キャンセル承りましたメールの例文集｜状況別の丁寧な書き方とマナー解説

お客様や取引先からキャンセルの連絡を受けたとき、どのように返信すればいいか迷った経験はありませんか。

「キャンセル承りました」というメールは、シンプルに見えて実はビジネスマナーが試される場面です。

たった一通の返信でも、印象や信頼関係に大きく影響します。

この記事では、状況別に使えるフルバージョン例文を多数紹介しながら、「承りました」「確認いたしました」などの言葉の違いや、相手別の言い回しも丁寧に解説します。

この記事を読めば、どんな相手にも安心感を与えられるメールがすぐに書けるようになります。

ビジネスの信頼を高めるメール対応を、ここでしっかり身につけましょう。

キャンセル承りましたメールとは？基本の意味と目的

ここでは、まず「キャンセル承りましたメール」とはどんなメールなのか、その目的や基本の意味を整理しておきましょう。

相手からキャンセルの連絡を受けた際に送る「キャンセル承りました」メールは、単なる通知ではなく、ビジネスマナーの一環として信頼関係を維持するための大切な返信です。

「承りました」の正しい敬語の使い方

まず押さえておきたいのは、「承りました」という表現の正確な意味です。

「承る（うけたまわる）」は、「受ける」「聞く」の謙譲語です。

つまり「キャンセル承りました」とは、相手の意思を丁寧に受け取ったという意味になります。

この言葉を使うことで、「確かに確認しました」という事務的な表現よりも、柔らかく丁寧な印象を与えられます。

表現	使う場面	印象
承りました	相手の依頼・申し出を受けたとき	柔らかく丁寧
確認いたしました	内容や事実を確認したとき	客観的・事務的
受け付けました	社内や定型処理を伝えるとき	ややカジュアル

顧客対応メールでは「承りました」を使うのが最も安心感を与えられる選択肢です。

「確認いたしました」「受け付けました」との違い

似たような表現でも、微妙なニュアンスの違いがあります。

たとえば「キャンセルを確認いたしました」は、内容確認を強調するフレーズで、やや事務的な響きになります。

一方で「キャンセルを受け付けました」は、企業の自動返信メールなどに多く、冷たく感じられる場合もあります。

そのため、顧客・取引先など外部宛のメールでは、「キャンセルを承りました」を基本形として使うのがおすすめです。

たとえば次のように使うと自然です。

シーン	文例
社外の取引先宛	ご連絡いただきましたご注文のキャンセルにつきまして、確かに承りました。
顧客対応	このたびのキャンセルにつきまして、承りました。返金の手続きを進めております。
社内宛	会議キャンセルの件、承知しました。スケジュールを調整します。

どの場面でも、文面のトーンを相手に合わせて調整するのが大切です。

「承りました」は万能ではありますが、相手との関係性によって柔らかさや距離感を意識することがポイントです。

キャンセル承りましたメールの基本構成

どんな状況のキャンセルメールでも、基本構成を押さえておけば安心です。

この章では、件名から署名までの流れと、相手に安心感を与える文面づくりのポイントを具体的に解説します。

件名・挨拶・本文・結びの流れ

まず、基本構成を理解することから始めましょう。

「キャンセル承りました」メールは、主に次の5つの要素で成り立っています。

構成要素	目的	例文
件名	一目でキャンセル対応の連絡だとわかるようにする	「ご注文キャンセル承りました」「ご予約キャンセルのご確認」
宛名・挨拶	相手への敬意を示す導入部分	「〇〇株式会社 〇〇様　いつもお世話になっております。」
本文（結論）	キャンセル対応が完了した旨を明確に伝える	「キャンセルの件、確かに承りました。」
補足・案内	返金や今後の対応など、必要な情報を補足する	「返金処理を進めております。3～5営業日以内に完了予定です。」
結び・署名	良好な関係を維持するための締めくくり	「今後ともご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます。」

この流れをベースにすれば、どんな相手にも失礼のない丁寧なメールが書けます。

相手に安心感を与える文面のコツ

キャンセル連絡を受けた相手は、多かれ少なかれ不安を感じています。

そのため、単に「承りました」と伝えるだけでなく、「ご安心ください」「手続きが完了いたしました」など、安心を与える表現を添えることが重要です。

たとえば以下のような文面構成を意識しましょう。

文の役割	例文
結論を伝える	「このたびのご連絡につきまして、キャンセルを確かに承りました。」
手続き状況を説明する	「お支払い済みの金額は、カード会社を通じて返金処理を進めております。」
相手を安心させる	「ご不明点などございましたら、お気軽にお問い合わせください。」

ポイントは、相手に次の行動を促さず、対応が完了していることを明確に示すこと。

「ご連絡をお待ちしています」などの曖昧な表現は避け、完了通知としての役割を意識しましょう。

やってはいけないNG表現

「キャンセル」という言葉はネガティブな印象を持ちやすいため、表現には注意が必要です。

以下のようなフレーズは避けるのが無難です。

NG表現	理由	改善例
「せっかくのご注文でしたのに残念です」	相手に罪悪感を与える可能性がある	「ご注文を承りました件につきまして、キャンセルを確認いたしました。」
「キャンセル処理を行いました」	事務的で冷たい印象になる	「キャンセルの件、承りました。ご安心ください。」
「キャンセルを受け付けました」	カジュアルでフォーマルな場に不向き	「キャンセルを承りました」に言い換える

メールの目的は「円満な関係を保つこと」なので、感情的な表現や冷たい文面は避けましょう。

「誠にありがとうございます」「ご安心ください」「またのご利用をお待ちしております」といった柔らかい一文を添えるだけで印象が大きく変わります。

状況別「キャンセル承りました」メールの例文集

ここでは、実際のビジネス現場で使える「キャンセル承りました」メールを、シーンごとに紹介します。

取引先・顧客・イベント参加者・社内など、それぞれの状況に合わせた書き方を知ることで、どんな場面でも自然で丁寧な対応ができるようになります。

取引先からの注文キャンセルに対する返信

取引先との関係を損なわず、事務処理を丁寧に伝えることがポイントです。

結論を先に伝え、処理内容を明確に書くことで安心感を与えます。

シーン	目的	ポイント
取引先からの注文キャンセル	事務的手続きを伝えつつ、関係維持	ビジネス文調・丁寧・簡潔

■フルバージョン例文

件名：ご注文キャンセルの件につきまして

〇〇株式会社　〇〇様

いつも大変お世話になっております。株式会社△△の××です。

このたびご連絡いただきましたご注文のキャンセルにつきまして、確かに承りました。
出荷準備前でしたので、料金のご請求は発生いたしません。

なお、今後のご注文に関しても柔軟に対応させていただきます。
何かご不明点等ございましたら、お気軽にご連絡ください。

今後とも変わらぬお引き立てのほどよろしくお願い申し上げます。

－－－－－
株式会社△△
営業部　××
メール：xxxx@example.com

取引先向けのポイントは、「処理完了の明確化」と「今後への前向きな姿勢」です。

顧客からの購入キャンセルへの返信

顧客対応では、フォーマルすぎず、安心を与えるやわらかいトーンが大切です。

返金や手続きの流れを明確に書くことで、信頼感を高められます。

■フルバージョン例文

件名：ご注文キャンセルを承りました

〇〇様

このたびはご注文いただき、誠にありがとうございました。

ご連絡いただきましたキャンセルにつきまして、承りました。
お支払い済みの金額につきましては、クレジットカード会社を通じて返金手続きを進めております。

返金の完了までに3～5営業日ほどお時間をいただく場合がございます。
恐れ入りますが、完了まで今しばらくお待ちください。

またのご利用を心よりお待ちしております。
－－－－－
株式会社△△
カスタマーサポートセンター
メール：support@example.com

「ご安心ください」「今後ともよろしくお願いいたします」などの安心ワードを添えることが信頼維持につながります。

セミナー・イベント参加のキャンセル返信

イベントや講座などのキャンセルでは、親しみやすさと今後の案内が重要です。

相手	対応のポイント
個人参加者	柔らかいトーンで、再参加を促す一文を入れる

■フルバージョン例文

件名：セミナーキャンセル受付のご連絡

〇〇様

このたびは、弊社セミナーにお申し込みいただき誠にありがとうございました。
ご連絡いただきましたキャンセルにつきまして、確かに承りました。

キャンセル料は発生いたしませんのでご安心ください。
次回の開催日程が決まりましたら、改めてご案内をお送りいたします。

またのご参加を心よりお待ちしております。
－－－－－
株式会社△△
セミナー運営事務局
メール：event@example.com

「またのご参加をお待ちしております」と添えることで、印象が大きく変わります。

社内でのキャンセル連絡への返信

社内メールでは、過度に丁寧な言葉よりも迅速さと簡潔さが重視されます。

チームメンバー間では次のようなテンプレートで十分です。

■フルバージョン例文

件名：会議キャンセルの件、承知しました

〇〇さん

ご連絡ありがとうございます。
会議キャンセルの件、承知しました。
スケジュールを再調整しておきます。
－－－－－
××（部署名）

ポイントは、短くても「対応済みであること」をはっきり伝えること。

社内メールでは「承知しました」「了解しました」など、状況に合わせた柔軟な表現を選びましょう。

使い分けで印象が変わる！敬語表現とトーン調整のポイント

同じ「キャンセル承りました」でも、使う言葉の選び方によって相手の受け取る印象は大きく変わります。

この章では、「承りました」「確認いたしました」「受け付けました」などの表現の違いや、相手別のトーン調整のコツを整理します。

「承りました」と「確認いたしました」の使い分け方

どちらも丁寧な言い回しですが、意味のニュアンスが異なります。

表現	意味	適する場面	例文
承りました	相手の意思や依頼を丁寧に受け取った	顧客や取引先への返信	「ご連絡いただいたキャンセルにつきまして、確かに承りました。」
確認いたしました	事実や内容を確認した	社内や同僚への連絡	「キャンセルの件、確認いたしました。」

「承りました」は気持ちを受け取る表現、「確認いたしました」は事実を確認する表現として使い分けましょう。

「受け付けました」を使うべき場面

「受け付けました」は間違いではありませんが、やや機械的な印象を与えます。

そのため、次のような場面では自然に使えます。

場面	使用例
自動返信メール	「ご注文のキャンセルを受け付けました。このメールは自動送信です。」
社内の業務報告	「キャンセル申請を受け付けました。担当者に共有済みです。」

しかし、取引先や顧客に送る場合は、「承りました」や「確認いたしました」を選ぶ方が印象が柔らかくなります。

たとえば、自動返信で「受け付けました」を使ったあと、担当者から別途「承りました」メールを送るという二段構えも効果的です。

相手別（顧客・上司・社内）の言葉遣い例

メールの受け手によって、適切なトーンや言葉選びは変わります。

以下の表で、相手ごとの最適な表現を確認してみましょう。

相手	おすすめ表現	例文	ポイント
顧客	承りました	「ご連絡いただいたキャンセルにつきまして、承りました。ご安心ください。」	柔らかく安心感を与えるトーン
取引先	確認いたしました	「ご注文キャンセルの件、確認いたしました。今後の対応を進めてまいります。」	誠実かつビジネスライクに
上司	承知いたしました	「会議キャンセルの件、承知いたしました。」	簡潔・正確・迅速な印象
同僚・社内	確認しました／了解しました	「キャンセルの件、確認しました。反映しておきます。」	スピード優先・親しみやすい

メールは相手との距離感を調整するツールでもあります。

相手が社外であれば丁寧に、社内ならスピーディーに伝えることで、円滑なコミュニケーションが生まれます。

キャンセルメール対応で信頼を高める3つのマナー

キャンセル対応のメールは、ただ処理を伝えるだけではなく、相手との信頼関係を深めるチャンスでもあります。

ここでは、メール1通で印象を良くするための3つのマナーを紹介します。

迅速な返信が信用を生む理由

キャンセル連絡を受けたら、まず意識したいのが「スピード」です。

返信の早さは誠実さの証として受け取られます。

特にネット通販やイベント申し込みなどでは、キャンセル後の不安を感じやすいため、できるだけ早く返信することで安心感を与えられます。

対応スピード	印象	理想の対応時間
30分以内	非常に誠実・信頼感が高い	◎理想的
1～2時間以内	適切・丁寧な対応	○許容範囲
半日以上	やや遅い印象	△緊急性がない場合のみ

返信が遅れそうなときは、「ご連絡ありがとうございます。詳細確認のうえ、改めてご案内いたします。」といった一報を入れるだけでも印象が違います。

件名で伝わる設計のポイント

件名は、メール全体の第一印象を左右します。

相手が受信箱を開かなくても内容が伝わるよう、シンプルで明確にするのが鉄則です。

件名のタイプ	例文	おすすめ度
完了通知型	「ご注文キャンセル承りました」	◎（最も安心感がある）
確認型	「ご予約キャンセルのご確認」	○（取引・予約対応に適する）
事務連絡型	「キャンセル対応のご案内」	△（社内連絡向け）

件名は短くても意味が伝わることが最優先です。

「〇〇キャンセルの件につきまして」など長文件名は避け、10〜15文字程度で完結させましょう。

感情表現を避け、誠実さを伝えるコツ

キャンセルメールは、相手に「申し訳なさ」や「迷惑をかけた」という気持ちが生じやすい場面です。

そのため、感情的な表現は避けつつ、誠実な対応姿勢を示すことが大切です。

以下は、避けたい表現と改善例です。

NG表現	理由	改善例
「残念ですが」「申し訳ありません」	相手が気まずく感じる可能性	「ご連絡ありがとうございます。キャンセルの件、承りました。」
「大変困っております」	責任転嫁の印象を与える	「ご対応のほど、何卒よろしくお願いいたします。」
「次回はぜひ」	押しつけがましく聞こえる	「またのご利用を心よりお待ちしております。」

誠実さは、言葉の選び方よりも「落ち着いたトーン」で伝わります。

感情を抑えた丁寧な文面が、最終的に最も信頼を得る結果につながります。

まとめ｜丁寧で安心感のある対応が印象を変える

ここまで、「キャンセル承りました」メールの基本構成や例文、敬語の使い分けなどを見てきました。

最後に、重要なポイントを整理しておきましょう。

ポイント	概要
1. 「承りました」は最も丁寧で柔らかい表現	顧客や取引先など、社外宛のメールには「承りました」を使うことで安心感を与えられます。
2. 状況別にトーンを変える	取引先・顧客・社内など、相手に応じて言葉遣いを調整することで印象が格段に良くなります。
3. 迅速で誠実な返信を意識する	スピードは信頼の証。返信が早いほど、相手に誠意が伝わります。
4. ネガティブな表現を避ける	「残念」「申し訳ない」よりも、「承りました」「ご安心ください」などの前向きな言葉を選びましょう。

メール1通で会社やあなたの印象は変わります。

だからこそ、どんなキャンセル対応でも「相手が安心できる言葉」を選ぶことが大切です。

テンプレートを準備しておけば、急なキャンセルにも落ち着いて対応できるようになります。

そして、最後に一言「今後ともよろしくお願いいたします」と添えるだけで、信頼のつながりは自然と続いていくものです。

丁寧なメール対応は、最も簡単で確実な信頼構築の方法です。