仕事時間外のメールは返信すべき？【状況別の例文＆マナー】

退勤後や休日にメールが届くと、「すぐ返信した方がいいのかな」と迷うことがありますよね。

しかし、勤務時間外のメールには、対応の仕方にもビジネスマナーがあります。

本記事では、「返信すべきケース」と「翌営業日でいいケース」を見分ける方法をわかりやすく整理。

さらに、上司・取引先・同僚など相手別の返信例文、すぐ使える短文テンプレート、そして自動返信の文例まで網羅しています。

「感じよく、でも無理せず対応したい」方に向けた完全ガイドです。

この記事を読めば、時間外メールにも落ち着いて対応でき、自分の時間を大切にしながら信頼される社会人を目指せます。

仕事時間外のメール対応はどうする？基本マナーと考え方

この章では、勤務時間外に届いたメールへの対応について、社会人として押さえておくべき基本マナーを整理します。

「どこまで返信すべき？」「いつまでに対応すればいい？」という迷いをなくすことで、心に余裕を持って仕事ができるようになります。

勤務時間外メールの扱い方を整理しよう

まず前提として、勤務時間外に届いたメールは、原則として翌営業日に返信しても問題ありません。

ただし、相手との関係性や内容によっては、すぐに反応したほうが良いケースもあります。

「緊急性」と「影響度」で判断することがポイントです。

判断軸	対応方針
緊急性が高い（予定変更・トラブル対応など）	短い文でもすぐ返信
緊急性が低い（報告・共有・確認依頼など）	翌営業日に返信

このように「急ぎかどうか」で線引きをすれば、ストレスなく対応できます。

返信すべきケースと、返信しなくてよいケース

勤務時間外でも返信が望ましいのは、相手が返信を待って業務が止まる場合です。

一方で、報告や共有など「リアクションを求めないメール」は翌営業日に対応すれば十分です。

例文（すぐ返信が必要な場合）：

「ご連絡ありがとうございます。内容を確認いたしました。至急対応いたします。」

例文（翌営業日で問題ない場合）：

「ご連絡ありがとうございます。本件は明日確認のうえ、ご報告いたします。」

すぐ返信できないときの「ひとこと返信」テンプレート集

「今すぐ対応できないけれど、読んでいないと思われたくない」という場合は、簡単な読了報告を送るのがマナーです。

以下のような一文で誠実さを伝えましょう。

状況	返信テンプレート
内容を確認したことを伝えたい	「メール拝見しました。明日改めてご連絡いたします。」
対応が翌日になる旨を伝えたい	「内容確認のうえ、明日午前中に対応いたします。」
取引先など丁寧に伝えたい	「夜分にご連絡いただきありがとうございます。内容拝見いたしました。明日、改めて詳細をご報告いたします。」

短くても「誠実さ」と「対応予定」を伝えることが大切です。

次章では、実際に使える状況別・相手別の例文を豊富に紹介します。

「そのままコピペして使える」フルバージョン例文も掲載しますので、シーンに合わせて使い分けていきましょう。

【状況別】時間外メールの返信例文集

この章では、勤務時間外に届いたメールへの返信を「状況別」に整理して紹介します。

緊急時・翌営業日対応・返信不要なケースなど、それぞれに合った文例を用意しました。

短文テンプレートとフルバージョン例文の両方を掲載しているので、状況に応じてすぐ使えます。

緊急対応が必要な場合の短文例文＋フルバージョン例文

トラブル対応や予定変更など、相手が「すぐの反応」を求めている場合には、短い文でも返信するのがマナーです。

目的	短文テンプレート
至急確認が必要な場合	「ご連絡ありがとうございます。内容を確認しました。至急対応いたします。」
予定変更の連絡に反応する場合	「変更の件、承知しました。対応いたします。」

フルバージョン例文：

件名：会議時間変更の件（承知しました）

○○株式会社　△△様

いつもお世話になっております。株式会社ABCの山田です。

会議時間変更の件、確認いたしました。新しいお時間（14:00〜）にて承知いたしました。

急なご連絡をいただきありがとうございます。引き続きよろしくお願いいたします。

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株式会社ABC　営業部　山田太郎
Mail: yamada@abc.co.jp
Tel: 03-0000-0000
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翌営業日で問題ない場合の短文例文＋フルバージョン例文

急ぎでない連絡には、翌営業日に丁寧に返信すれば十分です。

目的	短文テンプレート
資料確認の依頼に対して	「ご連絡ありがとうございます。明日改めて確認し、ご連絡いたします。」
業務報告メールへの返信	「共有ありがとうございます。明日内容を確認いたします。」

フルバージョン例文：

件名：ご連絡ありがとうございます（資料確認について）

○○株式会社　△△様

いつもお世話になっております。株式会社ABCの山田です。

資料のご送付ありがとうございます。内容を拝見いたしました。

詳細につきましては、明日改めて確認のうえ、ご連絡申し上げます。

よろしくお願いいたします。

―――――――――――――――
株式会社ABC　営業部　山田太郎
Mail: yamada@abc.co.jp
Tel: 03-0000-0000
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返信不要・対応保留にしたい場合の例文集

共有メールや一斉送信など、返信が不要なケースもあります。

ただし、丁寧さを保つために「受け取ったことだけ」を伝えるのも好印象です。

状況	返信テンプレート
上司・同僚からの報告メール	「ご連絡ありがとうございます。内容拝見いたしました。」
返信不要メールへの軽い反応	「共有ありがとうございます。確認いたしました。」

フルバージョン例文：

件名：ご連絡ありがとうございます（確認いたしました）

○○課　□□様

ご連絡ありがとうございます。内容、確認いたしました。

引き続きよろしくお願いいたします。

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株式会社ABC　総務部　山田太郎
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返信しない＝無視ではなく、「状況に応じて反応を選ぶ」ことが大切です。

次章では、「相手別（上司・取引先・同僚）」の返信例文を紹介します。

【相手別】上司・取引先・同僚へのメール例文

この章では、相手ごとに言葉遣いやトーンを調整した返信例文を紹介します。

上司・取引先・同僚のいずれに対しても、相手への敬意を保ちながら、勤務時間外であることを自然に伝えるのがポイントです。

短文テンプレート＋フルバージョン例文をそれぞれ掲載しています。

上司からのメールに返信する場合（短文／フル文）

上司への返信は、簡潔さと丁寧さを両立するのが基本です。

状況	短文テンプレート
報告メールへの返信	「ご連絡ありがとうございます。内容承知いたしました。明日朝に対応いたします。」
業務依頼への返信	「承知しました。明日確認のうえ、対応いたします。」

フルバージョン例文：

件名：ご連絡ありがとうございます（承知いたしました）

○○部　△△部長

ご連絡ありがとうございます。内容承知いたしました。

明日朝一番に確認し、対応を進めます。

どうぞよろしくお願いいたします。

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株式会社ABC　営業部　山田太郎
Mail: yamada@abc.co.jp
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取引先からのメールに返信する場合（短文／フル文）

取引先に対しては、勤務時間外でも誠実な印象を与える表現を選びましょう。

「夜分にご連絡ありがとうございます」という一文を添えると、柔らかく印象が良くなります。

状況	短文テンプレート
業務連絡	「夜分にご連絡ありがとうございます。内容拝見いたしました。明日改めてご連絡いたします。」
資料送付へのお礼	「資料ありがとうございます。明日確認し、折り返しご連絡いたします。」

フルバージョン例文：

件名：ご連絡ありがとうございます（内容拝見いたしました）

○○株式会社　△△様

夜分にご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

資料の内容、拝見いたしました。明日改めて確認のうえ、ご返信申し上げます。

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

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株式会社ABC　営業部　山田太郎
Mail: yamada@abc.co.jp
Tel: 03-0000-0000
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社内メンバー・後輩への返信例文（短文／フル文）

同僚や部下には、フランクすぎず丁寧すぎない文面が理想です。

「ありがとう」「確認しました」などの言葉を使い、温かみのある返信を心がけましょう。

状況	短文テンプレート
共有連絡への返信	「共有ありがとう。内容確認しました。明日対応します。」
依頼メールへの返信	「依頼内容確認しました。明日対応進めます。」

フルバージョン例文：

件名：共有ありがとうございます（確認しました）

□□さん

共有ありがとう。内容確認しました。

明日対応を進めておきます。

引き続きよろしくお願いします。

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株式会社ABC　総務部　山田太郎
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相手に合わせてトーンを変えることで、信頼関係を自然に深めることができます。

次章では、「翌朝・翌営業日に返信する場合の言い回し」を紹介します。

翌朝・翌営業日に返信する場合の文例

この章では、「翌朝」や「翌営業日」に返信する場合の言い回しを紹介します。

時間が経ってから返信する際も、誠実さと気配りを感じさせる文面にすることで、相手に好印象を与えることができます。

返信が遅れた理由を書く必要はなく、「確認のうえ対応します」と伝えるだけで十分です。

翌朝に返信する定型フレーズ集

まずは、夜に届いたメールへ翌朝返信する場合に使える定番フレーズです。

状況	返信テンプレート
夜間に届いた業務依頼への返信	「昨晩はご連絡いただきありがとうございました。内容確認のうえ、対応を進めます。」
予定変更の連絡への返信	「昨晩のご連絡ありがとうございます。新しい日程にて承知いたしました。」

フルバージョン例文：

件名：ご連絡ありがとうございます（確認いたしました）

○○株式会社　△△様

昨晩はご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

内容を拝見し、対応を進めさせていただきます。

引き続きよろしくお願いいたします。

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株式会社ABC　営業部　山田太郎
Mail: yamada@abc.co.jp
Tel: 03-0000-0000
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週末・連休明けの返信で使える例文

金曜日や連休前に届いたメールを、週明けに返信する場合の文例です。

時間が空いた分、最初にお礼と確認の言葉を添えると丁寧な印象になります。

状況	返信テンプレート
週末前に届いた連絡	「ご連絡ありがとうございます。内容拝見いたしました。本日対応いたします。」
連休明けの確認連絡	「先日はご連絡いただきありがとうございました。内容確認のうえ、対応を進めます。」

フルバージョン例文：

件名：ご連絡ありがとうございます（本日対応いたします）

○○株式会社　△△様

ご連絡いただきありがとうございます。内容を拝見いたしました。

本日中に確認・対応を進めさせていただきます。

どうぞよろしくお願いいたします。

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株式会社ABC　管理部　山田太郎
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対応が遅れたときに使えるフォロー文例

忙しさなどで返信が遅れた場合も、過度に謝罪する必要はありません。

「確認にお時間をいただきましたが」という表現で、柔らかくフォローできます。

状況	返信テンプレート
返信が1〜2日遅れた場合	「確認にお時間をいただきましたが、内容拝見いたしました。対応を進めます。」
取引先への丁寧なフォロー	「ご連絡いただいておりました件、確認に少々お時間をいただきましたが、内容承知いたしました。」

フルバージョン例文：

件名：ご連絡ありがとうございます（対応について）

○○株式会社　△△様

ご連絡をいただいておりました件、確認に少々お時間をいただきましたが、内容承知いたしました。

本日中に対応を進めさせていただきます。

引き続きよろしくお願いいたします。

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株式会社ABC　営業部　山田太郎
Mail: yamada@abc.co.jp
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翌日返信は失礼ではなく、「きちんと確認してから対応する」姿勢が信頼を生みます。

次章では、自動返信メールの設定例文と活用方法を紹介します。

自動返信メールの設定例文と活用法

この章では、勤務時間外にメールを受信した際、自動で返信を送る「自動返信メール（自動応答）」の使い方を解説します。

自動返信を設定しておくことで、送信者に安心感を与え、無用な催促や誤解を防ぐことができます。

ビジネスマナーを守りながら、自分の時間を確保するための仕組みとして活用しましょう。

勤務時間外に自動で返信するテンプレート

まずは基本的な勤務時間外の自動返信テンプレートです。

業務時間や対応予定を明示することで、送信者に状況を理解してもらえます。

目的	自動返信テンプレート
一般的な勤務時間外の対応	「ただいま勤務時間外のため、メールの確認ができません。翌営業日以降に順次対応いたします。」
休日・休暇中の場合	「現在、社外におります。◯月◯日（月）以降に順次対応いたします。」

フルバージョン例文：

件名：【自動返信】ご連絡ありがとうございます

この度はご連絡をいただき、ありがとうございます。

ただいま勤務時間外のため、メールの確認ができません。

翌営業日（◯月◯日）以降に順次対応させていただきます。

お急ぎの場合は、担当部署（総務部：内線0000）までご連絡ください。

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株式会社ABC　営業部　山田太郎
Mail: yamada@abc.co.jp
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取引先向けの丁寧な自動返信例文（フルバージョン）

社外の相手に対しては、フォーマルで柔らかい言葉遣いにするのが基本です。

自動返信とはいえ、「感謝の一文」を添えるだけで印象が大きく変わります。

フルバージョン例文：

件名：【自動返信】メールを受け付けました

○○株式会社　△△様

いつもお世話になっております。株式会社ABCの山田です。

この度はご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

現在、勤務時間外のためメールの確認ができません。

明日（◯月◯日）以降、順次確認のうえご返信申し上げます。

ご理解のほどよろしくお願いいたします。

―――――――――――――――
株式会社ABC　営業部　山田太郎
Mail: yamada@abc.co.jp
Tel: 03-0000-0000
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社内共有・代替連絡先を含むパターン例文

自分が対応できない時間帯でも、別の担当者がフォローできる場合は、代替連絡先を明記しておくと親切です。

目的	自動返信テンプレート
チームでの対応を明確にする場合	「ただいま勤務時間外のため、メールの確認ができません。お急ぎの方は◯◯（内線1234）までご連絡ください。」
社内共有を促す場合	「担当不在のため、内容を共有いたします。折り返しは翌営業日に行います。」

フルバージョン例文：

件名：【自動返信】メールを受け付けました

この度はご連絡をいただき、ありがとうございます。

現在、勤務時間外のためメールの確認ができません。

お急ぎの場合は、担当の田中（内線1234）までご連絡をお願いいたします。

翌営業日（◯月◯日）に改めてご対応いたします。

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株式会社ABC　管理部　山田太郎
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自動返信は「放置ではなく、丁寧な一時対応」として機能します。

次章では、ストレスを減らしながら時間外メールをスマートに扱う工夫を紹介します。

スマートに時間外メール対応を乗り切る工夫

この章では、勤務時間外にメール対応のストレスを感じないための工夫を紹介します。

「つい気になって確認してしまう」「オンオフの切り替えが難しい」と感じる人は、ここで紹介する方法を取り入れることで負担を大きく減らせます。

仕組みと意識の両方で“切り替え”を習慣化することが、無理なく続けるコツです。

通知オフ設定・勤務時間設定で“切り替える”

まずおすすめなのが、スマートフォンやPCのメール通知を「勤務時間外はオフ」に設定することです。

常に通知が届く状態だと、つい内容が気になり、気づけば仕事モードに戻ってしまいます。

勤務時間を明示して通知を制御すれば、相手にも「対応は翌日」と自然に伝わります。

目的	実践例
集中時間を確保したい場合	「勤務時間：9:00〜18:00」のみ通知オンに設定
柔軟な対応を保ちたい場合	取引先ごとに通知ON/OFFを切り替える

ポイント： 「通知を切る＝無視する」ではなく、仕事と自分の時間を分けるためのマナーです。

仕事用アプリ分離でオンオフを明確に

私用メールと仕事メールを同じアプリで管理していると、気づかぬうちに仕事に意識が引き戻されます。

アプリを分ける、もしくは仕事用端末を用意してログインを切り替えることで、自然とメリハリがつきます。

方法	メリット
仕事用と私用のメールアプリを分ける	仕事のことを考えずに休む時間を確保できる
ブラウザ版メールを利用して勤務中だけログイン	物理的にオフにできるので習慣化しやすい

「アプリを分けるだけ」で思考の切り替えが自然に起きるのがポイントです。

「常に返信できる人」にならないためのマインドセット

どんなに便利な設定をしても、最終的には「すぐ返信しなきゃ」という意識を変えることが大切です。

すぐに返信することが評価につながる時代は終わりつつあります。

相手への誠実さは「早さ」ではなく「丁寧さ」で示すという考え方にシフトしましょう。

考え方	メリット
「翌日対応でも誠実」	相手への信頼と自分の時間の両立ができる
「即返信より内容重視」	ミスの防止につながる

働く時間と休む時間を区切ることは、自分を大切にする第一歩です。

次章では、記事全体のまとめとして「誠実さと自己管理の両立」について整理します。

まとめ！誠実な対応と自分の時間の両立を大切に

ここまで、勤務時間外に届くメールへの対応方法を、状況別・相手別に解説してきました。

最後に、社会人として大切にしたい考え方を整理しておきましょう。

誠実さと自己管理のバランスこそが、信頼される社会人の条件です。

状況に応じた柔軟な対応が信頼を生む

勤務時間外のメール対応は、「すぐ返信するかどうか」よりも「どう対応するか」が大切です。

緊急性が高ければ短文で返信し、そうでなければ翌営業日に丁寧に対応する。

この判断力が、信頼関係の基盤になります。

状況	対応の目安
緊急性が高い場合	短文でも即返信で誠実さを伝える
緊急性が低い場合	翌営業日に丁寧な文面で対応する

返信の「速さ」よりも、「相手への思いやり」が最も大切です。

自分の時間を守ることが、長く働く力になる

勤務時間外にまでメール対応を続けていると、心の余裕がなくなってしまいます。

だからこそ、「オフの時間は意識的に仕事から離れる」ことが重要です。

通知をオフにする、アプリを分ける、自動返信を活用するなど、仕組みで守ることも効果的です。

誠実な対応と、休む勇気。

この2つを両立できる人が、結果的に周囲から信頼され、長く活躍できる社会人になれます。

メール対応も「自分らしく、無理なく」続けることが一番のマナーです。

今日から少しずつ、自分の働き方と向き合ってみましょう。