退職のタイミングで開かれる送別会。ありがたい気持ちはありつつも、「事情があって参加できない」「静かに退職したい」と感じる人も多いですよね。
そんなときに悩むのが、断り方。メールで丁寧に伝えたいけれど、どう書けば失礼にならないのか迷う人も多いはずです。
この記事では、自分の送別会を丁寧に辞退するためのメールの書き方と例文を、フォーマル・カジュアル・短文などのパターン別に紹介します。
そのまま使えるフル例文も掲載しているので、立場や状況に合わせて使える表現がすぐに見つかります。
角を立てずに誠実に気持ちを伝える方法を、一緒に見ていきましょう。
送別会を辞退しても失礼ではない？
退職の時期になると、同僚や上司が送別会を開いてくれることがあります。
しかし、人によってはさまざまな事情から参加を控えたいと感じることもありますよね。
ここでは、「送別会を断るのは失礼なのでは？」という疑問に丁寧にお答えします。
なぜ断ってもマナー違反にならないのか
送別会は、あくまで感謝や労いの気持ちを伝えるための任意の集まりです。
そのため、予定や家庭の事情などを理由に辞退してもマナー違反にはなりません。
むしろ、無理をして参加してしまうと、かえって相手に気を遣わせてしまうこともあります。
大切なのは、主催してくれる気持ちへの感謝を伝えたうえで、丁寧に辞退することです。
| 断っても失礼でない理由 | ポイント |
|---|---|
| 送別会は任意の集まり | 義務ではなく気持ちのイベントであるため |
| 相手への感謝を伝えることで誠意が伝わる | 「お気遣いいただきありがとうございます」などを添える |
| 早めに連絡すればトラブルを防げる | 主催者の準備を考慮して早めの辞退連絡が大切 |
辞退時に押さえるべき3つの基本マナー
送別会を断る際に意識しておくと良いマナーは、次の3つです。
まずは「お心遣いに感謝しています」と気持ちを伝えること。
次に、「あいにく都合が合わず」などのクッション言葉を入れて、柔らかく理由を述べましょう。
最後に、締めくくりとして「皆さまの今後のご活躍をお祈りしております」など前向きな言葉で終えると印象が良くなります。
| ポイント | 表現例 |
|---|---|
| 感謝を伝える | 「お気遣いありがとうございます」「お心遣いに感謝しております」 |
| 理由を述べる | 「あいにく予定が重なっており」「私事で恐縮ですが」 |
| 締めくくり | 「皆さまのご多幸をお祈りいたします」「今後ともよろしくお願いいたします」 |
この3つの要素を押さえることで、断りのメールでも誠実さや丁寧さがしっかり伝わります。
要は「気持ちをきちんと伝える」ことが、失礼にしない最大のポイントです。
送別会を辞退するメールの基本構成とポイント
送別会を断るとき、どのようにメールを書けばよいのか迷う人は多いです。
この章では、失礼にならずに気持ちを伝えられるメールの基本構成と、好印象を与えるコツを紹介します。
件名でやわらかく印象を残すコツ
件名は、メール全体の印象を左右する重要な要素です。
「辞退」などの直接的な言葉は避け、やわらかく伝えるのがポイントです。
例えば、次のような件名を使うと自然で丁寧です。
| 件名の例 | 印象 |
|---|---|
| 送別会のお心遣いありがとうございます | 感謝を伝えながら穏やかな印象 |
| 送別会についてのご連絡 | 事務的すぎず柔らかい印象 |
| お心遣いに感謝しております | フォーマルで上司宛てにも使いやすい |
件名の時点で「お礼の気持ち」を感じられると、本文を読む相手にも好印象を与えます。
本文は「感謝→理由→お詫び→結び」の流れで書く
本文の構成は、相手の気持ちを尊重しながら自分の都合を伝えるために、次の4ステップでまとめるのが理想的です。
| ステップ | 内容 | 例文の一部 |
|---|---|---|
| 1. 感謝 | お心遣いに対してお礼を伝える | 「送別会を開いてくださるとのお話を伺い、ありがとうございます。」 |
| 2. 理由 | 辞退する理由を簡潔に伝える | 「私事で恐縮ですが、当日は都合がつかず参加が難しい状況です。」 |
| 3. お詫び | 丁寧に断る姿勢を示す | 「せっかくご調整いただいたのに申し訳ございません。」 |
| 4. 結び | 感謝や今後の言葉で締めくくる | 「皆さまのご健康とご活躍をお祈りしております。」 |
この流れを守ることで、どんな相手にも失礼のない、穏やかな印象を与えるメールになります。
理由の部分は詳しく書きすぎないのも大切です。
「家庭の事情」や「当日は都合がつかない」など、相手に余計な想像をさせない程度にまとめましょう。
好印象を与えるクッション言葉・NG表現集
断るときに使う言葉ひとつで、相手の受け取り方は大きく変わります。
やわらかく伝えるためのクッション言葉を使うと、印象が穏やかになります。
| クッション言葉 | 使い方の例 |
|---|---|
| あいにく〜 | 「あいにく予定が重なっており」 |
| 私事で恐縮ですが〜 | 「私事で恐縮ですが、当日は出席が難しく」 |
| 大変申し訳ございませんが〜 | 「大変申し訳ございませんが、今回は辞退させていただければ幸いです。」 |
一方で、次のような表現は避けた方が良いでしょう。
| 避けたい表現 | 理由 |
|---|---|
| 「参加する気がありません」 | ストレートすぎて冷たく感じられる |
| 「行けません」 | 理由や感謝がないため、印象が硬い |
| 「無理です」 | ぶっきらぼうな印象を与える |
クッション言葉を上手に使えば、どんな断り方でも角の立たない、上品な印象に仕上がります。
断る＝悪いことではなく、「丁寧に伝える」ことが何より大切です。
【例文集①】上司・同僚宛てに使えるフォーマルな送別会辞退メール
上司や同僚に対して送別会を辞退する際は、フォーマルで誠実な文面を心がけましょう。
ここでは、状況別にそのまま使えるフルバージョン例文を紹介します。
文末の表現や言葉のトーンを調整するだけで、誰にでも丁寧に伝えることができます。
家庭の事情で参加できない場合のフル例文
家庭の都合で外出や集まりが難しい場合に使える、上品で角の立たない文章です。
| 件名 | 送別会のお心遣いありがとうございます |
|---|---|
| 宛名 | 〇〇部 〇〇様 |
| 本文 | お疲れさまです。〇〇です。
このたびは送別会を開いてくださるとのお心遣いをいただき、誠にありがとうございます。 皆さまのお気持ちは本当にうれしく思っております。 しかしながら、私事で恐縮ですが、家庭の事情により夜の外出が難しい状況です。 大変恐縮ではございますが、今回は辞退させていただきたく存じます。 せっかくご調整いただいたにもかかわらず申し訳ございません。 皆さまとの時間を大切に思っておりますので、改めてご挨拶させていただければ幸いです。 何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。 〇〇 |
相手の気遣いに感謝を伝える一文があるだけで、断りの印象がぐっと柔らかくなります。
退職準備で忙しい場合のフル例文
退職前は業務整理や引き継ぎなどで時間が取れないこともあります。
そんなときは、前向きなトーンを保ちながら辞退の理由を伝えるのがコツです。
| 件名 | 送別会についてのご連絡 |
|---|---|
| 宛名 | 〇〇部 〇〇様 |
| 本文 | お疲れさまです。〇〇です。
送別会のお話をいただき、誠にありがとうございます。 皆さまのお気持ちに感謝申し上げます。 恐縮ですが、現在退職に伴う引き継ぎや手続きなどで日程が立て込んでおり、当日は参加が難しい状況です。 せっかくご予定を調整いただいたのに申し訳ございません。 改めてご挨拶の機会を設けさせていただければ幸いです。 今後ともよろしくお願いいたします。 〇〇 |
この文例では、理由を明確にしつつも「申し訳ない」という姿勢を丁寧に伝えることで誠意が感じられます。
体調不良を理由に辞退する場合のフル例文
体調などやむを得ない事情がある場合は、細かい説明を避けて、シンプルにまとめましょう。
| 件名 | 送別会のお誘いありがとうございます |
|---|---|
| 宛名 | 〇〇部 〇〇様 |
| 本文 | お疲れさまです。〇〇です。
送別会のお誘いをいただき、誠にありがとうございます。 皆さまにお気遣いいただいたこと、大変うれしく思っております。 ただ、現在の都合上、長時間の集まりを控えております。 大変恐縮ですが、今回は参加を見送らせていただきたく存じます。 温かいお心遣いに感謝申し上げますとともに、皆さまのご多幸をお祈り申し上げます。 〇〇 |
体調を理由にする際は、余計な説明を避け、「控えております」「見送らせていただきます」といった柔らかい表現を使うのがポイントです。
大切なのは、理由よりも感謝とお詫びのバランスを整えることです。
【例文集②】社内グループ・チーム宛てに使えるカジュアルな送別会辞退メール
仲の良い同僚やチームメンバーに対しては、少しカジュアルで親しみやすい文面でも問題ありません。
ただし、ラフになりすぎず、感謝とお詫びの気持ちをきちんと伝えることが大切です。
引っ越しや多忙を理由に断る場合の例文
引っ越しや退職準備などで時間が取れないときに使える、柔らかい印象の例文です。
| 件名 | 送別会について |
|---|---|
| 宛名 | 〇〇チームの皆さま |
| 本文 | お疲れさまです。〇〇です。
送別会のお心遣いをありがとうございます。 皆さんのお気持ちが本当にうれしいです。 ただ、退職準備や引っ越しなどの予定が重なっており、当日の参加が難しい状況です。 せっかく企画してくださったのに申し訳ありません。 改めてご挨拶できる時間をいただけたらうれしく思います。 引き続きよろしくお願いいたします。 〇〇 |
同僚やチーム向けのメールは、「ありがとう」の気持ちを前面に出すと自然で温かい印象になります。
感染症・外出控えを理由に辞退する場合の例文
体調や外出を控えたい状況にある場合は、相手への配慮が感じられる言葉選びを意識しましょう。
| 件名 | 送別会のお心遣いありがとうございます |
|---|---|
| 宛名 | 〇〇チームの皆さま |
| 本文 | お疲れさまです。〇〇です。
送別会のお誘いをありがとうございます。 皆さんのお気持ちは本当にありがたく思っております。 ただ、当日は事情により外出を控えておりますため、今回は参加を見送らせていただきます。 お手数をおかけし申し訳ありません。 改めて職場でお礼をお伝えできればと思います。 どうぞよろしくお願いいたします。 〇〇 |
このように、「事情により」「控えております」という表現を使うことで、具体的な理由をぼかしつつ丁寧に伝えられます。
静かに退職したい場合の丁寧な言い回し例
静かに職場を離れたい場合や、目立つ形の送別会が苦手な方にも使える柔らかい言い回しです。
| 件名 | お心遣いに感謝しております |
|---|---|
| 宛名 | 〇〇チームの皆さま |
| 本文 | お疲れさまです。〇〇です。
送別会のお話をいただき、誠にありがとうございます。 皆さんにお気遣いいただいたことを心より感謝しております。 恐縮ですが、今回は個人的な都合により、送別会のお誘いは辞退させていただければと思います。 これまでご一緒できた時間に感謝しております。 今後も皆さまのご活躍をお祈りしております。 〇〇 |
「個人的な都合により」という表現は、詳しい理由を伝えずとも角を立てずに断ることができます。
静かに送り出してほしいときでも、誠意をもって伝えれば失礼にはなりません。
カジュアルでも「ありがとう」と「ごめんなさい」の両方を伝えることが、上品な断り方のコツです。
【例文集③】返信メール・LINE・チャット向けの短文テンプレート
最近では、送別会の案内やお誘いがメールだけでなく、LINEや社内チャットで届くこともあります。
ここでは、短文でも失礼にならない返信テンプレートを紹介します。
文面を整えれば、カジュアルな場面でも誠実さを伝えることができます。
主催者への返信に使える一文テンプレート
送別会の主催者や幹事に直接返信する場合は、感謝とお詫びを簡潔に伝えるのがポイントです。
| シーン | 返信例 |
|---|---|
| フォーマル | お心遣いありがとうございます。恐縮ですが、今回は都合により参加を見送らせていただきます。お気持ちに心より感謝しております。 |
| 丁寧カジュアル | 送別会のお誘いありがとうございます。当日は都合が合わず参加が難しいのですが、お気持ちとても嬉しく思っています。 |
| 簡潔タイプ | お誘いありがとうございます。申し訳ありませんが、今回は参加が難しいです。お気遣いに感謝いたします。 |
短文でも「感謝→辞退→感謝」の流れを守ることで、印象の良い返信になります。
社内チャット用のやわらかい断りメッセージ
チャットでのやり取りはスピーディーだからこそ、トーンが冷たくならないよう注意が必要です。
以下のテンプレートは、軽すぎず丁寧さを保てる表現です。
| トーン | メッセージ例 |
|---|---|
| ややフォーマル | 送別会のお声かけありがとうございます。恐縮ですが、今回は都合により参加を控えさせていただきます。 |
| カジュアル | ありがとうございます！当日は予定が重なってしまって参加できませんが、お気持ち嬉しいです。 |
| 控えめ | お誘いありがとうございます。申し訳ないのですが、今回は見送らせてください。 |
カジュアルな場面では、絵文字や感嘆符を使わなくても、語尾をやわらかくするだけで十分親しみやすくなります。
たとえば、「〜できません」よりも「〜が難しいです」と言い換えるだけで、印象が穏やかになります。
返信が遅れた場合のフォロー文例
返信が遅くなったときも、ひとことお詫びを添えることで丁寧さを保てます。
| ケース | 文例 |
|---|---|
| メールで返信 | ご連絡が遅くなり申し訳ありません。送別会のお心遣いありがとうございます。恐縮ですが、今回は参加を控えさせていただきます。 |
| チャットで返信 | 返信遅くなってすみません。お誘いありがとうございます。今回は予定があり参加できませんが、お気持ち嬉しいです。 |
| フォーマルな相手へ | お返事が遅くなり申し訳ございません。送別会へのお誘い、誠にありがとうございます。恐縮ながら今回は見送らせていただきます。 |
返信が遅れたことをきちんと認め、「申し訳ありません」と素直に伝えることが信頼につながります。
たとえ短文でも、誠意を感じる一言が添えられているかどうかで印象は大きく変わります。
送別会辞退時に注意したいマナーと印象を保つ工夫
送別会を辞退する際は、単に「行けません」と伝えるだけでなく、相手への配慮を忘れないことが大切です。
ここでは、丁寧に断るためのマナーと、良い印象を保つためのポイントを紹介します。
早めの連絡と感謝表現がカギ
送別会を断る際に最も大切なのは、できるだけ早く連絡をすることです。
企画や予約の準備をしている主催者にとって、早めの辞退連絡は大きな助けになります。
遅くなるほど相手に迷惑をかけやすいため、「決まった時点で伝える」のが鉄則です。
| タイミング | 対応方法 |
|---|---|
| 送別会の案内直後 | 「お心遣いありがとうございます。恐縮ですが、当日は都合がつかず…」と早めに返信 |
| 予定が確定していない場合 | 「現時点では調整中のため、参加が難しいかもしれません」と一度伝える |
| 直前に参加できなくなった場合 | 「直前のご連絡となり申し訳ありません」とお詫びの一言を入れる |
また、辞退の連絡には必ず「お心遣いありがとうございます」などの感謝を添えましょう。
感謝の一言があるだけで、断りの印象が柔らかくなります。
ネガティブな理由は避ける
送別会を断る理由として、「人付き合いが苦手」「集まりが得意ではない」といった表現は避けましょう。
本音であっても、相手に誤解を与えたり、空気を悪くしてしまう可能性があります。
代わりに、“やむを得ない事情”や“都合”といった表現を使うと自然で丁寧です。
| 避けたい表現 | 代わりに使える言葉 |
|---|---|
| 「人が多い場所が苦手で…」 | 「当日は都合がつかず」 |
| 「気が進まないので」 | 「今回は見送らせていただきます」 |
| 「あまり乗り気ではなくて」 | 「恐縮ですが今回は参加を控えさせていただきます」 |
このように表現を変えるだけで、印象はぐっと上品になります。
本音よりも「相手に伝わる丁寧さ」を優先することが、社会人のマナーです。
代わりにお礼メッセージや挨拶で感謝を伝える
送別会を辞退しても、後日あいさつやメッセージを添えることで、関係を良好に保てます。
例えば、以下のような一文を添えるだけでも印象が変わります。
| シーン | 例文 |
|---|---|
| 退職前のあいさつメール | 今回は送別会に参加できませんが、皆さまに支えていただいたことに感謝しております。 |
| 職場での直接の一言 | お誘いいただきありがとうございます。改めてお礼をお伝えできてよかったです。 |
| 最終出社日の一言 | 温かいお言葉をいただき本当にうれしかったです。これからもどうぞよろしくお願いいたします。 |
直接の言葉でも、メールやカードでも構いません。
「ありがとう」を最後にもう一度伝えることが、誠実さの証になります。
送別会を断っても、感謝の気持ちはきちんと残せます。
まとめ！誠実に伝えれば印象はむしろ良くなる
送別会を辞退することに、気まずさや申し訳なさを感じる人は多いかもしれません。
ですが、丁寧に感謝を伝え、誠実な気持ちで対応すれば、印象が悪くなることはありません。
この記事で紹介したポイントをもう一度振り返ってみましょう。
| ポイント | 内容 |
|---|---|
| 1. 断る前に感謝を伝える | 「お心遣いありがとうございます」など、相手の気持ちを受け取る姿勢を示す。 |
| 2. 理由は簡潔に | 「都合がつかず」「私事で恐縮ですが」など、短く伝えるだけで十分。 |
| 3. お詫びと前向きな締めくくり | 「申し訳ございません」「皆さまのご活躍をお祈りいたします」で丁寧に終える。 |
この3つを押さえるだけで、相手への思いやりがしっかり伝わります。
辞退＝悪いことではなく、「誠意ある伝え方」が何より大切です。
退職という節目を迎える中で、どんな形であっても「ありがとう」を伝えられるのは素敵なことです。
送別会に参加できなくても、言葉ひとつで温かい関係を残すことができます。
本記事の例文を参考に、自分らしい言葉で気持ちを伝えてみてください。
丁寧な一通が、あなたの誠実さを何よりも印象づけてくれるでしょう。
