社内電話の受け方と例文を完全網羅｜そのまま使えるフレーズ＆会話例

社内電話の受け方に不安を感じていませんか。

社内のやり取りだからこそ、「どう名乗ればいいのか」「取り次ぎはどうするのか」と迷ってしまう方は少なくありません。

特に新入社員や若手のうちは、電話が鳴るだけで身構えてしまうこともあります。

この記事では、「社内 電話 受け方 例文」をテーマに、基本的な考え方から実務でそのまま使える例文、フルバージョンの会話例までを分かりやすくまとめました。

定型フレーズを中心に解説しているため、暗記するだけでもすぐに実践できます。

読み終える頃には、社内電話の流れが自然と頭に入り、落ち着いて対応できるようになります。

日々の業務をスムーズに進めるための参考として、ぜひ活用してください。

社内電話の受け方で最初に押さえるべき基本とは

社内電話の受け方には、覚えておくと迷わなくなる基本があります。

この章では、社内電話が苦手な方でも安心して対応できるように、最低限押さえておきたい考え方と動作を整理して解説します。

細かい例文は後半でたっぷり紹介しますので、ここでは全体像をつかむ感覚で読み進めてください。

社内電話でもビジネスマナーが重要な理由

社内電話は、相手が同じ会社の人だからといって気を抜いてよいものではありません。

電話対応は、その人個人だけでなく、所属部署やチーム全体の印象にもつながります。

特に、他部署や上司からの電話では、「話しやすい」「要点を押さえている」という印象が、その後の仕事の進めやすさを左右します。

一方で、社外対応ほど堅くなりすぎる必要もありません。

社内電話の基本は、「丁寧だが過度ではない」バランスです。

意識したいポイント	理由
最低限の敬語を使う	仕事としてのやり取りであることを示すため
名乗りと要件を明確にする	相手が状況をすぐ理解できるため
落ち着いた話し方を心がける	信頼感を持ってもらいやすくなるため

社内電話は「雑談」ではなく、「業務を円滑に進めるための連絡手段」だと意識しておくと、自然と適切な話し方になります。

社内電話はラフすぎず、堅すぎず、仕事としての丁寧さを保つことが最重要ポイントです。

社内電話は何コール以内に出るのが正解か

社内電話で意外と見られているのが、電話に出るまでのコール数です。

一般的には、2〜3コール以内に出るのが目安とされています。

1コール目で慌てて取る必要はありませんが、長く鳴らしすぎると「忙しそう」「後回しにされている」と感じさせてしまうことがあります。

コール数	相手が受けやすい印象
1コール	少し慌てている印象
2〜3コール	落ち着いていて適切
4コール以上	忙しそう、後回しにされている印象

作業中でも、2コール鳴ったら一度手を止める、といった自分なりの基準を決めておくと対応しやすくなります。

電話に出る前に深呼吸を1回入れるだけで、声の落ち着きが大きく変わります。

声のトーンと姿勢で印象は大きく変わる

電話では表情が見えないため、声と話し方がすべての印象を決めます。

椅子にもたれたまま話すと、声がこもりやすく、聞き取りづらくなります。

受話器を取るときは、背筋を伸ばし、少し顎を引く姿勢を意識してください。

それだけで声が前に出やすくなります。

項目	意識するポイント
声の高さ	普段より少し高め
話す速さ	少しゆっくりめ
姿勢	背筋を伸ばして座る

忙しいときほど早口になりがちですが、意識してスピードを落とすことで、相手も安心して話を聞けます。

社内電話では「内容」だけでなく「声の印象」も仕事の一部として伝わっています。

社内電話の正しい受け方の流れを3ステップで解説

社内電話が苦手だと感じる原因の多くは、「何から話せばいいか分からない」ことです。

そこでこの章では、社内電話の受け方を3つのステップに分けて整理します。

流れが頭に入っていれば、多少イレギュラーな電話でも落ち着いて対応できるようになります。

電話に出た瞬間の名乗り方と例文

社内電話では、出た直後の第一声がその後の会話の流れを決めます。

基本は「感謝 → 部署名 → 名前」の順番を意識すると、どんな相手にも失礼になりません。

シーン	使いやすい名乗り方
基本形	お電話ありがとうございます。〇〇部の△△です。
内線で社内確定	お疲れさまです。〇〇部の△△です。
部署内の内線	はい、△△です。

慣れないうちは、常に一番丁寧な形を使うのがおすすめです。

相手が誰であっても、同じトーンで話せるため、緊張しにくくなります。

名乗り方を固定すると、電話対応の迷いが一気に減ります。

相手の名前と用件を正確に聞くコツ

名乗りが終わったら、相手の名前と用件を落ち着いて聞きます。

ここで大切なのは、「聞き取れたつもり」で進めないことです。

相手が名乗った場合は、必ず一度復唱します。

短い例文

〇〇部の□□さんですね。

丁寧な例文

〇〇部の□□さんですね。お世話になっております。

名前が聞き取れなかった場合や、相手が名乗らなかった場合は、遠慮せずに確認します。

そのまま使える例文

恐れ入りますが、お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか。

申し訳ございません。もう一度お名前をお願いできますか。

確認ポイント	理由
相手の名前	伝言・取り次ぎミスを防ぐため
誰宛ての電話か	自分で対応すべきか判断するため
要件の概要	会話を整理するため

メモを取りながら聞くことで、後半の対応が格段に楽になります。

用件を要約して確認する理由と例文

要件を一通り聞いたら、必ず自分の言葉で要約して確認します。

これは、社内電話で最も重要な動作の一つです。

要約確認の例文

確認いたします。〇〇の件について、△△さんに共有してほしいという内容でよろしいでしょうか。

〇〇について、本日中に確認が必要というご連絡ですね。

要約するメリット	得られる効果
認識のずれを防げる	伝言ミスが減る
相手が安心する	話が正しく伝わったと感じてもらえる
自分の理解が整理される	次の行動を判断しやすくなる

少し手間に感じるかもしれませんが、この一言があるかないかで、電話対応の質は大きく変わります。

社内電話は「聞く → 要約する」までがワンセットです。

社内電話の取り次ぎ方と失礼にならない例文

社内電話で特に緊張しやすいのが、「取り次ぎ」の場面です。

誰につなぐのか、不在のときはどうするのかなど、判断が必要になるため戸惑いやすくなります。

この章では、状況別に迷わず対応できるよう、流れと例文をセットで解説します。

担当者が席にいる場合の取り次ぎ対応

担当者が近くにいて、すぐに電話を代われる場合でも、いきなり受話器を渡すのは避けましょう。

まずは相手に一言断り、そのあと必ず保留にします。

基本の流れ

相手に一言伝える → 保留にする → 担当者に用件を伝える → 電話を代わる

相手への例文（短文）

少々お待ちください。〇〇におつなぎいたします。

相手への例文（丁寧）

少々お待ちいただけますでしょうか。担当の〇〇におつなぎいたします。

社内での声がけ例文

〇〇さん、△△部の□□さんから、資料の件でお電話です。

〇〇さん、内線で□□さんから進捗確認のお電話が入っています。

ポイント	理由
必ず保留にする	周囲の音や会話が相手に聞こえないようにするため
要件を一言で伝える	担当者が状況をすぐ把握できるため

担当者が電話口に出たことを確認したら、静かに受話器を戻します。

取り次ぎは「相手への配慮」と「社内への分かりやすさ」の両方が大切です。

担当者が不在のときの伝え方と判断基準

担当者が席を外している場合は、状況を簡潔かつ丁寧に伝えます。

細かい理由を説明する必要はありません。

不在時の基本例文

申し訳ございません。〇〇はただいま席を外しております。

〇〇は現在対応中で、すぐにお電話に出ることができません。

そのうえで、相手に次の対応を確認します。

選択肢を示す例文

よろしければ、戻り次第こちらからご連絡いたしましょうか。

差し支えなければ、ご用件を私がお預かりいたします。

急ぎでなければ、〇〇宛てにメッセージをお送りいただく形でも大丈夫です。

確認すること	理由
急ぎかどうか	対応の優先度を判断するため
折り返しの要否	連絡漏れを防ぐため
連絡方法	相手の都合に合わせるため

一方的に決めず、相手に選んでもらう姿勢があると、やり取りがスムーズになります。

折り返しを約束するときの確認ポイント

折り返し対応になった場合は、情報をあいまいにしないことが重要です。

最低限、次の3点を必ず確認します。

項目	確認内容
誰が	どの担当者が連絡するか
いつ	いつ頃までに連絡するか
どこへ	内線番号や連絡先

折り返しの例文

〇〇が戻りましたら、本日中に内線でご連絡いたします。

〇〇から改めてご連絡するよう申し伝えます。

復唱の例文

では、〇〇が戻り次第、内線〇〇番にご連絡するよう伝えます。

この復唱があるだけで、相手も自分も安心して電話を終えられます。

折り返し対応は「確認」と「復唱」で完成します。

そのまま使える社内電話の受け方例文集

ここからは、実務でそのまま使える社内電話の例文をまとめて紹介します。

短く使える定型文から、少し丁寧な言い回しまで幅広く載せています。

まずは丸ごと真似して使い、慣れてきたら自分の言葉に調整してみてください。

電話を受けるときの基本フレーズ

社内電話では、最初の一言を固定しておくと安心です。

以下の中から、自分の職場に合うものを基本形として決めておきましょう。

シーン	例文
もっとも丁寧	お電話ありがとうございます。〇〇部の△△です。
社内内線	お疲れさまです。〇〇部の△△です。
部署内	はい、△△です。

迷ったときは、常に一番丁寧な形を使えば問題ありません。

名乗りを固定するだけで、社内電話への苦手意識はかなり減ります。

聞き返し・聞き取れなかったときの例文

社内電話でも、聞き取れないまま進めるのは避けたいところです。

失礼にならない聞き返し方をいくつか覚えておくと安心です。

丁寧な例文

申し訳ございません。もう一度お願いできますでしょうか。

恐れ入りますが、今の部分を復唱していただけますか。

ややカジュアルな例文

すみません、今のところをもう一度お願いできますか。

ポイント	意識すること
早めに聞き返す	後で確認し直す手間を減らす
曖昧な相づちをしない	誤解を防ぐ

分かったふりをせず、その場で確認する姿勢のほうが信頼につながります。

保留・少し待ってもらうときの例文

資料確認や担当者を呼ぶときは、必ず一言添えてから保留にします。

基本例文

確認いたしますので、少々お待ちいただけますか。

担当者を呼ぶ場合

担当者を呼んでまいりますので、そのままお待ちください。

保留に戻ったとき

お待たせいたしました。

NGになりやすい行動	理由
無言で保留	相手が不安になる
戻って無言で話し始める	切り替わりが分かりにくい

「お待たせしました」の一言を忘れないようにしましょう。

電話を切るときの締めの例文

会話の最後も、社内電話では意外と印象に残ります。

短くても、きちんと締めの言葉を入れましょう。

定番の締め

それでは、失礼いたします。

ありがとうございます。よろしくお願いいたします。

ややカジュアル

承知しました。失礼します。

意識する点	理由
一言添える	冷たい印象を避ける
静かに切る	丁寧さが伝わる

社内電話は「切り際」までが対応の一部です。

シチュエーション別で分かる社内電話の受け方例文

ここでは、実際の業務を想定したフルバージョンの会話例文を紹介します。

最初から最後までの流れを読むことで、「今どこで何を言えばいいのか」が自然と身につきます。

すべてそのまま使える内容なので、困ったときの見本としても活用してください。

他部署から問い合わせが来たときの対応例

他部署からの問い合わせは、社内電話で最もよくあるパターンです。

相手の部署と名前を確認し、要件を整理する流れを意識します。

想定シーン	他部署から業務内容について確認の電話が入る

フル会話例文

あなた：お電話ありがとうございます。〇〇部の△△です。

相手：お疲れさまです。□□部の◇◇です。書類の提出状況について確認したくてお電話しました。

あなた：◇◇さんですね。お世話になっております。書類の提出状況についてのご確認ですね。

相手：はい、現在どこまで進んでいるか分かればと思いまして。

あなた：確認いたしますので、少々お待ちいただけますか。

あなた：お待たせいたしました。現在、確認中の段階で、本日中に完了予定です。

相手：分かりました。ありがとうございます。

あなた：こちらこそありがとうございます。それでは失礼いたします。

相手の要件を一度言い換えることで、会話が整理されて聞こえます。

自分宛てではない電話を受けた場合の対応例

自分宛てではない電話でも、最初に受けた人が窓口になります。

落ち着いて取り次ぎや折り返し対応を行いましょう。

想定シーン	別の担当者を指名した電話がかかってくる

フル会話例文

あなた：お電話ありがとうございます。〇〇部の△△です。

相手：お疲れさまです。□□部の◇◇です。〇〇さんはいらっしゃいますか。

あなた：◇◇さんですね。お疲れさまです。〇〇はただいま席を外しております。

相手：そうなんですね。戻られましたら連絡をもらえますか。

あなた：かしこまりました。折り返しは内線でよろしいでしょうか。

相手：はい、内線〇〇番でお願いします。

あなた：承知しました。〇〇が戻りましたら、内線〇〇番にご連絡するよう伝えます。

相手：ありがとうございます。

あなた：こちらこそありがとうございます。失礼いたします。

確認したこと	理由
相手の名前	誰からの伝言か明確にするため
折り返し先	連絡ミスを防ぐため

急ぎの要件が含まれる電話の対応例

急ぎの連絡では、落ち着いて情報を整理することが何より重要です。

慌てず、要点を短く確認します。

想定シーン	対応を急ぐ必要がある業務連絡

フル会話例文

あなた：お電話ありがとうございます。〇〇部の△△です。

相手：□□部の◇◇です。至急確認したい件がありまして。

あなた：◇◇さんですね。承知しました。どのような内容でしょうか。

相手：本日中に確認が必要な資料についてです。

あなた：確認いたします。〇〇の資料について、本日中の確認が必要ということですね。

相手：はい、その通りです。

あなた：承知しました。優先して確認し、改めてご連絡いたします。

相手：ありがとうございます。

あなた：失礼いたします。

急ぎの電話ほど、要約して確認する一言が重要です。

社内電話は、どんな場面でも「確認」と「復唱」が安心感につながります。

社内電話の受け方に自信がつく実践的なコツ

社内電話は、知識だけでなく「慣れ」で楽になります。

この章では、今日からすぐ実践できて、失敗しにくくなるコツを具体的に紹介します。

難しいことはせず、続けやすいポイントだけに絞っています。

最低限覚えておきたい定型フレーズ3選

社内電話が苦手なうちは、完璧を目指さなくて大丈夫です。

まずは、よく使うフレーズを3つだけ覚えておきましょう。

場面	そのまま使える例文
電話に出るとき	お電話ありがとうございます。〇〇部の△△です。
保留にするとき	確認いたしますので、少々お待ちいただけますか。
折り返しを約束するとき	〇〇が戻りましたら、内線〇〇番にご連絡するよう伝えます。

この3つが自然に言えるようになるだけで、多くの社内電話に対応できます。

社内電話は「決まった言葉」を持っているだけで安心感が生まれます。

失敗しにくくなる練習方法と考え方

電話対応は、頭で理解していても、実際に声に出さないと身につきにくいものです。

短時間でもよいので、口に出す練習を取り入れてみてください。

練習方法	ポイント
一人で音読	例文を声に出して読む
ロールプレイ	同僚と役割を分けて練習する
メモを取りながら話す	実際の電話に近い形で慣れる

最初はぎこちなくても、繰り返すことで自然に言葉が出るようになります。

うまく話そうとするより、「流れを守る」ことを意識すると気持ちが楽になります。

社内電話でありがちな失敗パターン

最後に、よくある失敗を事前に知っておきましょう。

あらかじめ意識しておくだけで、防げるミスは多くあります。

よくある失敗	防ぐための意識
名乗らずに出てしまう	最初の一言を固定する
相手の名前を控えない	必ずメモを取る
保留にせず席を立つ	必ず保留ボタンを使う
折り返し内容が曖昧	復唱して確認する

社内電話は、失敗しないことよりも「丁寧に対応しようとする姿勢」が大切です。

一つひとつ意識して積み重ねることで、社内電話は確実に楽になります。

まとめ｜社内電話の受け方と例文を身につけて落ち着いて対応しよう

社内電話は、慣れないうちは緊張しやすい業務の一つです。

しかし、流れと定型フレーズを押さえてしまえば、必要以上に身構える必要はありません。

この記事では、社内電話の受け方について、基本マナーから具体的な例文、フルバージョンの会話例までを解説しました。

押さえるポイント	意識すること
名乗り方	部署名と名前をセットで伝える
聞き方	相手の名前と要件を復唱する
取り次ぎ	保留と一言説明を忘れない
折り返し	誰が・いつ・どこへを明確にする

特に重要なのは、「完璧に話そう」としすぎないことです。

社内電話は、気の利いた表現よりも、正確さと丁寧さが評価されます。

最初は、この記事で紹介した例文をそのまま使って問題ありません。

繰り返すうちに、自分の言葉として自然に出てくるようになります。

社内電話は、流れと例文を味方につければ、誰でも落ち着いて対応できるようになります。

今日から一つずつ意識しながら、実務で活かしてみてください。