社外FAXは、ビジネスの場面で今も重要な連絡手段です。しかし、送信内容がそのまま紙に印刷されるため、文章の書き方次第で相手に与える印象が大きく変わります。
本記事では、社外FAXの基本マナーから、本文の構成、送付状の書き方、さらにすぐに使えるフルバージョン例文まで、初心者でも迷わず作成できる内容をまとめました。
見積書や請求書、案内文、お詫び文など、シーン別の例文をそのまま使える形で紹介しているため、FAX作成に不安がある方でも安心です。この記事を参考にすれば、丁寧で分かりやすいFAXを簡単に作成し、ビジネス上の信頼感も高められます。
社外FAXを送る時に押さえるべき基本のマナー
社外FAXは、短い文面でも相手に与える印象がはっきり分かれる連絡手段です。
この章では、初めての方でも迷わないように、最低限守るべきマナーを整理して解説します。
社外FAXに必要な情報は何か
社外FAXでは、誰から誰へ、何のために送られたのかが一目で分かることが重要です。
情報が不足していると、相手に確認の手間をかけてしまいます。
社外FAXには「宛先・差出人・件名・日付・要件」の5点が必ず必要です。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 宛先 | 会社名、部署名、担当者名（様付き） |
| 差出人 | 自社名、部署名、氏名、連絡先 |
| 件名 | 送付内容が分かる簡潔なタイトル |
| 日付 | FAXを送信した年月日 |
| 要件 | 送付目的と確認してほしい内容 |
この5点がそろっていれば、基本的な社外FAXとして問題ありません。
宛名・件名の正しい書き方
宛名は、社外FAXで最も気を付けたいポイントの一つです。
略称や個人名のみの記載は避け、正式名称を使います。
正しい宛名の例
〇〇株式会社
営業部 △△様
担当者名が分からない場合でも「ご担当者様」と書くのは問題ありません。
件名は、内容が一瞬で伝わる表現を心がけます。
長い文章ではなく、名詞でまとめるのがコツです。
| 目的 | 件名の例 |
|---|---|
| 書類送付 | 御見積書送付の件 |
| 連絡事項 | 日程変更のご連絡 |
| 案内 | 資料送付のご案内 |
件名を見るだけで内容が想像できる状態が理想です。
送付状を添える際の注意点
社外FAXでは、送付状を付けることで文書全体が丁寧な印象になります。
送付状は、いわば名刺代わりの役割を持っています。
送付状があるだけで、受け取る側の理解度と安心感が大きく変わります。
送付状には、本文とは別に送信枚数を明記します。
これにより、受信漏れや枚数不足に気付きやすくなります。
| 記載項目 | 目的 |
|---|---|
| 送信枚数 | 資料の不足や欠落を防ぐ |
| 連絡先 | 確認事項があった際の窓口 |
| 簡単なあいさつ | 文書全体を柔らかくする |
送付状は難しく考えず、必要な情報を整理して書くことが大切です。
社外FAXの書き方を分かりやすく解説
社外FAXは、決まった流れに沿って書くだけで失礼のない文面になります。
この章では、本文の構成と文章のコツを順番に解説します。
FAX本文の基本構成（あいさつ〜結びまで）
社外FAXの本文は、大きく4つの要素で構成されます。
この順番を守ることで、誰が読んでも理解しやすい文章になります。
社外FAX本文は「あいさつ→要件→補足→結び」が基本構成です。
| 構成 | 内容 |
|---|---|
| あいさつ | 日頃のお礼や定型表現 |
| 要件 | FAXを送った目的 |
| 補足 | 確認依頼や注意事項 |
| 結び | 今後のお願いや締めの言葉 |
文章量は多くする必要はありません。
必要な情報が過不足なく入っていることが大切です。
要件を正確に伝えるための文章テクニック
要件部分は、社外FAXの中で最も重要な箇所です。
曖昧な表現を避け、具体的な内容を書くことを意識します。
「ご確認ください」だけで終わらせず、何を確認してほしいのかを明確にします。
| NG例 | 改善例 |
|---|---|
| 資料をお送りします。 | ○月○日付の資料をお送りします。 |
| ご確認ください。 | 金額と納期をご確認ください。 |
このように、確認ポイントを具体的に示すと親切です。
相手が迷わず対応できる文面になります。
添付書類・注意事項の書き方
FAXでは、複数枚の書類を送ることも少なくありません。
その場合は、添付内容を必ず本文中または送付状に記載します。
添付書類の明記は、受信トラブルを防ぐための基本マナーです。
| 記載例 | 目的 |
|---|---|
| 添付資料：1枚 | 不足の有無を確認してもらう |
| 全2枚送信 | 受信完了を判断しやすくする |
注意事項がある場合も、簡潔に一文でまとめます。
長い説明は避け、要点だけを書くのがコツです。
すぐに使える社外FAXの例文集
社外FAXは、例文を参考にするだけで失礼のない文面が作れます。
ここでは、代表的なシーンごとにフルバージョン例文を用意しました。送付状と本文がセットになっていますので、そのまま活用可能です。
見積書を送る時のFAX例文
【送付状＋本文フルバージョン】
件名：御見積書送付の件
〇〇株式会社
営業部 △△様
平素よりお世話になっております。
下記の通り、御見積書をお送りいたします。内容をご確認のほどお願い申し上げます。
ご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
敬具
【送信内容】
御見積書 1枚
【合計枚数】 本紙1枚＋添付1枚（計2枚）
請求書を送る時のFAX例文
【送付状＋本文フルバージョン】
件名：○月分請求書送付の件
〇〇株式会社
経理部 △△様
平素よりお世話になっております。
下記の通り、○月分の請求書を送付いたします。内容をご確認いただけますと幸いです。
何かご不明点がございましたらご連絡ください。
敬具
【送信内容】
請求書 1枚
【合計枚数】 本紙1枚＋添付1枚（計2枚）
案内文・お知らせを送るFAX例文
【送付状＋本文フルバージョン】
件名：資料送付のご案内
〇〇株式会社
営業部 △△様
平素よりお世話になっております。
このたび、弊社新サービスの資料を送付いたします。内容をご確認いただき、ご質問やご相談がございましたらご連絡ください。
敬具
【送信内容】
サービス資料 1枚
【合計枚数】 本紙1枚＋添付1枚（計2枚）
お詫び・訂正連絡のFAX例文
【送付状＋本文フルバージョン】
件名：資料訂正のご連絡
〇〇株式会社
営業部 △△様
平素よりお世話になっております。
先日送付した資料に誤りがございました。
誤：○○
正：△△
ご迷惑をおかけいたしましたことをお詫び申し上げます。
修正版を同封いたしますので、ご確認ください。
敬具
【送信内容】
修正版資料 1枚
【合計枚数】 本紙1枚＋添付1枚（計2枚）
社外FAXの送付状（カバーレター）の作り方
送付状は、社外FAXの第一印象を決める大切な要素です。
ここでは、送付状に入れるべき項目やレイアウトのポイント、使えるテンプレート例を紹介します。
送付状に必ず入れるべき項目
送付状には、FAXを受け取る相手が迷わず内容を把握できる情報を記載します。
| 項目 | 目的 |
|---|---|
| 件名 | 送付内容を一目で把握できる |
| 宛先 | 会社名、部署名、担当者名（様付き） |
| 差出人情報 | 自社名、部署名、担当者名、連絡先 |
| 日付 | 送信日を明示 |
| 送信枚数 | 資料の不足を防ぐ |
送付状のレイアウトと書き方ポイント
送付状は文章量よりも、情報の整理と見やすさが大切です。
ポイントは次の通りです。
- 件名は簡潔に
- 宛先・差出人情報は明確に記載
- 本文は「あいさつ＋要件＋結び」で短くまとめる
- 送信枚数を明記してトラブルを防ぐ
これにより、受け取った側がすぐに内容を理解でき、確認もスムーズになります。
そのまま使える送付状テンプレート
例：御見積書送付用
件名：御見積書送付の件
〇〇株式会社
営業部 △△様
平素よりお世話になっております。
下記の通り、御見積書をお送りいたします。内容をご確認ください。
ご不明点がございましたらお気軽にお問い合わせください。
敬具
【送信内容】御見積書 1枚
【合計枚数】本紙1枚＋添付1枚（計2枚）
このように送付状を作ることで、FAX全体の印象が格段に向上します。
社外FAXを送る前に必ず確認すべきチェックリスト
送信前の最終確認を怠ると、誤送信や確認漏れなどトラブルにつながります。
ここでは、誰でもすぐに実践できるチェックリストを紹介します。
誤送信を防ぐためのポイント
- 宛先番号の間違いがないか確認する
- 送信する資料の枚数と内容が正しいか確認する
- 添付書類や送付状に誤りがないかチェックする
相手に失礼にならない最終チェック項目
- 宛先名・会社名の表記ミスがないか
- 本文の言葉遣いが丁寧かどうか確認する
- 文章や表のレイアウトが崩れていないか確認する
- 機密情報を含んでいないか再チェックする
社外FAXは形式的な文書であると同時に、相手に信頼感を伝える重要な手段です。
上記チェックリストを一つひとつ確認することで、失礼のない送信が可能になります。
まとめ｜失礼のない社外FAXは「丁寧さ」と「分かりやすさ」が鍵
社外FAXは形式的な通信手段ですが、文面次第で相手に誠実さや丁寧さを伝えられる重要な手段です。
本記事では、初心者でも迷わず作成できるよう、基本マナーから本文構成、送付状の書き方、例文集まで紹介しました。
ポイントは、誰が読んでも理解しやすい構成と、確認しやすい情報の整理です。
- 宛先・件名・差出人情報・日付・送信枚数を明確にする
- 本文は「あいさつ→要件→補足→結び」の順にまとめる
- 送付状を添えて全体の印象を整える
- 送信前にチェックリストで誤送信やミスを防ぐ
これらのポイントを押さえれば、FAXを受け取った相手にとっても分かりやすく、信頼感のある文面になります。
今後も社外FAXを利用する際は、紹介した例文やテンプレートをひな形として活用し、丁寧で読みやすいFAXを作成してみてください。
