曖昧なままだと、相手にとっては判断しにくい状態になります。

相手が困らないような情報を入れることが、自動応答のもっとも重要な役割です。

ポイント	理由
自動返信の明記	誤解を防ぐため
対応日時の記載	相手が予定を立てやすい
連絡窓口の案内	緊急時の連絡手段になる

不在時に使える社外向け自動応答例文

ここでは、外出時や作業中などで返信ができない場合に役立つ社外向け自動応答の例文を紹介します。

すぐ使える短文から、丁寧なフルバージョンまで幅広く揃えています。

状況に合わせて自由に使い分けてくださいね。

休暇中の自動応答例文

まずは、休暇や予定により席を外しているときの定番メッセージです。

期間を明記しておくことで、相手が次の動きを考えやすくなります。

担当者情報を添えるだけでより丁寧な印象になりますよ。

タイプ	特徴
短文	必要最低限の情報のみ
標準	期間と対応方針が分かる
フルバージョン	代理連絡先や詳細案内を含む完成形

【短文テンプレート】

件名：自動返信（休暇中のため不在）

本文：

いつもご連絡ありがとうございます。

現在休暇中のため、〇月〇日より順次ご返信いたします。

恐れ入りますが、ご了承いただけますと幸いです。

【標準テンプレート】

件名：【自動返信】休暇中のご連絡について

本文：

お世話になっております。

〇〇株式会社の〇〇です。

ただいま休暇中のため、〇月〇日以降にメールを確認いたします。

お急ぎの場合は、担当部署（メール：xxxx@example.com）までご連絡ください。

何卒よろしくお願いいたします。

【フルバージョン例文（完成形）】

件名：【自動返信】休暇中のためご連絡を承りました

本文：

※このメールは自動返信にてお送りしております。

お世話になっております。

〇〇株式会社の〇〇です。

ご連絡いただき誠にありがとうございます。

大変恐縮ですが、〇月〇日から〇月〇日までの期間は休暇のため不在となっております。

期間中にいただいたメールは、〇月〇日より順次確認しご返信いたします。

お急ぎのご用件につきましては、担当の△△（メール：xxxx@example.com）までご連絡いただけますと幸いです。

ご不便をおかけいたしますが、引き続きよろしくお願い申し上げます。

出張時の自動応答例文

次に、出張などで席を離れているときの自動応答文です。

外出理由を明記すると相手が状況を理解しやすくなります。

担当者情報があるとより親切ですよ。

タイプ	用途
短文	最低限の案内で十分なケース
標準	状況説明と対応開始日時を伝える
フルバージョン	詳細案内と担当者情報を含む

【短文テンプレート】

件名：自動返信（出張のため不在）

本文：

お問い合わせありがとうございます。

出張中のため、〇月〇日にご返信いたします。

【標準テンプレート】

件名：【自動返信】出張中のご連絡について

本文：

お世話になっております。

〇〇株式会社〇〇です。

現在出張中のためメールの確認が遅れる場合がございます。

〇月〇日以降に順次ご返信いたします。

お急ぎの場合は部署窓口（xxxx@example.com）へご連絡ください。

【フルバージョン例文（完成形）】

件名：【自動応答】出張のためご連絡が遅れます

本文：

※このメールは自動返信にてお送りしております。

平素よりお世話になっております。

〇〇株式会社の〇〇です。

現在、業務の都合により〇月〇日まで出張しております。

期間中はメールの確認が難しいため、返信が遅れる場合がございます。

〇月〇日より通常どおり対応いたします。

なお、至急のご用件がある場合は担当の△△（メール：xxxx@example.com）までお問い合わせください。

ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。

代理人連絡先を記載する場合の文例

不在時に代理対応をお願いしている場合は、連絡先を提示しておくととても親切です。

窓口が明確になるため、相手も安心して連絡できます。

タイプ	特徴
短文	代理担当者の案内を簡潔に記載
標準	不在期間と担当者の役割を明記
フルバージョン	案内を丁寧に書きつつ情報も整理された形

【短文テンプレート】

件名：自動返信（担当者不在）

本文：

ご連絡ありがとうございます。

担当者が不在のため、代理の△△（xxxx@example.com）までお問い合わせください。

【標準テンプレート】

件名：【自動返信】担当者不在のご案内

本文：

お世話になっております。

〇〇株式会社〇〇です。

現在不在にしており、メール確認が難しい状況です。

急ぎのご連絡につきましては、代理の△△（メール：xxxx@example.com）までお願いいたします。

【フルバージョン例文（完成形）】

件名：【自動返信】お問い合わせを承りました（担当者不在）

本文：

※本メールは自動返信です。

平素より大変お世話になっております。

〇〇株式会社の〇〇です。

本日、業務の都合により席を外しております。

そのため、いただいたメールの確認およびご返信にお時間をいただきます。

お急ぎのご用件につきましては、代理担当の△△が対応いたします。

メール：xxxx@example.com

内線：〇〇〇〇

恐れ入りますが、ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。

営業時間外に使える社外向け自動応答例文

ここでは、夜間や休日など、通常の対応時間外に届いたメールへ自動返信するための例文を紹介します。

相手がいつ返信を受け取れるか分かるだけで、やり取りがとてもスムーズになります。

短文から丁寧なフルバージョンまで揃えているので、用途に合わせて選んでくださいね。

夜間・早朝の問い合わせ対応例文

夜間や早朝に届いたメールに対しては、対応時間と返信予定を明記することが大切です。

短い文章でも十分伝わるため、状況に合わせて使い分けましょう。

目安となる時刻を書くことで、相手にとって安心感のある返信になります。

タイプ	内容の特徴
短文	最低限の案内で十分な場合
標準	対応時間を具体的に記載
フルバージョン	丁寧な説明と案内が揃った完全形

【短文テンプレート】

件名：自動返信（営業時間外）

本文：

お問い合わせありがとうございます。

現在受付時間外のため、翌営業日にご返信いたします。

【標準テンプレート】

件名：【自動返信】営業時間外のご連絡について

本文：

お世話になっております。

こちらのメールは営業時間外に受信いたしました。

弊社の対応時間は平日〇時〜〇時となっており、翌営業日に確認のうえご返信いたします。

恐れ入りますが、ご了承いただけますと幸いです。

【フルバージョン例文（完成形）】

件名：【自動返信】お問い合わせを受け付けました（営業時間外）

本文：

※本メールは自動返信にてお送りしております。

平素よりご連絡ありがとうございます。

ただいま対応時間外のため、内容の確認およびご返信は翌営業日となります。

通常の受付時間は平日〇時〜〇時です。

いただいたお問い合わせについては、翌営業日以降、確認ができ次第ご連絡いたします。

急ぎのご連絡をご希望される場合は、部署窓口（xxxx@example.com）までメッセージをお送りください。

ご不便をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

週末・祝日の問い合わせ対応例文

週末や祝日など、業務が休みの日に届いたメールへ返信するためのテンプレートです。

翌週の対応開始を明記すると、相手が予定を立てやすくなります。

堅すぎない文章にすると、読みやすく柔らかな印象になりますよ。

タイプ	使いやすさ
短文	簡潔で分かりやすい
標準	翌週の対応を明記して安心感を与える
フルバージョン	案内内容が丁寧で信頼感が高い

【短文テンプレート】

件名：自動返信（休業日のため翌週対応）

本文：

ご連絡ありがとうございます。

現在休業日のため、翌週より順次対応いたします。

【標準テンプレート】

件名：【自動返信】休業日のご連絡について

本文：

お世話になっております。

週末のため、ただいまメール確認ができない状況です。

いただいた内容は、翌週の営業開始後に確認しご連絡いたします。

ご迷惑をおかけいたしますが、ご理解のほどよろしくお願いいたします。

【フルバージョン例文（完成形）】

件名：【自動返信】お問い合わせありがとうございます（休業日）

本文：

※このメールは自動返信にて送信しております。

平素よりご連絡いただきありがとうございます。

現在、週末（または祝日）のため通常業務をお休みしております。

いただきましたお問い合わせは、翌週の営業開始後に内容を確認いたします。

確認次第、担当より改めてご連絡差し上げます。

急ぎでのご連絡をご希望される場合は、部署窓口（xxxx@example.com）へご連絡ください。

恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

問い合わせフォーム用の社外向け自動応答例文

ここでは、ウェブサイトやフォームから届いたお問い合わせに対して自動返信するためのテンプレートを紹介します。

フォーム経由の連絡は相手が入力作業をしているぶん、受付の明確さが特に重要です。

受付日時や確認予定をしっかり書くことで、相手に安心感を与えられますよ。

受付完了を伝える基本テンプレート

まずは、フォームからのお問い合わせを「受け取りました」と伝えるシンプルなテンプレートです。

短文・標準・フルバージョンの3種類を用意しています。

用途に合わせてそのまま貼り付けて使えますよ。

タイプ	特徴
短文	最もシンプルでスピード重視
標準	受付情報を丁寧に案内
フルバージョン	相手が次に知りたい情報まで補足した完成形

【短文テンプレート】

件名：お問い合わせ受付のお知らせ

本文：

お問い合わせありがとうございます。

内容を受け付けました。

確認のうえ、順次ご連絡いたします。

【標準テンプレート】

件名：【自動返信】お問い合わせを承りました

本文：

お世話になっております。

フォームよりお問い合わせを受け付けました。

担当部署にて内容を確認し、〇営業日以内にメールにて回答いたします。

お待たせいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

【フルバージョン例文（完成形）】

件名：【自動返信】お問い合わせ内容を確認いたしました

本文：

※本メールは自動返信にてお送りしております。

平素よりお問い合わせいただきありがとうございます。

フォームにご入力いただいた内容を、下記の通り受け付けいたしました。

————————————————–

お名前：〇〇様

ご連絡先：xxxx@example.com

受付日時：〇月〇日 〇時〇分

お問い合わせ内容：自動入力

————————————————–

内容については担当部署にて確認のうえ、〇営業日以内にご連絡差し上げます。

追加の情報がございましたら、このメールへのご返信にてお知らせください。

引き続きよろしくお願いいたします。

詳細情報の記入を促すテンプレート

フォームによっては情報が不足している場合があります。

そのようなときは、追加入力をお願いする内容を含めた文面が便利です。

依頼の仕方を丁寧にすると、相手も返信しやすくなりますよ。

タイプ	用途
短文	追加情報が必要であることだけ伝える
標準	不足している情報を具体的に案内
フルバージョン	情報依頼を丁寧に伝え、返信しやすくする構成

【短文テンプレート】

件名：お問い合わせ内容について

本文：

お問い合わせありがとうございます。

確認のため、いくつか追加情報をいただけますと幸いです。

【標準テンプレート】

件名：【自動返信】お問い合わせ確認のお願い

本文：

フォームよりお問い合わせをいただきありがとうございます。

内容確認のため、以下の点についてご回答いただけますでしょうか。

・お問い合わせの対象

・具体的なご要望

お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

【フルバージョン例文（完成形）】

件名：【自動返信】お問い合わせ内容の追加確認のお願い

本文：

※このメールは自動返信でお送りしております。

平素よりお問い合わせいただきありがとうございます。

いただいた内容を拝見し、確認のため追加でお伺いしたい点がございます。

————————————————–

【ご回答いただきたい項目】

・お問い合わせの対象となる内容

・どのような状況かが分かる補足

————————————————–

差し支えなければ、このメールへのご返信にてご連絡いただけますと幸いです。

確認後、担当より改めてご案内いたします。

お手数をおかけしますが、よろしくお願い申し上げます。

資料請求・注文対応で使える社外向け自動応答例文

ここでは、資料請求や注文受付に関する自動応答の例文を紹介します。

相手が求めている情報をすぐ受け取れるようにすることで、スムーズなやり取りが実現できます。

依頼内容を整理して伝えるだけで、安心感のあるメッセージになりますよ。

資料請求への自動返信テンプレート

資料を希望される方には、送付方法や確認事項を明確に伝えると親切です。

短文、標準、フルバージョンの各パターンを揃えています。

用途に応じてそのままコピペで使えますよ。

タイプ	特徴
短文	すぐ返せる簡潔な案内
標準	送付方法や内容を明記
フルバージョン	案内と依頼内容が丁寧に整理されている完全形

【短文テンプレート】

件名：資料請求受付のお知らせ

本文：

資料請求をありがとうございます。

内容を受け付けました。

確認後、資料をご案内いたします。

【標準テンプレート】

件名：【自動返信】資料請求を承りました

本文：

お世話になっております。

資料のご請求を受け付けました。

ご希望の資料については、確認のうえメールにてご案内いたします。

ご不明点がございましたらお気軽にご連絡ください。

【フルバージョン例文（完成形）】

件名：【自動返信】資料請求を受け付けました

本文：

※このメールは自動返信にてお送りしております。

平素より資料をご請求いただきありがとうございます。

以下の内容で受け付けいたしました。

————————————————–

お名前：〇〇様

ご連絡先：xxxx@example.com

ご希望資料：フォーム入力内容

受付日時：〇月〇日 〇時〇分

————————————————–

資料は確認のうえ、メールまたはURLにてご案内いたします。

追加のご要望がございましたら、このメールへのご返信にてお知らせください。

引き続きよろしくお願いいたします。

注文受付・発送連絡に使えるテンプレート

注文を受け付けた際の自動返信は、相手にとって特に重要な情報となります。

注文番号や確認事項を明確に記載することで、スムーズなやり取りにつながります。

ここでは短文・標準・フルバージョンを紹介します。

タイプ	用途
短文	最低限の確認だけを伝える
標準	注文内容を整理して案内する
フルバージョン	注文情報を丁寧に案内し、安心感を生む

【短文テンプレート】

件名：ご注文受付のお知らせ

本文：

ご注文を受け付けました。

内容確認後、改めてご連絡いたします。

【標準テンプレート】

件名：【自動返信】ご注文を承りました

本文：

お世話になっております。

ご注文を受け付けました。

以下の内容を確認のうえ、発送準備が整い次第ご案内いたします。

・注文番号：自動入力

・ご注文内容：自動入力

何かございましたらご返信ください。

【フルバージョン例文（完成形）】

件名：【自動返信】ご注文を受け付けました（確認番号付き）

本文：

※本メールは自動返信にてお送りしております。

平素よりご注文いただきありがとうございます。

下記の内容でご注文を承りました。

————————————————–

注文番号：〇〇〇〇

ご注文内容：自動入力

受付日時：〇月〇日 〇時〇分

お届け先：フォーム入力内容

————————————————–

内容を確認のうえ、準備が整い次第あらためて発送案内をお送りいたします。

ご不明点や内容変更がある場合は、このメールへのご返信にてお知らせください。

今後ともよろしくお願いいたします。

社外向け自動応答でやってはいけないNG例と注意点

ここでは、社外向け自動応答でありがちなミスと、その対策について解説します。

うっかりやってしまいがちな内容を知っておくだけで、相手への伝わり方が大きく変わります。

避けるべきポイントをあらかじめ押さえておきましょう。

余計な情報を書きすぎるリスク

自動応答では必要以上の情報を書きすぎないことが大切です。

たとえば、細かい予定や内部の状況などを過剰に書くと、読み手が混乱してしまいます。

シンプルで分かりやすい文面を意識すると、伝わりやすさが一段と向上します。

NG内容	理由
予定を細かく書きすぎる	相手が必要以上の情報を読むことになる
内部事情を記載する	社外の相手には不要な情報になる
複数の条件を書き連ねる	理解しづらく、伝達力が落ちる

文面は短くまとめることを意識すると、相手にもやさしい構成になります。

迷ったときは「最低限必要な情報だけを書いているか」を基準に判断すると安心です。

スパム扱いされる設定ミス

自動応答は設定方法を誤ると、相手に何度も返信してしまう場合があります。

これは迷惑メールと誤解される可能性があるため、非常に注意が必要です。

特にルールを利用する場合は、条件を絞ることで不要な返信を避けやすくなります。

ミス例	対策
同じ相手に何度も返信する	1回だけ返信になる設定を使用する
社内にも社外にも全員に返信してしまう	社外限定の設定を利用する
ルール条件が広すぎる	宛先ドメインなどで範囲を絞る

特に「同じ相手へ複数回返信」は避けたいミスです。

設定後はテストメールで動作確認するのがおすすめです。

個人情報を不要に求めない理由

自動応答の文面で、相手に細かな個人情報を求めるのは避けるべきです。

内容によっては相手が戸惑う原因となり、返信のハードルが上がってしまいます。

どうしても追加情報が必要な場合は、必要最小限の項目のみ依頼しましょう。

NG例	問題点
住所をいきなり求める	用途が不明で不安を与えやすい
詳細すぎる情報の依頼	自動返信で行う内容ではない
複数の項目をまとめて要求	負担が大きく返信率が下がる

相手の負担になる依頼はなるべく避けることが鉄則です。

丁寧な依頼でも、自動応答では最小限の項目に絞ることが大切です。

より高度なOutlook自動応答テクニック

ここでは、基本的な自動応答に慣れてきた方向けに、もう一段階便利に使いこなすためのテクニックを紹介します。

少しの工夫を加えるだけで、相手への伝わり方や業務の負担が大きく変わります。

一緒にレベルアップしていきましょう。

キーワード別の自動返信を作る方法

Outlookでは、特定の言葉がメール本文に含まれていた場合だけ自動返信を送る設定ができます。

これを使うと、問い合わせ内容に合わせた返信文を出し分けられるのでとても便利です。

業務の流れに合わせて、いくつかのテンプレートを作っておくと効率が上がります。

キーワード	想定される返信の目的
「見積」	案内担当者の紹介や確認事項の案内
「資料」	資料請求必要項目の確認
「日程」	調整方法の案内

● 設定の流れ

1．Outlookの「ルールと通知」を開く

2．「新しいルール」→「受信メッセージに特定の言葉が含まれる場合」を選択する

3．条件にキーワードを入力する

4．返信テンプレートを選び、文面を登録する

キーワードは広すぎるものを選ぶと、不要な返信が増えてしまうため注意が必要です。

適度に絞った言葉を選ぶと、より正確に自動返信を出し分けられます。

【キーワード別返信 文例セット】

▼「見積」キーワード用

件名：お見積に関するお問い合わせについて

本文：

お問い合わせありがとうございます。

見積に関するご連絡を受け付けました。

内容を確認し、担当より改めてご案内いたします。

▼「資料」キーワード用

件名：資料についてのご連絡を承りました

本文：

資料に関するお問い合わせを受け付けました。

詳細を確認のうえ、ご案内いたします。

▼「日程」キーワード用

件名：日程調整のご連絡について

本文：

日程に関するご依頼を承りました。

確認後、候補日をお知らせいたします。

VIP顧客向けに個別メッセージを設定する方法

Outlookでは、特定のメールアドレスだけに特別なメッセージを送る設定も可能です。

重要な相手とのやり取りには、より丁寧で個別対応を意識した文面が役立ちます。

サポート時間や確認の流れを明記しておくと、相手にとっても分かりやすい案内になります。

設定対象	目的
特定のメールアドレス	優先対応の案内
特定ドメイン	専用の案内文を設定
特定プロジェクト	状況に応じた文面に切替

● 設定の流れ

1．「ルールと通知」を開く

2．「新しいルール」を選択

3．条件に「特定の相手からのメール」を設定

4．返信テンプレートを選ぶ

全員に同じ文面を送るのではなく、重要な相手だけ特別扱いすることで関係がよりスムーズになります。

VIP向けの文面は、少し丁寧さを増すだけでも大きな違いになります。

【VIP顧客向け フルバージョン例文】

件名：【自動返信】お問い合わせを承りました

本文：

※本メールは自動返信にて送信しております。

平素より格別のご連絡をいただき誠にありがとうございます。

お問い合わせ内容を受け付けました。

担当部署にて内容を確認し、優先的にご連絡差し上げます。

追加のご希望がございましたら、このメールへのご返信にてお知らせください。

今後ともよろしくお願い申し上げます。

まとめ

ここでは、これまで紹介してきた自動応答設定のポイントを整理し、すぐに実践できる形でまとめました。

最後に確認するだけで、社外向けの自動応答を安心して設定できます。

振り返りとして活用してくださいね。

社外向け自動応答を成功させる3つのポイント

社外向けの自動応答で大切なのは、「正確さ」「丁寧さ」「分かりやすさ」の3つです。

この3点を意識するだけで、相手への伝わり方が大きく変わります。

必要な情報を適切な形で届けられるよう、以下のポイントを押さえておきましょう。

ポイント	内容
正確さ	対応予定日時をはっきり明記する
丁寧さ	挨拶や案内を簡潔かつ礼儀正しく書く
分かりやすさ	相手が必要な情報をすぐ理解できる構成にする

特に「返信予定日時」は、相手が一番知りたい情報です。

迷ったらまずここを具体的に書くことを意識すると、伝わりやすい文面になります。

今日から実践するためのチェックリスト

最後に、社外向けの自動応答を設定する前に確認しておきたい項目をまとめました。

このリストを見ながら設定すると、ミスや抜け漏れを防げます。

必要に応じて保存しておくと便利ですよ。

チェック項目	確認内容
目的が明確か	不在・受付・案内など用途を明確にしているか
文面は適切か	必要な情報を簡潔にまとめているか
丁寧さは十分か	相手を不安にさせない内容になっているか
送信対象は適切か	社外向けの設定になっているか
テスト送信したか	意図したとおりに動作しているか

このチェックリストに沿って設定するだけで、誰でも迷わず自動応答を仕上げられます。

ぜひ日々の業務に役立ててくださいね。