「説明会を開催することになったけれど、どんなメールを書けばいいのか分からない…」そんな悩みを持つ担当者の方も多いのではないでしょうか。
説明会開催メールは、相手に最初の印象を与える大切なコミュニケーション手段です。
この記事では、目的別に使える具体的なメール例文や、件名・構成のコツ、オンライン開催時の注意点までをわかりやすくまとめました。
すぐに使えるテンプレートを多数掲載しているので、コピー＆カスタマイズするだけで完成度の高い案内メールが作れます。
社内・企業・イベントなど、どんな説明会にも対応できる内容になっていますので、ぜひ最後までチェックしてみてください。
説明会開催メールとは？目的と重要性を理解しよう
この記事の最初の章では、「説明会開催メールとは何か」「なぜ送る必要があるのか」を整理します。
メールの目的を理解しておくと、文面の構成や表現を選ぶ際に迷わなくなります。
説明会案内メールが果たす役割
説明会開催メールとは、説明会やイベントなどの開催情報を、対象者に正式に伝えるための案内メールのことです。
このメールの役割は、「正確に伝える」と「行動を促す」の2点です。
開催日や会場などの情報だけでなく、「なぜ開催するのか」「どのような人に参加してほしいのか」を明確にすることで、受け手が理解しやすくなります。
また、案内メールの印象はそのまま主催者の印象につながるため、丁寧で読みやすい文面を意識することが大切です。
| 目的 | 説明 |
|---|---|
| 情報伝達 | 開催日時・場所・内容など、必要な情報を正確に伝える。 |
| 参加促進 | 相手に「参加したい」と思わせるように案内する。 |
| 信頼構築 | 主催者としての誠実さや配慮を伝える。 |
送るタイミングと目的別の違い
説明会開催メールを送るタイミングは、目的によって異なります。
たとえば企業説明会では、開催の2〜3週間前に送信し、出欠確認を促すのが一般的です。
社内説明会の場合は、社内スケジュールや他のイベントと重ならないように、早めに案内を出しておくとスムーズです。
| 種類 | 送信のタイミング | 目的 |
|---|---|---|
| 企業説明会 | 開催2〜3週間前 | 学生・応募者に参加を促す |
| 社内説明会 | 開催1〜2週間前 | 従業員への情報共有 |
| セミナー・イベント | 開催3〜4週間前 | 一般参加者への集客 |
案内メールの目的を明確にすることが、最適なタイミングと内容を決める第一歩です。
読者が「行動しやすい案内」を目指すことで、自然と参加率も向上します。
説明会開催メールの基本構成と書き方のポイント
この章では、説明会案内メールを作成するときに押さえておくべき基本構成と、相手に伝わりやすい書き方のコツを紹介します。
どのような相手に対しても、一定の構成ルールを守ることで、信頼感のあるビジネスメールを作ることができます。
件名・冒頭文・締めの定型パターン
まずは、メールの印象を決める「件名」「冒頭文」「締め」の定型を理解しておきましょう。
件名は、受信者が一目で内容を理解できるように、簡潔で具体的に書くことがポイントです。
| 要素 | ポイント | 例文 |
|---|---|---|
| 件名 | 何の案内かを明確にする | ○○説明会開催のご案内 |
| 冒頭文 | 挨拶＋開催趣旨を簡潔に | 平素よりお世話になっております。○○株式会社の△△でございます。 |
| 締め文 | 参加へのお礼や案内の結び | 皆さまのご参加を心よりお待ちしております。 |
冒頭文には、相手との関係性に応じた一言を添えるとより自然です。
たとえば、社外向けなら「平素よりご高配を賜り、誠にありがとうございます。」、社内向けなら「お疲れさまです。」などが適しています。
メール本文に入れるべき7つの要素
説明会開催メールは、次の7つの要素を含めると、情報が整理された読みやすい構成になります。
| 番号 | 要素 | 内容 |
|---|---|---|
| ① | 件名 | 開封前に内容が伝わるタイトル |
| ② | 宛名 | 相手の名前または部署名 |
| ③ | 導入文 | 説明会開催の目的や経緯 |
| ④ | 開催概要 | 日時・会場・対象・内容など |
| ⑤ | 申込方法 | URLや返信形式などを記載 |
| ⑥ | 注意事項 | 締切・持参物・補足など |
| ⑦ | 結びと署名 | 感謝の言葉と連絡先 |
これらの要素を順番通りに並べるだけで、自然と伝わりやすい案内メールが完成します。
伝わる開催概要の書き方（5W1Hテンプレート）
開催概要部分では、読み手が迷わないように「5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように）」を意識して構成します。
テンプレート：
| 項目 | 入力例 |
|---|---|
| When（いつ） | 2026年2月5日（水）13:00〜15:00 |
| Where（どこで） | ○○大学3号館301教室 |
| Who（誰が） | ○○株式会社 採用担当 |
| What（何を） | 企業概要と採用方針の説明 |
| Why（なぜ） | 学生に弊社の事業を理解してもらうため |
| How（どのように） | スライド形式でのプレゼン＋質疑応答 |
この形式で情報を整理すれば、相手は読むだけで全体像を理解できます。
さらに、表形式で記載すると視認性が高まり、スマホでも見やすい案内になります。
【例文集】企業説明会の案内メール
ここでは、企業説明会を案内する際に使えるメール例文を紹介します。
大学・キャリアセンター宛て、学生宛て、そして全体の流れがわかるフルバージョンの3パターンを掲載しています。
キャリアセンター向けの例文
大学や専門学校のキャリアセンターに対して送る場合は、礼儀を重視し、ビジネス文書として整った表現を使います。
| 件名 | ○○株式会社 企業説明会開催のご案内 |
|---|---|
| 宛名 | ○○大学 キャリアセンター御中 |
| 本文例 | 平素より大変お世話になっております。○○株式会社 採用担当の△△と申します。
このたび、弊社の事業内容および採用活動についてご理解を深めていただくため、下記の通り企業説明会を開催いたします。 つきましては、学生の皆さまへのご案内にご協力賜れますと幸いです。 【開催概要】 何卒よろしくお願い申し上げます。 ―――――――――― |
学生向けダイレクト案内メール例文
学生へ直接案内を送る場合は、文面をやや柔らかくし、参加のメリットを明確に伝えると効果的です。
| 件名 | 【ご案内】○○株式会社 企業説明会の開催について |
|---|---|
| 本文例 | ○○大学 △△学部の皆さま
こんにちは。○○株式会社 採用担当の△△です。 弊社の事業や働き方をより知っていただくため、以下の日程で企業説明会を開催いたします。 【開催概要】 事前申込フォームはこちら： 皆さまのご参加をお待ちしています。 ―――――――――― |
【フルバージョン】企業説明会案内メール
以下は、件名から署名までを含んだ完全版のメール例文です。
| 件名 | ○○株式会社 企業説明会開催のご案内（2月5日開催） |
|---|---|
| 本文 | ○○大学 キャリアセンター御中
平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。○○株式会社 採用担当の△△と申します。 このたび、弊社の事業内容および採用活動についてご理解を深めていただくため、企業説明会を下記の通り開催いたします。 【開催概要】 お忙しいところ恐縮ではございますが、ぜひご参加くださいますようお願い申し上げます。 ―――――――――― |
企業説明会の案内では、「目的の明確さ」「礼儀」「わかりやすさ」が信頼感を生みます。
件名・導入・概要の3点を整理するだけで、開封率と参加率が大きく変わります。
【例文集】社内説明会・研修案内メール
この章では、社内向けに説明会を案内するメールの例文を紹介します。
全社員向け・部署限定・そしてフルバージョンの3つのケースを用意しました。
全社員向け説明会の例文
全社員に送る場合は、簡潔で読みやすく、要点を明確にすることが大切です。
| 件名 | 新システム導入に関する説明会開催のご案内 |
|---|---|
| 宛名 | 各部署の皆さまへ |
| 本文例 | お疲れさまです。総務部の△△です。
このたび、3月より運用を開始する新システムについての説明会を開催いたします。 当日はシステムの概要と操作方法を説明いたしますので、必ずご参加ください。 【詳細】 出欠の確認は1月20日（月）までにメールでご返信ください。 よろしくお願いいたします。 ―――――――――― |
部署限定の案内メール例文
特定の部署に限定して案内する場合は、関係者のみが対象であることを明記します。
| 件名 | 営業部対象：業務説明会開催のご案内 |
|---|---|
| 本文例 | 営業部の皆さま
お疲れさまです。人事部の△△です。 このたび、営業部の新方針および来期の業務体制に関する説明会を下記の通り開催いたします。 【開催概要】 恐れ入りますが、参加できない場合は事前に上長までご連絡ください。 よろしくお願いいたします。 ―――――――――― |
【フルバージョン】社内説明会案内メール
以下は、実務ですぐに使える完全版の社内案内メール例です。
| 件名 | 【全社員対象】新プロジェクト説明会のご案内 |
|---|---|
| 本文 | 各部署の皆さまへ
お疲れさまです。企画部の△△です。 このたび、新たに始動する「○○プロジェクト」に関する説明会を下記の通り開催いたします。 【開催概要】 ご多忙のところ恐縮ですが、ぜひご参加ください。 ―――――――――― |
社内説明会メールでは、「誰が対象か」「出欠は必要か」を明確にするのがポイントです。
文面を短くしても、開催目的と行動案内があれば十分伝わります。
【例文集】イベント・セミナー形式の説明会メール
この章では、一般参加者向けのイベントやセミナー形式で行う説明会に使えるメール例文を紹介します。
イベント主催者や事務局が配信することを想定し、参加を促す表現を重視しています。
一般参加者向けの告知メール例文
イベント・セミナー型の説明会では、参加メリットを明確にし、目を引く件名で開封率を高めることが大切です。
| 件名 | 【参加無料】○○セミナー＆説明会開催のお知らせ |
|---|---|
| 宛名 | ○○様 |
| 本文例 | いつもお世話になっております。○○事務局の△△です。
このたび、「○○」に関するセミナーおよび説明会を開催いたします。 【開催概要】 お申し込みは以下のフォームよりお願いいたします。 皆さまのご参加を心よりお待ちしております。 ―――――――――― |
リマインドメール例文
説明会やセミナーの数日前には、出席確認を兼ねたリマインドメールを送ると親切です。
リマインドの目的は「忘れずに参加してもらう」ことに加え、「当日の混乱を防ぐ」ことです。
| 件名 | 【リマインド】○○説明会（3月10日開催）のご案内 |
|---|---|
| 本文例 | ○○様
○○事務局の△△です。 先日ご案内しました「○○説明会」につきまして、開催が近づいてまいりましたので、あらためてご連絡いたします。 【開催概要】 受付開始は9:30からとなります。お時間に余裕をもってお越しください。 キャンセルされる場合は、前日までにご連絡をお願いいたします。 それでは当日お会いできるのを楽しみにしております。 ―――――――――― |
【フルバージョン】セミナー案内メール
以下は、告知から締めまでを含む完全版の案内メール例です。
| 件名 | 【申込受付中】○○セミナー＆説明会開催のご案内 |
|---|---|
| 本文 | ○○様
いつもご支援をいただき、誠にありがとうございます。○○セミナー事務局の△△です。 このたび、○○に関するセミナーおよび説明会を以下の通り開催いたします。 【開催概要】 お申し込みはこちらからお願いいたします。 定員に達し次第締め切らせていただきますので、お早めにご登録ください。 ―――――――――― |
セミナー形式の説明会では、「内容・日程・申込手順」を視覚的に整理することが重要です。
表形式でまとめることで、読み手が短時間で必要情報を把握できます。
【特別編】オンライン説明会案内メールの書き方と例文
この章では、ZoomやTeamsなどを使ってオンラインで開催する説明会向けのメール文例を紹介します。
オンライン開催の場合、接続方法や事前準備を明記することで、参加者の不安を減らすことができます。
Zoom／Teams対応の文例集
まずは、最も一般的なZoom開催を想定した案内メールの例文です。
| 件名 | 【オンライン開催】○○説明会のご案内（Zoom開催） |
|---|---|
| 本文例 | ○○様
お世話になっております。○○株式会社 採用担当の△△です。 このたび、オンライン形式にて企業説明会を開催いたします。詳細は以下の通りです。 【開催概要】 【参加方法】 URL：https://example.com/zoom 皆さまのご参加をお待ちしております。 ―――――――――― |
Teamsを利用する場合は、URLとアクセス方法を記載するだけで構いません。
| 件名 | 【Teams開催】○○説明会のご案内 |
|---|---|
| 本文例 | ○○様
お世話になっております。○○事務局の△△です。 下記の通り、オンライン説明会を開催いたします。 【開催概要】 開始5分前には接続をお済ませいただけますと幸いです。 ご不明点がございましたら、事務局までお問い合わせください。 ―――――――――― |
【フルバージョン】オンライン説明会案内メール
以下は、冒頭挨拶から締めの文までを含んだ完全版のオンライン案内メール例文です。
| 件名 | 【オンライン説明会】○○株式会社 参加案内（2月15日開催） |
|---|---|
| 本文 | ○○様
平素よりお世話になっております。○○株式会社 採用担当の△△です。 このたび、弊社の業務内容および採用活動に関するオンライン説明会を下記の通り開催いたします。 【開催概要】 【参加方法】 お申し込みはこちら： 皆さまのご参加を心よりお待ちしております。 ―――――――――― |
オンライン説明会では、参加URL・アクセス方法・注意点を明確に書くことが重要です。
事前案内を丁寧にすることで、当日のトラブルを未然に防ぎ、参加者満足度を高められます。
送信時のマナーと成功率を高めるチェックリスト
ここでは、説明会開催メールを送信する際に注意すべきマナーと、より効果的に届けるためのチェックポイントを紹介します。
どんなに良い文面でも、送信タイミングや表現のトーンを誤ると、印象が大きく変わります。
送信タイミングと敬語の注意点
まずは、ビジネスメールとしての基本マナーを押さえましょう。
説明会開催メールは、受信者が確認しやすい時間帯に送ることが大切です。
| 項目 | 推奨タイミング・ポイント |
|---|---|
| 送信時間 | 平日の9:00〜11:00または13:00〜16:00が理想。朝の始業直後か午後の作業前が最も開封率が高い。 |
| 送信日 | 週の前半（月〜水）が望ましい。金曜夕方や休日前の送信は避ける。 |
| 文体 | すべて「です・ます調」で統一し、カジュアルすぎないトーンを保つ。 |
| 敬語 | 「ご参加ください」や「ご確認ください」など、丁寧語で依頼する。 |
メールは「送る内容」だけでなく「送るタイミング」で印象が決まります。
誤送信・記載ミスを防ぐ最終チェックリスト
説明会案内メールを送る前に、以下の項目をチェックしておくと安心です。
| チェック項目 | 確認ポイント |
|---|---|
| ① 件名 | 内容が明確で簡潔か。開催日や目的が入っているか。 |
| ② 宛名 | 誤字・敬称のミスがないか。「御中」と「様」の使い分けは正しいか。 |
| ③ 開催日時 | 曜日や時間の表記に誤りがないか。 |
| ④ URL | リンクが正しく動作するか、アクセス制限がないか。 |
| ⑤ 添付資料 | 必要な資料を忘れずに添付しているか。 |
| ⑥ 宛先リスト | BCCを正しく使用しているか。個人情報が見えないように配慮しているか。 |
| ⑦ 締め文 | 「よろしくお願いいたします」など、丁寧な結びになっているか。 |
特に、誤送信とURLミスは信頼を損なう原因になります。
送信前の1分チェックを習慣化するだけで、メール品質は大きく向上します。
まとめ！参加率を上げるメールで信頼を築こう
この記事では、説明会開催メールの基本構成から目的別の例文、オンライン対応までを解説しました。
最後に、効果的なメールを作るためのポイントをあらためて整理しておきましょう。
| ポイント | 内容 |
|---|---|
| 目的の明確化 | 「誰に」「何を伝えたいか」を最初に整理する。 |
| 件名と導入の工夫 | 件名で内容を具体的に、導入文で目的を簡潔に伝える。 |
| 開催概要の整理 | 日時・場所・内容を表形式で明記し、見やすくする。 |
| リマインドとフォロー | 開催直前のリマインドで参加率を高める。 |
| 送信前チェック | 誤字脱字・リンク・敬語・宛先を必ず確認する。 |
「わかりやすく・丁寧に・行動を促す」メールこそが、説明会成功のカギです。
メールは単なる連絡手段ではなく、主催者の信頼と誠実さを伝える大切なツールです。
この記事のテンプレートや例文を活用しながら、自社や組織に合った最適な文面を作成していきましょう。
