会社移転を知らせるメールは、取引先や顧客、社内メンバーに正確な情報を伝えるための大切な連絡です。
しかし、件名の書き方や文面のトーン、送るタイミングに迷う人も多いですよね。
この記事では、そんな悩みを解消するために、誰でもすぐ使える「会社移転メールの例文」をまとめました。
取引先向け・顧客向け・社内向けのフルテンプレートから、件名・本文の書き方、送信時の注意点まで網羅。
この1ページで、失礼のない丁寧な移転メールをスムーズに作成できます。
実務でそのまま使えるテンプレートも多数掲載しているので、忙しい担当者の方にもおすすめです。
会社移転メールの正しい書き方と基本構成
会社移転を知らせるメールは、取引先やお客様との関係を保つうえでとても重要な連絡です。
この章では、基本構成から実際に使える書き方のコツまで、初めてでも迷わず作成できるように整理していきます。
あわせて、すぐに使える例文も紹介します。
会社移転メールに必ず入れるべき6つの要素
まず、どんな相手にも共通して必要となる6つの基本要素を整理しておきましょう。
| 要素 | 内容 |
|---|---|
| ① 件名 | 「【重要】会社移転のお知らせ」など、ひと目で内容が分かるタイトル |
| ② 挨拶文 | 感謝の言葉とともに日頃のお付き合いへのお礼 |
| ③ 移転理由 | 前向きな目的（例：業務拡大、利便性向上など） |
| ④ 新住所・連絡先 | 郵便番号、住所、電話、FAX、メールアドレス |
| ⑤ 移転日と影響期間 | 移転作業中の連絡制限や休業期間 |
| ⑥ 締めの挨拶と署名 | 今後のお願いと発信者情報 |
この6項目がそろえば、どんな相手にも失礼のない「正しい移転メール」が完成します。
件名・本文・署名の役割と書き方ポイント
会社移転メールでは、件名・本文・署名のそれぞれに明確な目的があります。
以下のように整理しておくと、文章の流れがスムーズになります。
| 構成部分 | ポイント |
|---|---|
| 件名 | 内容を簡潔に。30文字以内を意識する。 |
| 本文冒頭 | 感謝と自己紹介で丁寧に始める。 |
| 本文中盤 | 移転の概要と新住所をわかりやすく提示。 |
| 本文結び | 今後のお願いと引き続きの関係を明記。 |
| 署名 | 会社名・部署・氏名・連絡先を正確に記載。 |
特に件名は、受信箱で目立ちつつも過度に強調しすぎないバランスが大切です。
移転理由の伝え方で印象が変わる理由
移転理由の表現は、受け取る側の印象を大きく左右します。
「業務効率化のため」「サービス品質向上のため」といった前向きな理由を添えると、相手に安心感を与えられます。
理由を一文加えるだけで、企業姿勢が伝わるメールになります。
以下は、ベーシックな移転メールの完全例文（フルバージョン）です。
| 例文カテゴリ | 内容 |
|---|---|
| 取引先向け |
件名：【重要】本社移転のお知らせ 株式会社〇〇 △△様 平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。 このたび弊社は業務拡大に伴い、令和8年2月1日より下記住所へ本社を移転いたします。 【新住所】〒100-0001 東京都千代田区〇〇1-2-3 新オフィスビル5階 【新電話番号】03-1234-5678 【新FAX番号】03-1234-5679 移転作業期間中はお電話がつながりにくくなる場合がございます。 ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。 今後とも変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます。 株式会社□□ 営業部 田中太郎 |
| 顧客向け（ややカジュアル） |
件名：【ご案内】弊社オフィス移転のお知らせ 〇〇様 いつも弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。 このたび、より良い環境でお客様をお迎えするため、新オフィスに移転いたします。 【新オフィス】〒150-0002 東京都渋谷区〇〇1-1-1 渋谷マークビル3階 アクセス：渋谷駅より徒歩3分 移転日：令和8年3月1日 これからもより快適なサービスをお届けできるよう努めてまいります。 お近くにお越しの際はぜひお立ち寄りください。 株式会社□□ カスタマーサポート 佐藤花子 |
この2つの例文をベースに、目的別にカスタマイズすることで、ほとんどのシーンに対応できます。
取引先・顧客・社内向けで異なる会社移転メールの書き方
会社移転メールは、誰に送るかによって言葉遣いや情報量を変える必要があります。
この章では、「取引先向け」「顧客向け」「社内向け」の3パターンを、それぞれの目的に合わせて紹介します。
例文を比較しながら、自社に合った書き方を見つけていきましょう。
取引先向けの文例とマナー
取引先への連絡は、今後の信頼関係を左右する大切な場面です。
丁寧で誠実な言葉選びを心がけましょう。
| ポイント | 内容 |
|---|---|
| トーン | フォーマル・敬意を重視 |
| 目的 | 業務継続への安心感を与える |
| おすすめ表現 | 「引き続きご支援のほどお願い申し上げます」 |
件名に「【重要】」を入れ、担当者名を明記すると信頼性が高まります。
以下は、取引先向けの例文です。
取引先向けメール例文（フォーマル）
件名：【重要】本社移転のお知らせ
株式会社〇〇
△△様
平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
このたび弊社は、業務拡大に伴い下記の通り本社を移転いたします。
【新住所】〒100-0001 東京都千代田区〇〇1-2-3 新オフィスビル5階
【電話番号】03-1234-5678
【FAX番号】03-1234-5679
新オフィスでの業務開始日は令和8年2月1日を予定しております。
これを機に社員一同、より一層努力してまいります。
今後とも変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます。
株式会社□□
営業部 田中太郎
顧客向けの文例と信頼感を伝えるコツ
顧客向けメールでは、親しみを持ちつつも誠実な印象を残すことが大切です。
移転によってサービスがより良くなることを伝えると、信頼感を維持できます。
| ポイント | 内容 |
|---|---|
| トーン | ややカジュアルで安心感重視 |
| 目的 | 「サービス向上」の印象を与える |
| おすすめ表現 | 「より良い環境でお客様をお迎えします」 |
移転による変化点（営業時間・アクセスなど）は具体的に伝えるのがポイントです。
顧客向けメール例文（ややカジュアル）
件名：【ご案内】新オフィス移転のお知らせ
〇〇様
いつも弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
このたび弊社は、より快適な環境でお客様をお迎えするため、新オフィスへ移転いたします。
【新住所】〒150-0002 東京都渋谷区〇〇1-1-1 渋谷マークビル3階
【電話番号】03-2222-3333（変更なし）
新オフィスでの業務開始日は令和8年3月1日です。
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
株式会社□□
カスタマーサポート 佐藤花子
社内向けの文例とスムーズな共有方法
社内向けのお知らせは、業務への影響を最小限に抑えるための情報共有が目的です。
部署ごとの対応スケジュールを明記して、混乱を防ぎましょう。
| ポイント | 内容 |
|---|---|
| トーン | 明確・簡潔・親しみやすく |
| 目的 | スケジュールと手続きの共有 |
| おすすめ表現 | 「業務開始日は新オフィスで通常通り行います」 |
社内向けメール例文
件名：【社内連絡】本社移転スケジュールと新住所のご案内
社員各位
このたび本社を令和8年2月1日に移転いたします。
以下のスケジュールで進行いたしますので、各自ご確認ください。
【スケジュール】
・1月20日：荷造り開始
・1月25日～31日：移転準備期間（在宅勤務推奨）
・2月1日：新オフィス業務開始（9:00〜）
【新住所】〒160-0023 東京都新宿区〇〇2-3-4 新宿ビル7階
不明点がある場合は人事部までご連絡ください。
新しい環境で気持ちを新たに業務に取り組んでいきましょう。
人事部 山田次郎
相手によって「丁寧さ」や「温度感」を変えることが、伝わるメールづくりの秘訣です。
件名の付け方と開封率を上げるテクニック
会社移転メールの成否は、件名の印象でほぼ決まります。
相手が受信箱を開いた瞬間に「重要なお知らせだ」と理解できるように工夫しましょう。
この章では、開封率を高める件名作成のコツと、使えるテンプレートを紹介します。
件名に入れるべきキーワードとNG例
件名には「移転」「お知らせ」「ご案内」などの明確なワードを含めると、内容が一目で伝わります。
反対に、曖昧な表現や感嘆符（！）を多用した件名は避けましょう。
| 良い件名 | 悪い件名 |
|---|---|
| 【重要】会社移転のお知らせ | ご報告です！新しい場所に移ります！ |
| 【ご案内】本社移転に伴う住所変更について | 新しいオフィスのご紹介♪ |
| 【営業部】オフィス移転のお知らせ | 営業部からのお願い |
件名は30文字以内にまとめ、相手の立場から「何の連絡か」を明確にすることが大切です。
シーン別おすすめ件名テンプレート
送る相手別に最適な件名を選ぶと、開封率が大きく変わります。
以下に、取引先・顧客・社内向けのテンプレートを整理しました。
| シーン | 件名テンプレート |
|---|---|
| 取引先向け | 【重要】本社移転のお知らせ（2月1日より） |
| 顧客向け | 【ご案内】新オフィスへの移転と業務開始日について |
| 協力会社向け | 【通知】弊社住所変更のご案内 |
| 社内向け | 【社内連絡】本社移転スケジュールの共有 |
どの件名にも共通して「いつ・何が変わるか」を入れると、相手が安心してメールを開けます。
件名の設計で迷ったら、以下の3ステップで整理しましょう。
- ① 相手にとって重要な情報は何かを考える
- ② それを5〜10文字のキーワードで要約する
- ③ 前に【重要】や【ご案内】を付けて明確化する
シンプルで誠実な件名こそ、ビジネスメールでは最も信頼されます。
最後に、使いやすい件名パターンをまとめました。
| 目的 | テンプレート例 |
|---|---|
| 一般通知 | 【重要】会社移転のお知らせ |
| 顧客案内 | 【ご案内】新オフィス移転について |
| 営業連絡 | 【営業部】所在地変更のお知らせ |
| 関係者共有 | 【関係各位】本社移転と連絡先変更について |
迷ったときは、「誰に」「何を」「いつ」を件名に含めると確実です。
会社移転メールの本文テンプレート【比較表付き】
本文部分は、読みやすさと情報整理のバランスが重要です。
この章では、実際にそのまま使えるテンプレートと、旧住所と新住所を比較しやすい表の作り方を紹介します。
どんな相手にも見やすく、誤解を生まない構成を目指しましょう。
旧住所と新住所の比較表テンプレート
住所や連絡先の変更点は、本文中に一覧表で示すと分かりやすくなります。
以下のテンプレートは、社内外どちらにも使える汎用型です。
| 項目 | 旧情報 | 新情報 |
|---|---|---|
| 住所 | 〒100-0001 東京都千代田区〇〇1-1-1 | 〒160-0023 東京都新宿区〇〇2-2-2 |
| TEL | 03-1111-2222 | 03-3333-4444 |
| FAX | 03-1111-3333 | 03-3333-5555 |
| 業務開始日 | ― | 令和8年2月1日（月） |
この形式にすることで、一目で変更点を確認でき、連絡ミスを防げます。
日程・影響期間の伝え方と注意点
移転にともない一時的に業務が制限される場合は、その期間を明確に書くことが大切です。
「いつから」「いつまで」「どんな影響があるか」を3点セットで整理しましょう。
| 期間 | 内容 |
|---|---|
| 1月25日〜1月31日 | 移転準備期間（電話・FAX対応制限あり） |
| 2月1日 | 新オフィスにて通常業務開始 |
期間の記載が曖昧だと、相手がいつ連絡できるのか分からず不安を招きます。
続いて、本文テンプレートの完全版を紹介します。
本文テンプレート（フルバージョン）
取引先向けフルテンプレート
件名：【重要】本社移転のお知らせ（令和8年2月1日）
株式会社〇〇
△△様
平素は格別のご厚情を賜り、厚く御礼申し上げます。
このたび弊社は、業務拡大およびサービス体制強化のため、下記の通り本社を移転することとなりました。
【新住所】〒100-0001 東京都千代田区〇〇1-2-3 新オフィスビル5階
【新電話番号】03-1234-5678
【新FAX番号】03-1234-5679
【業務開始日】令和8年2月1日（月）
移転に伴い、1月25日〜1月31日の間は電話・FAXの対応が一時的に制限されます。
ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
これを機に、より一層のサービス向上に努めてまいります。
今後ともご支援ご厚情を賜りますようお願い申し上げます。
令和8年1月吉日
株式会社□□
営業部 田中太郎
顧客向けフルテンプレート
件名：【ご案内】新オフィス移転のお知らせ
〇〇様
いつも弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
このたび弊社は、お客様へのより良い対応と利便性向上を目的に、新オフィスへ移転いたします。
【新住所】〒150-0002 東京都渋谷区〇〇1-1-1 渋谷マークビル3階
【電話番号】03-2222-3333（変更なし）
【業務開始日】令和8年3月1日（月）
アクセスが向上し、これまで以上にスムーズなご対応が可能となります。
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
株式会社□□
カスタマーサポート 佐藤花子
このテンプレートは社外文書として最も一般的な構成で、必要な情報をすべて網羅しています。
社内連絡の場合は、以下のように簡潔にまとめると良いでしょう。
社内向け簡易テンプレート
件名：【社内通知】本社移転のお知らせ
社員各位
このたび、本社を令和8年2月1日（月）に下記住所へ移転いたします。
【新住所】〒160-0023 東京都新宿区〇〇2-3-4 新宿ビル7階
【業務開始日】令和8年2月1日（月）
移転準備期間（1月25日〜31日）は一部ネットワーク停止が発生します。
詳細はイントラネットの特設ページをご確認ください。
人事部 山田次郎
社内用は「誰に」「何を」「いつ」伝えるかを明確にするだけで十分です。
会社移転メールの送信タイミングと注意点
いくら内容が丁寧でも、送るタイミングを間違えると混乱を招くことがあります。
会社移転の案内は、相手がスケジュールを調整できる時期に送るのが理想です。
この章では、送信時期・頻度・注意点を具体的にまとめます。
取引先・顧客・社員に送るベストタイミング
移転メールの送信時期は、相手の立場によって変わります。
以下の表を参考に、目的に合わせてスケジュールを決めましょう。
| 対象 | 送信タイミング | 補足 |
|---|---|---|
| 主要取引先 | 移転の1か月前 | 事前に見積書や納品スケジュールの調整が必要な場合が多い |
| 顧客（一般） | 2〜3週間前 | 直前すぎると住所登録の変更が間に合わないことも |
| 社内（全社員） | 1か月以上前 | 準備・荷造り・データ移行に時間がかかるため |
| 協力会社・外注先 | 2〜3週間前 | 搬入・設備工事などの調整を含む |
「移転前」「直前」「移転後」の3段階で連絡するのが最も効果的です。
- ① 移転1か月前：主要取引先・全社員へ第1報
- ② 移転2週間前：顧客・協力会社へ第2報
- ③ 移転当日：新オフィス稼働のご報告とお礼メール
移転日が確定してから最初の1週間以内に「第1報」を出すことが理想的です。
BCC誤送信・記載漏れを防ぐチェックリスト
大量に送信する際は、誤送信防止策が必須です。
以下のチェックリストを使うことで、ミスを防ぎ、トラブルを回避できます。
| チェック項目 | 確認内容 |
|---|---|
| BCC設定 | 複数宛先の場合、必ずBCCに入っているか |
| 宛名の差し替え | 相手の会社名・担当者名が正しいか |
| 日付と曜日 | カレンダー上で正しいか（例：2月1日（月）） |
| 住所の誤字脱字 | 郵便番号・番地を公式情報と照合 |
| リンク先 | 地図リンクや社内ページのURLが正しく開くか |
誤送信を防ぐ最も確実な方法は、「テスト送信」を行うことです。
社内で1通テスト送信し、表示崩れ・宛名・リンクを確認したうえで本送信しましょう。
再送とフォローアップのタイミング
移転当日や翌日には、短い「ご報告メール」を送ると好印象です。
すでに移転を案内済みの相手でも、改めて感謝の気持ちを添えて通知することで信頼感が高まります。
フォローアップメール例文
件名：【ご報告】新オフィスでの業務を開始いたしました
株式会社〇〇
△△様
平素より大変お世話になっております。
このたび、令和8年2月1日より新オフィスにて業務を開始いたしましたのでご報告申し上げます。
引き続きご愛顧賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
株式会社□□
営業部 田中太郎
「移転しました」という一文を改めて伝えることで、相手の混乱を防げます。
送信時期・再送タイミングを意識すれば、移転連絡が「単なる事務連絡」から「信頼を深める機会」に変わります。
よくある失敗とトラブル対応法
会社移転メールは、一度送信すると修正が難しいため、ミスを防ぐ準備が欠かせません。
この章では、よくある失敗例とその防止策、万が一のトラブル時に行うフォロー方法を紹介します。
少しの注意で印象を大きく変えられるポイントを押さえておきましょう。
誤字・情報漏れ・添付ミスの防ぎ方
移転連絡で多い失敗は、宛名や住所の誤記、添付ファイルの入れ忘れです。
特に住所や日付の誤りは、相手の混乱を招くため最も注意すべき点です。
| 失敗内容 | 原因 | 防止策 |
|---|---|---|
| 住所や電話番号の誤記 | コピー＆ペーストによる転記ミス | 公式登記情報または自社ホームページで再確認 |
| 宛名の誤り | メール一括送信時のデータ混在 | 送信前に「差し込み確認」または個別送信 |
| 添付ファイル忘れ | テンプレート保存時の確認不足 | 送信直前にファイル一覧を確認 |
| BCC漏れ | 一括宛先をTo欄に入れてしまう | BCC管理専用リストを作成し、毎回同一フォーマットで送信 |
メールは「一度送ったら戻せない」ことを前提に、送信前チェックを徹底しましょう。
トラブル時のフォローアップメール例文
万が一誤送信や記載ミスがあった場合は、すぐに訂正メールを送りましょう。
遅れるほど信用を損なうため、迅速な対応が最優先です。
誤送信・誤記載対応メール例文
件名：【訂正とお詫び】会社移転のお知らせ（住所誤記載）
株式会社〇〇
△△様
平素より大変お世話になっております。
先日お送りいたしました「会社移転のお知らせ」メールにおいて、一部住所に誤りがございました。
誤：東京都千代田区〇〇1-1-1
正：東京都千代田区〇〇1-2-3
ご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
正しい情報を改めてご確認いただけますよう、お願い申し上げます。
株式会社□□
営業部 田中太郎
「訂正とお詫び」の件名で誤送信を明確にし、原因よりも正確な情報提示を優先します。
再送時のマナーと社内共有
再送メールを出す際は、相手に混乱を与えないよう、冒頭で「再送の理由」を明記します。
同時に社内にも「再送した事実」を共有しておくと、二重対応を防げます。
| 再送時のポイント | 説明 |
|---|---|
| 件名 | 「【再送】会社移転のお知らせ」と明記 |
| 本文冒頭 | 「先ほどのご案内に誤りがありましたため、訂正版を送付いたします」 |
| 再送後 | 社内チャットや共有ドライブで報告 |
再送対応は誠実さを示すチャンスでもあります。
チェック体制で信頼を守る
送信前の最終確認は、できるだけ複数人で行いましょう。
たとえば、総務担当が原稿を作成し、営業担当が宛先リストをチェックするなど、役割を分けると効果的です。
人の目を通すことで、ミスの9割は防げます。
「誰がいつ確認したか」を記録しておくと、再発防止にもつながります。
会社移転メールをより印象的にする工夫
同じ「移転のお知らせ」でも、少しの工夫で受け取る印象は大きく変わります。
この章では、相手の記憶に残り、好印象を与えるための演出アイデアを紹介します。
ビジネス文書としての品を保ちながら、温かみを感じさせる表現を目指しましょう。
画像・地図リンク・バナーを活用する方法
文章だけでなく、視覚的な情報を加えると伝わりやすくなります。
特に新オフィスの位置や外観を見せると、相手の印象に残りやすいです。
| 活用方法 | ポイント |
|---|---|
| Googleマップリンク | 「地図はこちら」などのテキストリンクでURLを添える |
| オフィス写真 | 本文の最後に1枚だけ添付し、容量は1MB以下に抑える |
| 移転バナー | 社内デザイナーまたはCanvaなどの無料ツールで簡単作成 |
画像やリンクは「補足情報」として使うのがコツです。
本文そのものが読まれなくなるほど装飾を入れるのは避けましょう。
手書き風メッセージで親近感を伝えるコツ
取引先や長年の顧客に送る場合、メール本文の最後に一言添えると印象が柔らかくなります。
以下のような手書き風コメントを付け加えると、相手との関係性がより深まります。
| 相手タイプ | おすすめ一言メッセージ |
|---|---|
| 取引先 | 「お近くにお越しの際は、ぜひ新オフィスへお立ち寄りください。」 |
| 顧客 | 「今後もより快適なサービスをお届けできるよう努めてまいります。」 |
| 協力会社 | 「これからも連携を深めながら、良いお仕事をご一緒できれば幸いです。」 |
ただし、フレンドリーすぎる表現や顔文字などは避けましょう。
ビジネス文書としての形式を守りながら、やわらかな印象を出すのが理想です。
社外ニュースとして活用するアイデア
会社移転は単なる住所変更ではなく、ブランド発信のチャンスでもあります。
たとえば、メール本文の最後に自社サイトやSNSへのリンクを添えると、情報発信にもつながります。
| アイデア | 活用例 |
|---|---|
| 会社サイトリンク | 「新オフィスの詳細はこちら」などの文言で自社サイトへ誘導 |
| ニュースリリース形式 | プレスリリースページへのリンクを追加 |
| QRコード添付 | 印刷版案内やDMにも応用可能（メール添付時は容量に注意） |
「知らせる」だけでなく「覚えてもらう」ための設計が重要です。
以下は、印象に残る移転メールの例です。
印象的な移転メール例文
件名：【ご報告】新オフィスでの業務を開始いたしました
株式会社〇〇
△△様
平素より格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
このたび弊社は、令和8年2月1日より新オフィスにて業務を開始いたしました。
【新住所】〒100-0001 東京都千代田区〇〇1-2-3 新オフィスビル5階
【地図】Googleマップで見る
新しい環境で、これまで以上に皆さまのお役に立てるよう努めてまいります。
今後とも変わらぬお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。
株式会社□□
営業部 田中太郎
最後に「地図リンク」や「ご来訪のご案内」を入れることで、親しみと利便性が両立します。
会社移転メールは、“新しいスタートを共有するメッセージ”としてデザインするのがポイントです。
まとめ｜丁寧で分かりやすい移転メールで信頼をつなぐ
会社移転メールは、単なる住所変更の連絡ではなく、ビジネス関係を維持・発展させる大切な機会です。
内容を正確に伝えるだけでなく、相手への気遣いを言葉で表現することで、信頼関係をより強固にできます。
「正確・明確・誠実」の3つが、移転メールの理想形です。
| チェック項目 | できているか確認 |
|---|---|
| 件名 | 内容がひと目で分かる（30文字以内） |
| 本文 | 挨拶・移転理由・住所・日程・結びが明確 |
| 表・箇条書き | 視覚的に見やすく整理されている |
| 送信タイミング | 相手のスケジュールに配慮している |
| 誤送信対策 | テスト送信・複数人チェックを実施 |
また、送信後にはフォローアップメールを活用し、「新オフィスでの業務開始報告」や「今後のご案内」を追加するのも効果的です。
形式を守るだけでなく、相手を思いやる一文を添えることで、メールは“通知”から“信頼のメッセージ”へ変わります。
最後にもう一度、移転メール作成の流れをまとめます。
- ① 基本構成を守る（件名 → 挨拶 → 本文 → 署名）
- ② 相手別にトーンを調整する（取引先・顧客・社内）
- ③ 表形式で新旧情報を整理する
- ④ 送信前チェックを徹底する
- ⑤ フォローアップで信頼を継続する
誠実でわかりやすい一通のメールが、会社の印象を左右します。
今回紹介したテンプレートと注意点を活用し、自社らしさを伝える「心のこもった移転メール」を作成してみてください。
