相手の「ご都合をお聞かせください」という一文、たったそれだけで印象が大きく変わることがあります。
予定を合わせるメールやLINEでは、相手への気遣いと自然な言い回しの両立が大切です。
この記事では、「都合を聞くメール 例文」をテーマに、ビジネス・社内・友人など関係性ごとの使い分けを丁寧に解説。
短文フレーズから件名付きのフルバージョン例文まで、すぐに使える文面を多数紹介します。
相手を思いやる一文が、信頼とスムーズなやり取りを生み出します。
この記事を読めば、「いつ・どんな相手に・どんな言葉で」都合を聞けばよいかが、すぐに分かります。
都合を聞くメールとは？意味と基本マナーをわかりやすく解説
この章では、「都合を聞く」という表現の意味と、相手に失礼なく予定を伺うための基本マナーを整理します。
ビジネスでもプライベートでも使う機会が多いため、まずは押さえておきたいポイントを確認しておきましょう。
「都合を聞く」とはどういう意味？
「都合を聞く」とは、相手の予定や予定の可否を確認し、調整のきっかけをつくることを指します。
たとえば「ご都合のよい日をお聞かせください」や「いつ頃でしたらお時間ありますか」などが代表的な言い回しです。
これらの表現は、相手を立てつつこちらの意図を伝えるための調整のクッション言葉として機能します。
相手に失礼にならないための3つの基本マナー
相手に都合を伺う際には、以下の3つのマナーを意識することで印象がぐっと良くなります。
| ポイント | 具体例 |
|---|---|
| 1. 敬意を込める | 「お忙しいところ恐縮ですが」「ご都合のよいお時間をお知らせください」 |
| 2. 候補を提示する | 「○日または○日のいずれかでいかがでしょうか」 |
| 3. 柔らかい結びにする | 「ご確認のほどよろしくお願いいたします」「お手すきの際にご返信ください」 |
この3点を意識することで、押しつけがましさを避けつつ、スムーズに予定を決められます。
「ご都合をお聞かせください」の使い方と注意点
「ご都合をお聞かせください」は万能な表現ですが、頻繁に使うとやや硬い印象になることもあります。
ビジネスであれば「ご都合のよろしい日時をお知らせいただけますと幸いです」、カジュアルなら「ご都合いい日ありますか？」など、場面に合わせてトーンを変えると自然です。
| シーン | おすすめ表現 |
|---|---|
| ビジネス | 「お忙しいところ恐れ入りますが、ご都合のよいお時間をお知らせいただけますでしょうか。」 |
| 社内・上司 | 「ご都合のよい日時をお伺いできますか。」 |
| 友人・知人 | 「○日か○日あたり、都合いい日ある？」 |
同じ言葉でも、関係性によって印象は変わるため、相手との距離感に合わせた表現選びが大切です。
相手を思いやる一文こそが、都合を聞くメールの第一歩です。
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ビジネスで使える都合を聞くメール例文集
この章では、ビジネスの現場で実際に使える「都合を聞く」メールの例文をシーン別に紹介します。
上司・同僚・取引先など、相手によって文のトーンを調整することが大切です。
また、短文の一文例と、件名から結びまで含んだフルバージョン例文の両方を掲載しています。
打ち合わせ日程を調整したいときの例文
まずは最もよく使う「打ち合わせ日程の調整」メールです。
相手が返信しやすいように、候補日を提示するのがポイントです。
| 短文で伝える例 | 丁寧なフルバージョン例 |
|---|---|
| 「以下の日程の中で、ご都合のよい時間をお知らせください。」 |
件名：打ち合わせ日程のご相談
〇〇株式会社 いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社の□□です。 このたび、〇〇の件で打ち合わせのお時間をいただきたくご連絡いたしました。 恐れ入りますが、下記の候補日の中でご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。 ・○月○日（火）午前／午後 ご多用のところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。 |
複数候補を提示することで、相手が返信しやすくなります。
「ご多用のところ恐縮ですが」という一言を添えると、より柔らかい印象になります。
上司や社内メンバーに都合を聞くときの例文
社内では過度にかしこまらず、簡潔でわかりやすい文面を心がけます。
| 短文で伝える例 | フルバージョン例 |
|---|---|
| 「来週の会議について、ご都合のよい日時をお伺いできますか。」 |
件名：会議の予定についてご相談です
部長 お疲れ様です。□□です。 来週予定している〇〇プロジェクトの進捗確認会について、日程を調整できればと思います。 部長のご都合のよろしい日時をお知らせいただけますでしょうか。 どうぞよろしくお願いいたします。 |
社内メールでは、冒頭のあいさつを短くしても問題ありません。
また、文量を3〜5行程度に抑えると読みやすく、返信率も上がります。
取引先やお客様への都合確認メール例文
社外の相手には、より丁寧な言葉づかいを意識します。
相手の立場に配慮しつつ、返信しやすい文面を整えるのがコツです。
| 短文で伝える例 | フルバージョン例 |
|---|---|
| 「ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。」 |
件名：ご訪問日程のご相談
〇〇株式会社 いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社の□□です。 ご相談しておりました件につきまして、直接お話の機会をいただければと存じます。 つきましては、○月○日（火）または○月○日（水）のいずれかでご都合いかがでしょうか。 ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。 |
社外メールでは「恐縮ですが」「幸いです」を積極的に使うと、柔らかく上品な印象になります。
候補日を提示する・相手に選んでもらうパターン
複数の候補を出して、相手に選んでもらう形式のメールは、スケジュール調整で特に便利です。
| 短文で伝える例 | フルバージョン例 |
|---|---|
| 「以下の日程からご都合のよい日時をお選びください。」 |
件名：打ち合わせ日程のご相談
いつもお世話になっております。〇〇株式会社の□□です。 打ち合わせの件につきまして、下記のいずれかでご都合のよい日時をお知らせください。 ・○月○日（火）10:00〜12:00 いずれもご都合が難しい場合は、別日でも構いません。 ご都合のよいお時間帯をお教えくださいませ。 どうぞよろしくお願いいたします。 |
相手に選択肢を与えることで、相手の負担を軽減し、返信をもらいやすくなります。
候補日は多すぎず、2〜3パターンがちょうどよいバランスです。
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友人・知人・プライベートで使う都合を聞くメール・LINE例文
この章では、友人や知人など、よりカジュアルな関係で使える「都合を聞く」文例を紹介します。
ビジネスのように堅苦しくする必要はありませんが、相手に配慮した言葉づかいを心がけることが大切です。
シンプルに、かつ自然に聞ける言い回しを例文で見ていきましょう。
カジュアルに聞きたいときの自然な言い回し
友人や同僚との予定調整では、相手が構えないようにラフなトーンで伝えるのがコツです。
| 短文の一文例 | LINE・メッセージ形式の例 |
|---|---|
| 「来週あたり時間ある？」 |
来週あたりご飯行かない？ ○日か○日あたり空いてる？ 他の日でも全然OKだから、都合いい日教えて〜。 |
| 「いつごろなら会えそう？」 |
最近忙しそうだけど、またゆっくり話したいな。 いつごろなら会えそう？ 無理のない範囲で大丈夫だよ。 |
軽い質問調にすることで、相手が返信しやすくなります。
一方的な誘い口調（例：「○日来てね」など）は避けるようにしましょう。
目上の人や年上の友人に使える丁寧な聞き方
年上の相手や久しぶりに会う知人に対しては、少し丁寧なトーンが好印象です。
| 短文の一文例 | 丁寧なフルバージョン例 |
|---|---|
| 「ご都合いかがでしょうか？」 |
件名：お会いできる日について
こんにちは。ご無沙汰しております、□□です。 来週のどこかで久しぶりにお会いできたらと思っています。 ○日か○日など、ご都合いかがでしょうか。 難しいようでしたら、別の日でも大丈夫です。 ご返信お待ちしております。 |
このように、「ご都合いかがでしょうか」＋「別の日でも大丈夫です」という組み合わせは、柔らかく感じのよい依頼文になります。
断られたとき・予定が合わないときの返信例
相手の予定が合わなかった場合も、気持ちよくやり取りを終える言葉を添えましょう。
| シーン | 返信例 |
|---|---|
| 相手の予定が合わないとき | 「了解です！また都合が合いそうなときに連絡しますね。」 |
| 相手が申し訳なさそうに断ってきたとき | 「気にしないでください！また今度ゆっくり会えるときに。」 |
| 予定を改めて調整したいとき | 「では、○日以降でまた日程調整できそうなときに連絡しますね。」 |
フレンドリーな関係では、気遣いを込めつつも前向きな言葉で締めるのが大切です。
「また今度」「無理のない範囲で」といった言葉を添えると、印象がぐっと良くなります。
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都合を聞く際に避けたいNG表現と印象を悪くしないコツ
この章では、相手の印象を下げてしまう「NGな言い回し」と、円滑なやり取りにつながる表現のコツを解説します。
ちょっとした言葉選びの違いで、相手の受け取り方は大きく変わります。
「〇日に来てください」はNG？失礼にならない依頼表現
都合を聞くメールでありがちな失敗は、「○日に来てください」などの断定的な書き方です。
これは相手の予定を考慮していない印象を与える可能性があります。
NG例：「○日は来てください」「○日でお願いします」
OK例：「○日または○日でご都合いかがでしょうか」「お手すきの際にご都合をお聞かせください」
| NGな表現 | 印象のよい言い換え例 |
|---|---|
| 「○日にお越しください」 | 「○日頃のご都合はいかがでしょうか」 |
| 「○日でお願いします」 | 「○日で問題なければお願いできますでしょうか」 |
| 「その日で決まりです」 | 「その日で問題ないようでしたら、その方向で進めさせていただければと思います」 |
強い命令調や決めつけの言葉は避け、質問調で柔らかく伝えるのがポイントです。
返信しやすいメールの長さと構成のポイント
長文すぎるメールは、読む側に負担をかけてしまいます。
基本は「挨拶 → 要件 → お願い → 結び」の4ステップで、3〜6行にまとめましょう。
| 構成 | 説明 |
|---|---|
| ① 挨拶 | 「いつもお世話になっております。」などの定型文 |
| ② 要件 | 「○○について日程のご相談です。」 |
| ③ お願い | 「ご都合のよい日時をお知らせください。」 |
| ④ 結び | 「ご確認のほどよろしくお願いいたします。」 |
たとえば、次のようにまとめると読みやすく、返信の手間も減ります。
フルバージョン例：
件名：日程調整のご相談
〇〇株式会社
△△様
いつもお世話になっております。〇〇株式会社の□□です。
〇〇の件で打ち合わせ日程を調整させていただければと思います。
ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
メールは短くても誠実に、が基本です。
返信期限をやわらかく伝える方法
「○日までに返信ください」などと直接指定すると、命令的な印象になってしまいます。
返信を促したいときは、次のような柔らかい表現を使いましょう。
| 目的 | おすすめ表現 |
|---|---|
| 早めに返信が欲しいとき | 「お手すきの際にご返信いただけますと幸いです。」 |
| 具体的な期日を伝えたいとき | 「恐れ入りますが、○日までにご連絡をいただけますと助かります。」 |
| 軽く催促したいとき | 「お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどお願いいたします。」 |
返信期限を明確に伝えることで相手も動きやすくなりますが、強制ではなく「お願い」のトーンを保つのが理想です。
期限を伝える＝命令ではないという姿勢を意識しましょう。
結果的に、相手にとっても気持ちの良いやり取りにつながります。
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状況別・使える結びの言葉とフレーズ集
この章では、メールを締めくくる際に使える「結びの言葉」を、シーン別に紹介します。
丁寧で柔らかい印象を与えるためには、最後の一文がとても重要です。
ビジネス・社内・カジュアルの3つの場面に分けて、すぐに使える文例を見ていきましょう。
ビジネスシーンでの結びの例
取引先や社外の相手へのメールでは、礼儀正しく、丁寧な表現で締めるのが基本です。
| 目的 | 結びのフレーズ例 |
|---|---|
| 一般的な依頼の締め | 「ご多用のところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。」 |
| 確認を促す | 「ご確認のほど、何卒よろしくお願いいたします。」 |
| 返信を待つ場合 | 「ご返信をお待ちしております。」 |
| お礼を伝えたい場合 | 「お忙しい中ご対応いただき、誠にありがとうございます。」 |
ビジネスでは、「恐縮ですが」「幸いです」などの言葉を入れると、やわらかく上品な印象になります。
社内・上司向けの結び方
上司や同僚へのメールでは、形式ばらずに簡潔さを重視します。
それでも「お願いします」だけで終わるのではなく、相手への配慮を感じさせるひとことを添えるのが理想です。
| シーン | フレーズ例 |
|---|---|
| 確認をお願いしたいとき | 「お手すきの際にご確認いただけますでしょうか。」 |
| 日程の返信をお願いするとき | 「ご都合のよいお時間をお知らせいただけますと幸いです。」 |
| 会議や面談の調整をお願いするとき | 「ご無理のない範囲でご調整いただけますと助かります。」 |
社内では長すぎる結び文は逆効果です。
2行以内で簡潔にまとめましょう。
カジュアル・友人向けの結び方
プライベートでは、やわらかく前向きな言葉を添えるのがポイントです。
| 目的 | フレーズ例 |
|---|---|
| 軽く返信を促す | 「また都合のいい日教えてね。」 |
| 気軽に誘いたいとき | 「無理のない範囲で返事もらえたら嬉しいです。」 |
| 相手を気遣いたいとき | 「体調に気をつけて、また落ち着いたら連絡くださいね。」 |
友人関係では「柔らかさ」と「安心感」が大切です。
ビジネスメールのように形式的にしすぎず、相手が返しやすい自然なトーンを意識しましょう。
結びの一文は「相手への思いやりの表現」です。
メールの印象は、最後の一文で決まるといっても過言ではありません。
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まとめ｜相手を思いやる「都合の聞き方」が信頼をつくる
ここまで、ビジネス・プライベートを問わず使える「都合を聞く」メールやメッセージの書き方を紹介してきました。
最後に、要点を整理して振り返りましょう。
| ポイント | 概要 |
|---|---|
| 1. 相手への敬意を忘れない | 「お忙しいところ恐縮ですが」「ご都合のよい日時をお知らせください」など、柔らかい表現を心がけましょう。 |
| 2. 候補日を示す | 相手が返信しやすいよう、2〜3日程度の候補を提示するとスムーズです。 |
| 3. 結びの一文を丁寧に | 「ご確認のほどよろしくお願いいたします」「お手すきの際にご返信ください」などで締めると好印象です。 |
| 4. 関係性に合わせたトーンで | ビジネスではフォーマルに、友人には自然な言葉で伝えると信頼関係が深まります。 |
「都合を聞く」行為は、単に予定を調整するだけでなく、相手への思いやりを表すコミュニケーションです。
文面にその気遣いが感じられると、相手の印象は確実に良くなります。
短くても丁寧に、簡潔でも誠実に。この意識を持つだけで、メールの印象は劇的に変わります。
今日紹介した例文をベースに、自分らしい言葉でアレンジしながら使ってみてください。
あなたのメールが、より信頼されるコミュニケーションの第一歩になります。
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次は、記事全体を踏まえてタイトル案とリード文を作成します。
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