Web会議メールの例文集！案内・調整・お礼まで使えるテンプレート

リモートワークの普及により、「Web会議」の案内や調整、お礼などをメールで行う機会が増えています。

しかし、「どんな件名にすればいいの？」「社外向けと社内向けで書き方は違うの？」と悩む方も多いのではないでしょうか。

この記事では、ビジネスの現場でそのまま使えるWeb会議メールの例文を、目的別に整理して紹介します。

開催案内・日程調整・お礼・変更連絡など、あらゆるシーンで役立つテンプレートを用意。

正確で丁寧、そして相手に好印象を与えるメールの書き方を、具体例を交えて分かりやすく解説します。

Web会議のやり取りをもっとスムーズにしたい方は、ぜひ最後までチェックしてください。

Web会議メールとは？まず押さえる基本マナー
Web会議メールの書き方テンプレート【基本構成】
【完全版】Web会議メールの例文集
使えるフルバージョン例文【そのままコピペOK】
メール作成でよくあるミスと注意点
印象が上がるメール表現テクニック
まとめ：Web会議メールは「正確さ」と「思いやり」で差がつく
1. 相手が迷わない情報整理のコツ
2. 自社らしい表現にカスタマイズする重要性

Web会議メールとは？まず押さえる基本マナー

Web会議に関するメールは、単なる連絡手段ではなく、相手への印象を左右する大切なビジネスマナーの一部です。

ここでは、Web会議メールを書くときに意識すべき基本の考え方と、失敗しないためのポイントを解説します。

Web会議メールの目的とビジネスでの重要性

Web会議メールの目的は、会議の内容・日程・ツールなどの情報を正確に伝えることです。

オンラインでは対面のような補足説明が難しいため、メール1通で必要事項がすべて理解できる構成にすることが大切です。

メールは「会議の入口」です。相手が混乱しないよう、日時やURLなどの情報を抜け漏れなく整理して伝えましょう。

目的	意識すべきポイント
会議案内	日時・目的・URLを明確に書く
日程調整	複数候補を提示して返信しやすくする
お礼・フォロー	相手の発言内容を引用して感謝を伝える

オンライン特有のマナーと気をつけたい点

Web会議メールには、対面会議にはないオンライン特有のマナーがあります。

特にURL・パスコード・使用ツールなどの記載は、誤りがあると参加できなくなるため慎重に扱いましょう。

送信前に「リンクのテスト」を必ず行うことをおすすめします。

また、返信が遅れがちな場合は「ご多用のところ恐縮ですが◯日までにご返信ください」と期限を添えると親切です。

相手に伝わるメールの3原則「短く・明確・丁寧」

Web会議の案内は情報量が多くなりがちですが、長すぎる文面は読み手の負担になります。

そのため、1つの文は短く、必要な情報を箇条書きで整理するのが理想的です。

短く：1文を40文字以内にまとめる。

明確に：「日時」「目的」「参加方法」を冒頭で伝える。

丁寧に：相手の立場を尊重した言葉づかいを心がける。

悪い例	良い例
来週会議します。後で詳細送ります。	3月15日（火）10時よりWeb会議を予定しております。詳細は以下をご確認ください。

短くても伝わる構成を意識すれば、読む人にも優しいメールになります。

Web会議メールの書き方テンプレート【基本構成】

この章では、Web会議メールを「見やすく・伝わりやすく・すぐ書ける」ようにするための基本構成を紹介します。

件名・本文・ツール情報の3つを整えることで、どんな相手にもスムーズに伝わるメールが作れます。

件名の書き方と使える定型文一覧

件名は受信者が最初に目にする重要なポイントです。

短くても「何の用件か」「誰からの連絡か」が分かるようにしましょう。

件名だけでメールの目的が伝わると、開封率が大きく上がります。

目的	件名の例
日程調整	【ご確認】Web会議の日程調整のお願い（〇〇案件）
開催案内	【ご案内】3月15日（火）Web会議の詳細について
お礼	【御礼】本日のWeb会議について
変更連絡	【再案内】Web会議の日程変更のお知らせ

社外宛ての場合は「ご案内」「お願い」「御礼」などの丁寧な表現を使い、社内向けでは「確認」「共有」などのシンプルな言葉で十分です。

本文構成テンプレート（目的→詳細→お願い）

Web会議メールの本文は、基本的に「目的 → 詳細 → お願い」の順で構成すると、読み手が迷いません。

以下のテンプレートを参考にしてください。

構成	内容	書き方例
目的	何のためのメールかを1文で伝える	〇〇に関するWeb会議を開催いたします。
詳細	日時・ツール・URL・議題などを整理して記載	日時：3月15日（火）10:00〜11:00 ツール：Zoom URL：https://zoom.us/j/xxxxxx
お願い	相手に求める対応を伝える	ご参加のほど、よろしくお願いいたします。

目的を冒頭で明確に伝えることで、相手が「対応すべきメール」と判断しやすくなります。

使用ツールやURLの書き方マナー

Web会議ではツールの指定や接続情報が不可欠です。

URL・パスコード・接続方法をわかりやすく整理し、箇条書きで記載しましょう。

項目	記載例
使用ツール	Zoom
URL	https://zoom.us/j/123456789
パスコード	12345
議題	進捗報告・今後のスケジュール確認

また、URLの前後には空行を入れると見やすくなります。

社外向けのメールでは、アクセス手順を1行添えるとさらに親切です。

（例）「アクセスが難しい場合は、事前にご連絡ください。」

この3つの要素を押さえるだけで、どんなWeb会議メールも整理された印象になります。

【完全版】Web会議メールの例文集

ここでは、Web会議に関するメールを目的別に整理し、すぐに使える例文を紹介します。

社内外どちらのケースでも応用できるよう、文面のトーンを調整しています。コピーしてそのまま使える実践的な内容です。

① 開催案内メール（主催者側）

会議の案内メールでは、日時・目的・参加方法を明確に書くことが大切です。

以下は社外向けのフォーマルな例です。

件名	3月15日（火）Web会議のご案内（プロジェクト進捗共有）

〇〇株式会社
△△部　□□様

いつもお世話になっております。
株式会社ABCの山田です。

下記の通り、プロジェクト進捗共有のためのWeb会議を開催いたします。
ご多用のところ恐れ入りますが、ご参加のほどお願い申し上げます。

――――――――――――――――――――
■日時：3月15日（火）10:00〜11:00
■ツール：Zoom
■URL：https://zoom.us/j/xxxxxxx
■パスコード：12345
■議題：進捗報告／次フェーズのスケジュール確認
――――――――――――――――――――

お手数ですが、ご参加が難しい場合はご一報ください。

株式会社ABC　山田太郎

② 日程調整メール（主催・参加者共通）

候補日を複数挙げ、返信しやすい形にするとスムーズです。

件名	Web会議の日程調整のお願い（〇〇案件）

□□株式会社
○○様

お世話になっております。
株式会社ABCの山田です。

〇〇案件に関するWeb会議の日程について、下記候補のいずれかでご都合をお聞かせください。

・3月16日（水）10:00〜11:00
・3月16日（水）14:00〜15:00
・3月17日（木）13:00〜14:00

ご都合の良い時間帯をお知らせいただけましたら、正式にURLをご案内いたします。

株式会社ABC　山田太郎

③ 出欠回答メール（参加者側）

返信はできるだけ早く返すのがマナーです。内容は簡潔で構いません。

件名	Re: Web会議のご案内（3月15日開催）

株式会社ABC
山田様

お世話になっております。□□株式会社の佐藤です。

3月15日（火）10:00からのWeb会議、参加可能です。
当日よろしくお願いいたします。

□□株式会社　佐藤花子

④ 会議後のお礼メール

会議後は感謝と次のアクションを添えて送ると、印象が良くなります。

件名	【御礼】本日のWeb会議について

株式会社ABC
山田様

本日のWeb会議ではお時間をいただき、誠にありがとうございました。
いただいたご意見をもとに、早速社内で検討を進めてまいります。

次回の進捗共有につきましては、改めてご連絡を差し上げます。

引き続きよろしくお願いいたします。

□□株式会社　佐藤花子

⑤ 日程変更・再案内メール（変更対応時）

やむを得ず日程変更が生じた場合は、早めに伝えることが信頼につながります。

件名	【再案内】Web会議の日程変更のお知らせ

〇〇株式会社
△△部　□□様

お世話になっております。
株式会社ABCの山田です。

先日ご案内いたしましたWeb会議につきまして、都合により日程を下記の通り変更させていただきます。
急なご連絡となり恐縮ですが、何卒ご確認のほどお願い申し上げます。

――――――――――――――――――――
■変更前：3月15日（火）10:00〜11:00
■変更後：3月17日（木）14:00〜15:00
――――――――――――――――――――

お手数をおかけいたしますが、引き続きよろしくお願いいたします。

株式会社ABC　山田太郎

⑥ 参加できない場合のお断りメール

欠席連絡はできるだけ早く、代替案を添えると印象が良いです。

件名	Re: Web会議のご案内（3月15日開催）

株式会社ABC
山田様

お世話になっております。□□株式会社の佐藤です。

3月15日（火）のWeb会議につきまして、別件の予定と重なり参加が難しい状況です。

後日、議事内容を共有いただけますと幸いです。

ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

□□株式会社　佐藤花子

⑦ 英文メールでのWeb会議案内（海外向け）

海外向けの場合は、簡潔でわかりやすい英語表現を使いましょう。

Subject	Invitation to Web Meeting on March 15 (Project Update)

Dear Mr. Smith,

This is Taro Yamada from ABC Corporation.
We would like to invite you to a web meeting for our project update.

Date: Tuesday, March 15, 10:00–11:00 (JST)
Tool: Zoom
URL: https://zoom.us/j/xxxxxxx
Passcode: 12345

Please let us know if you are available.

Best regards,
Taro Yamada
ABC Corporation

これらの例文をもとに、自社のトーンや目的に合わせて微調整すれば、どんなシーンでも使えるメールが作れます。

使えるフルバージョン例文【そのままコピペOK】

ここでは、すぐに使える完成済みのWeb会議メールを「全文形式」で紹介します。

目的や相手に合わせてトーンを変えているので、自分の状況に合ったものを選んでそのまま使えます。

社外向けフォーマルな開催案内メール

社外の取引先や顧客に送る場合は、丁寧で信頼感のある表現を使いましょう。

件名	【ご案内】3月20日（木）Web会議の開催について（新プロジェクト打ち合わせ）

〇〇株式会社
営業部　□□様

いつもお世話になっております。
株式会社ABCの山田でございます。

このたび、新プロジェクトに関する打ち合わせを下記の通りオンラインにて実施いたします。
ご多用のところ恐縮ではございますが、ご参加賜りますようお願い申し上げます。

――――――――――――――――――――
■日時：3月20日（木）14:00〜15:00
■ツール：Zoom
■URL：https://zoom.us/j/123456789
■パスコード：12345
■議題：プロジェクト概要説明および今後のスケジュール共有
――――――――――――――――――――

ご都合が悪い場合は、別日程をご提案いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

株式会社ABC　山田太郎

社内向けカジュアルな案内メール

社内メンバーへの案内は、簡潔で分かりやすい文体にします。

件名	【共有】3月20日（木）チームミーティング（Web開催）

チーム各位

お疲れさまです。山田です。

下記の通り、定例ミーティングをWeb開催します。
議題の確認と、進捗報告の準備をお願いします。

――――――――――――――――――――
■日時：3月20日（木）10:00〜11:00
■ツール：Microsoft Teams
■URL：https://teams.microsoft.com/l/xxxxxxx
■議題：今週の進捗・課題共有
――――――――――――――――――――

よろしくお願いします。

山田

プロジェクト進捗会議の一括案内テンプレート

複数関係者にまとめて送る場合は、宛名を一般化し、議題を明確に書くのがコツです。

件名	【ご案内】Web会議開催のお知らせ（〇〇プロジェクト進捗報告）

関係者各位

お世話になっております。
株式会社ABCの山田です。

〇〇プロジェクトに関する進捗報告会を下記の通り開催いたします。

――――――――――――――――――――
■日時：3月25日（月）15:00〜16:00
■ツール：Google Meet
■URL：https://meet.google.com/xxxxxxx
■議題：進捗報告・課題共有・次フェーズ確認
――――――――――――――――――――

ご出席の可否を3月22日（金）までにご返信ください。

引き続きよろしくお願いいたします。

株式会社ABC　山田太郎

定期ミーティングのお礼＋次回案内一体型メール

会議後すぐにお礼と次回案内をまとめて送ると、相手にとって分かりやすくなります。

件名	【御礼とご案内】本日のWeb会議および次回日程について

株式会社ABC
山田様

本日はお忙しい中、Web会議にご参加いただきありがとうございました。
本日の内容を踏まえ、次回の定例会を下記の日程で予定しております。

――――――――――――――――――――
■日時：4月2日（火）14:00〜15:00
■ツール：Zoom
■URL：https://zoom.us/j/xxxxxxx
――――――――――――――――――――

当日の議題や資料は追って共有いたします。
引き続きよろしくお願いいたします。

□□株式会社　佐藤花子

これらのフルバージョンをベースに、自社のルールや相手の立場に合わせて調整すれば、メール作成の手間を大幅に減らせます。

メール作成でよくあるミスと注意点

どんなに丁寧なメールでも、基本的な確認を怠ると信頼を損ねることがあります。

ここでは、Web会議メールで特に注意すべき代表的なミスと、その防止方法を紹介します。

URL・日時の誤送信を防ぐ確認ポイント

Web会議で最も多いトラブルは、URLや日時の誤りです。

送信前に以下の3点をチェックしましょう。

確認項目	内容
URLの動作確認	リンクをクリックして正しい会議室に接続できるか確認する。
日時・曜日の整合性	カレンダーと照らし合わせ、誤表記を防ぐ。
送信先の再確認	「全員返信」や他案件の関係者が混ざっていないかチェック。

誤送信防止の最も確実な方法は「送信前に3秒立ち止まる」ことです。

急いで送るより、一呼吸おくことでヒューマンエラーの多くは防げます。

社外宛ての敬語・言い回しに注意

社外向けメールでは、言葉づかいのわずかな違いが印象を左右します。

カジュアルすぎず、かといって堅苦しすぎない表現を心がけましょう。

避けたい表現	おすすめの言い換え
ご参加ください	ご参加賜りますようお願い申し上げます
確認お願いします	ご確認のほどお願い申し上げます
よろしくです	何卒よろしくお願いいたします

また、社外宛てのメールでは「お世話になっております」から始めるのが基本です。

一方、社内向けでは「お疲れさまです」など、よりフラットな挨拶が自然です。

変更やキャンセルの伝え方のマナー

やむを得ず会議予定を変更・キャンセルする際は、できるだけ早く連絡するのがマナーです。

相手の予定調整に影響するため、誠実なトーンで伝えましょう。

伝え方のコツ	具体的な文例
お詫びを添える	急なお願いとなり恐縮ですが、下記の通り日程を変更させていただきます。
代替案を出す	ご都合がつかない場合は、3月17日または18日はいかがでしょうか。
結びを丁寧に	ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

誠実な一文を添えるだけで、同じ内容でも受け取る印象は大きく変わります。

「急な変更で申し訳ございません」と書くだけでも、相手への配慮が伝わります。

印象が上がるメール表現テクニック

同じ内容でも、言葉の選び方ひとつで印象は大きく変わります。

ここでは、Web会議メールをより好印象に仕上げるための表現テクニックを紹介します。

冒頭のひとこと例（季節・近況・感謝）

メールの冒頭に短いあいさつを添えると、全体が柔らかい印象になります。

特に初めての相手や、久しぶりの連絡時に効果的です。

シーン	ひとこと例
季節の挨拶	・寒さが続きますが、いかがお過ごしでしょうか。・春の訪れを感じる今日この頃ですが、お変わりありませんか。
感謝を伝える	・先日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。・いつも迅速なご対応をありがとうございます。
関係性を深める	・前回の打ち合わせでは多くの学びを得られました。・引き続きご協力のほど、よろしくお願いいたします。

形式的すぎず、自然に添えるのがコツです。

1行でも丁寧な印象を与えられます。

「よろしくお願いいたします」以外の締め方例

メールの最後がいつも同じ表現だと、やや単調な印象になります。

内容に応じて締めの言葉を変えることで、文面に温かみや誠実さをプラスできます。

目的	締めのフレーズ例
依頼・確認	・ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。・お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
お礼	・今後ともご指導のほど、よろしくお願いいたします。・引き続きご協力をお願い申し上げます。
報告・共有	・取り急ぎご報告まで申し上げます。・ご査収のほど、お願い申し上げます。

「状況に合わせて結びを変える」だけで、伝わる印象がぐっと引き締まります。

読みやすい署名の整え方とフォーマット例

署名はメールの名刺のようなものです。

連絡先を整えるだけでなく、見やすいレイアウトにすることで信頼感が高まります。

要素	内容例
氏名・役職	山田太郎／営業部主任
会社名	株式会社ABC
連絡先	TEL：03-1234-5678　Mail：taro.yamada@abc.co.jp
住所（任意）	〒100-0001 東京都千代田区〇〇町1-1-1

署名は3〜5行程度にまとめると読みやすく、スマートフォンでの表示にも適しています。

整った署名は「信頼できる相手」という印象を与える大切な要素です。

まとめ：Web会議メールは「正確さ」と「思いやり」で差がつく

Web会議のメールは、単なる事務連絡のように見えて、実は相手との信頼を築く大切なコミュニケーションのひとつです。

最後に、この記事で紹介したポイントを振り返りながら、理想的なWeb会議メールの考え方をまとめます。

相手が迷わない情報整理のコツ

Web会議メールの基本は、誰にでもわかりやすい情報整理です。

「誰が」「いつ」「どこで」「何をするのか」を明確にし、必要な情報を1通にまとめて伝えることで、相手の負担を減らせます。

ポイント	意識すべき内容
日時・目的	具体的に書く（例：3月20日（木）14:00〜15:00／進捗共有）
使用ツール	URLやパスコードを必ず明記
返信依頼	「◯日までにご返信ください」と明確に記載

メール1通で全ての情報が伝わる構成を意識することが、信頼と効率を両立させる鍵です。

自社らしい表現にカスタマイズする重要性

例文やテンプレートは便利ですが、そのまま使うと「定型的」と感じられることもあります。

社内文化や相手企業の雰囲気に合わせて、言葉づかいやトーンを少し調整するだけで、より自然な印象に変わります。

シーン	調整のヒント
社外取引先	「ご参加賜りますようお願い申し上げます」など丁寧表現を使用
社内メンバー	「よろしくお願いします」「共有します」などシンプルに
上司・管理職	敬意を表す文調に加え、「確認いただけますと幸いです」と柔らかく締める