ビジネスで請求書をメール送信する機会は増えていますが、件名や本文の書き方、添付ファイルの設定を誤ると、相手に不安や手間を与えてしまうことがあります。本記事では、請求書をメールで送る際の基本マナーから、件名・本文・添付ファイルの正しい作り方まで、ステップごとに丁寧に解説します。
さらに、初回取引先、継続取引先、支払い期日前リマインド、遅延時の催促まで、あらゆる状況に対応したフルバージョンの例文集も掲載。すぐに使えるテンプレートを揃えているため、初心者でも安心して送信できます。
この記事を読めば、請求書メールの正確さと丁寧さを両立させ、取引先から信頼される送信者になれる方法がわかります。業務効率もアップするため、毎回の請求業務がスムーズに進むでしょう。
請求書をメールで送信するのはマナー違反？正しいビジネス常識
ビジネスシーンでは、請求書をメールで送信することが一般的になっています。ただし、形式や文面を誤ると、相手に不快な印象を与える可能性もあります。ここでは、メールで請求書を送る際の基本マナーを整理し、安心して送信できるポイントをご紹介します。
メールで請求書を送るのは一般的？失礼にならないポイント
近年では、請求書を紙で郵送するよりもメールで送るケースが増えています。送信の迅速さやコスト削減だけでなく、送信履歴が残ることで確認作業が容易になる点もメリットです。
メール送信が失礼にならないためには、次の点に注意しましょう。
- 添付ファイルの誤送信を防ぐ
- 文面は丁寧かつ簡潔にまとめる
- 件名や本文で、請求内容と期日を明確にする
送信前に確認すべきマナー・チェックリスト
送信前には以下のチェックリストで内容を確認することをおすすめします。
| チェック項目 | 確認内容 |
|---|---|
| 宛先 | 送信先のメールアドレスが正しいか |
| 添付ファイル | 請求書のファイル名・形式・内容が正確か |
| 件名 | 請求月・会社名が明記されているか |
| 本文 | 挨拶・請求内容・期日・振込先が含まれているか |
| 署名 | 会社名・担当者名・連絡先が正確か |
このチェックを行うことで、送信ミスや誤解を防ぎ、信頼感のある請求メールを送ることができます。
メールで請求書を送るメリットと注意点
請求書をメールで送信する方法には、従来の郵送に比べて大きな利点があります。しかし便利な反面、注意しなければならない点も存在します。ここでは、メリットと注意点を整理して解説します。
紙郵送より効率的！メール送付のメリット一覧
メールで請求書を送る最大のメリットは、迅速で手間が少ないことです。紙で郵送する場合、印刷・封入・切手の準備・郵送日数などがかかりますが、メールなら数分で送信可能です。
さらに、送信履歴が残るため「誰に、いつ送ったか」を簡単に確認できます。これにより、入金確認やトラブル時の対応がスムーズになります。
| メリット | 内容 |
|---|---|
| 送信スピード | 数分で請求書を送信でき、郵送日数を節約 |
| コスト削減 | 印刷代や切手代が不要 |
| 送信記録 | 送信履歴を確認でき、確認漏れを防止 |
| 利便性 | 添付ファイルをまとめて一括送信可能 |
誤送信・添付ミスを防ぐ注意点と対策
一方で、メール送信にはいくつかのリスクがあります。特に注意したいのが以下のポイントです。
- 添付ファイルの誤送信：間違った請求書を送らないよう、必ず内容と宛先を確認
- ファイル形式：PDFで送付することでレイアウト崩れや編集リスクを回避
- 件名・本文の明確化：請求内容や期日を曖昧にせず明記
- 複数宛先のCC/BCC設定：不要な情報漏れを防ぐ
これらを徹底することで、便利なメール送信でもトラブルを最小限に抑えることができます。
請求書送付メールの正しい構成と基本テンプレート
請求書をメールで送る際は、件名や本文、添付ファイルの設定まで含めた一連の構成を守ることが重要です。正しい構成を理解することで、相手に安心感を与え、スムーズな確認作業を促せます。
件名の付け方で印象が変わる｜すぐ使える件名例10選
件名は受信者が一目で内容を把握できるようにシンプルかつ具体的に書きましょう。以下はおすすめの例です。
- 【株式会社〇〇】〇月分ご請求書の送付について
- 〇月分請求書（〇〇株式会社様）送付のご連絡
- 〇月度業務委託料の請求書送付（株式会社〇〇）
- 請求書送付のご案内（〇〇株式会社様向け）
- 〇月分請求書のPDF送付について
- ご請求書の送付に関するご連絡（株式会社〇〇）
- 【重要】〇月分ご請求書の送付について
- 〇月分請求書の送付（〇〇株式会社）
- 〇月度請求書のご確認のお願い
- ご請求書送付のご案内（〇〇株式会社様）
メール本文の基本構成とテンプレート全文
メール本文は以下の流れで作成するとわかりやすく、失礼のない印象を与えられます。
- 冒頭のあいさつ
- 請求書送付の旨の説明
- 添付ファイルの案内
- 支払い期日・金額の明記
- 締めの言葉と署名
基本テンプレート例：
件名：〇月分請求書送付のご連絡（株式会社〇〇） 株式会社〇〇 △△様 いつもお世話になっております。 □□株式会社の△△でございます。 〇月分の業務委託料について、別添のとおり請求書をお送りいたします。 お手数をおかけしますが、内容をご確認のうえ、記載の期日までにお振込みをお願いいたします。 【請求金額】〇〇円 【支払期日】〇年〇月〇日 【振込先】〇〇銀行 〇〇支店 普通 1234567 カ）〇〇 ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 ――――――― □□株式会社 営業部 △△ メール：xxxx@xxxx.co.jp 電話：03-xxxx-xxxx ―――――――
添付ファイルの名前・形式・送信設定のルール
請求書を添付する際には、相手が識別しやすいファイル名を設定しましょう。推奨は「会社名＋請求月＋請求書」の形式です。
例：「〇〇株式会社_2026年1月分_請求書.pdf」
- ファイル形式はPDFを推奨
- 添付は1つにまとめる
- メール本文でも「添付しました」と明記する
- 宛先を複数設定する場合はCC・BCCの使い分けに注意
これらを徹底することで、誤送信や確認漏れのリスクを減らせます。
【完全保存版】請求書メールの目的別・状況別フルバージョン例文集
ここでは、あらゆるシーンでそのまま使える請求書メールのフルバージョン例文を紹介します。初回取引、継続取引、期日前リマインド、支払い遅延時など、状況ごとに使えるテンプレートを用意しました。
① 一般的な請求書送付メール（定期・単発兼用）
件名：〇月分請求書送付のご連絡（株式会社〇〇） 株式会社〇〇 △△様 いつもお世話になっております。 □□株式会社の△△でございます。 〇月分の業務委託料について、別添のとおり請求書をお送りいたします。 お手数をおかけしますが、内容をご確認のうえ、記載の期日までにお振込みをお願いいたします。 【請求金額】〇〇円 【支払期日】〇年〇月〇日 【振込先】〇〇銀行 〇〇支店 普通 1234567 カ）〇〇 ご不明な点がございましたらお気軽にご連絡ください。 今後ともよろしくお願いいたします。 ――――――― □□株式会社 営業部 △△ メール：xxxx@xxxx.co.jp 電話：03-xxxx-xxxx ―――――――
② 継続取引先への請求書送付メール
件名：〇月分ご請求書の送付（□□株式会社） □□株式会社 △△様 いつもお世話になっております。○○株式会社の△△です。 〇月分の請求書をPDFにてお送りいたします。 ご確認のうえ、お手続きをお願いいたします。 今月もどうぞよろしくお願いいたします。 ――――――― ○○株式会社 △△ TEL：03-xxxx-xxxx ―――――――
③ 初回取引先への請求書送付メール（丁寧・信頼重視）
件名：初回請求書送付のご連絡（〇〇株式会社） 〇〇株式会社 ご担当者様 このたびはお取引の機会をいただき誠にありがとうございます。 □□株式会社の△△でございます。 初回分のご請求書を添付にてお送りいたします。 内容をご確認の上、ご不明点がございましたらご連絡くださいませ。 引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。 ――――――― □□株式会社 △△（営業担当） TEL：xx-xxxx-xxxx ―――――――
④ 支払い期日直前のリマインドメール
件名：お支払い期日のご確認（〇月分ご請求書） 〇〇株式会社 △△様 いつもお世話になっております。□□株式会社の△△でございます。 〇月分のご請求書につきまして、支払期日が近づいております。 お手数をおかけしますが、期日までのお手続きをお願いいたします。 既にお手続き済みの場合は本メールはご放念ください。 ――――――― □□株式会社 経理部 △△ ―――――――
⑤ 支払い遅延時のフォローメール（催促メール）
件名：お支払いのご確認（〇月分ご請求書） 〇〇株式会社 △△様 いつもお世話になっております。□□株式会社の△△でございます。 〇月分のご請求書（送付日：〇月〇日）につきまして、 本日時点でご入金の確認が取れておりません。 お手数をおかけしますが、ご確認のほどお願いいたします。 既にお手続き済みの場合は本メールはご放念ください。 ――――――― □□株式会社 経理部 △△ ―――――――
⑥ 入金確認・お礼メール
件名：ご入金の確認とお礼（〇月分ご請求書） 〇〇株式会社 △△様 いつもお世話になっております。□□株式会社の△△でございます。 先日送付いたしました〇月分のご請求書につきまして、 本日、無事にご入金を確認いたしました。 迅速なご対応、誠にありがとうございます。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 ――――――― □□株式会社 経理部 △△ ―――――――
請求書送付後のフォローで印象アップを狙う方法
請求書を送った後も、入金確認やフォローメールを丁寧に行うことで、取引先に良い印象を与えられます。ここでは、適切なフォロー方法を解説します。
入金確認後に送るフォローメールのポイント
入金が確認できたら、簡単なメールでお礼を伝えると信頼感が高まります。ポイントは以下の通りです。
- 件名で入金確認とお礼を明記
- 短く簡潔に感謝を伝える
- 今後の関係を継続する旨を添える
例文：
件名：ご入金の確認とお礼（〇月分ご請求書） 〇〇株式会社 △△様 いつもお世話になっております。□□株式会社の△△でございます。 先日送付いたしました〇月分のご請求書につきまして、 本日、無事にご入金を確認いたしました。 迅速なご対応、誠にありがとうございます。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 ――――――― □□株式会社 経理部 △△ ―――――――
返信がないときの穏やかな確認方法
万が一、支払い期日を過ぎても入金確認が取れない場合は、穏やかなトーンで確認メールを送ります。感情的にならず、事実だけを伝えることが重要です。
件名：お支払いのご確認（〇月分ご請求書） 〇〇株式会社 △△様 いつもお世話になっております。□□株式会社の△△でございます。 〇月分のご請求書（送付日：〇月〇日）につきまして、 本日時点でご入金の確認が取れておりません。 お手数をおかけしますが、ご確認のほどお願いいたします。 すでにお手続き済みの場合は本メールはご放念くださいませ。 ――――――― □□株式会社 経理部 △△ ―――――――
このように、丁寧で明確なフォローを行うことで、相手に安心感を与えつつスムーズな取引を維持できます。
まとめ｜請求書メールで信頼される人になるために
請求書をメールで送信する際は、丁寧さと正確さを意識することが信頼につながります。本記事で紹介したマナーや構成、例文を押さえることで、初めての取引先でも安心感を与え、継続的な関係を築くことができます。
テンプレート化で作業を効率化
頻繁に請求書を送る場合は、本文や件名、添付ファイルの形式をテンプレート化すると作業効率が大幅に向上します。社内で統一ルールを設けることで、ミスの防止にもつながります。
マナーを守ることが信頼とリピートにつながる
送信前のチェックリスト、件名・本文・添付ファイルのルール、送付後のフォローを徹底することで、相手に安心感を与えられます。請求書メールは単なるデータ送信ではなく、信頼関係を築く重要なコミュニケーション手段です。
これらを意識して運用することで、効率と信頼の両立が可能になり、今後のビジネスで高い評価を得ることができます。
