Microsoft Teamsでのコミュニケーションをスムーズにしたいとき、意外と重要なのが「ステータスメッセージ」です。
短い一文で自分の状況を伝えるだけで、会議中や集中作業中でも余計な問い合わせを減らせます。
この記事では、ビジネスシーン別に使える短文例とフルバージョン例を豊富に紹介しています。会議中・外出中・在宅勤務中など、状況に合わせてすぐ使えるメッセージが満載です。
さらに、印象を良くする書き方のコツやマナー、PC・スマホでの設定方法も解説。今日からTeamsで「ひとことの信頼づくり」を始めて、チームコミュニケーションをもっと快適にしましょう。
Teamsのステータスメッセージとは？
この章では、Teamsの「ステータスメッセージ」とは何か、その基本的な役割や仕組みをわかりやすく解説します。
また、よく混同されがちな「プレゼンス」との違いについても整理し、どんな場面で使うと効果的かを紹介します。
ステータスメッセージの基本機能と役割
ステータスメッセージとは、Teams上で自分の状況や予定を短い文章で相手に伝えるための機能です。
たとえば「ただいま会議中です」「午後から在宅勤務です」といったメッセージを設定することで、相手がチャットを送る前にあなたの状態を理解できます。
つまり、相手への気づかいを“ひとこと”で表現できる便利なツールということです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 目的 | 自分の状況を事前に共有し、無駄なやり取りを減らす |
| 表示場所 | チャットやプロフィール上に表示される |
| 設定内容 | 自由にテキストを入力可能（例文形式でもOK） |
プレゼンスとの違いをわかりやすく解説
Teamsには、ステータスメッセージのほかに「プレゼンス（在席状態）」という自動表示機能があります。
プレゼンスは「オンライン」「退席中」「取り込み中」など、アプリの動作状況に応じて自動で変化します。
一方、ステータスメッセージは自分の意志で書き換えられるため、“人間らしいコミュニケーション”を補うカスタム要素と言えるでしょう。
| 比較項目 | プレゼンス | ステータスメッセージ |
|---|---|---|
| 表示内容 | 自動（システム判断） | 手動（自由入力） |
| 更新タイミング | リアルタイム | ユーザーが設定した期間 |
| 活用目的 | 作業状況を示す | 意図や状況を伝える |
どんなときに設定すべき？代表的な利用シーン
ステータスメッセージを設定するのに向いているのは、以下のような場面です。
- 会議や打ち合わせなど、すぐに返信できないとき
- 外出やリモートワークで連絡手段が限られるとき
- 集中して作業を行っている時間帯
- 短時間の離席時や昼休憩のとき
自分が「今どういう状態なのか」を周囲に伝えることで、コミュニケーションのロスを防げます。
ビジネスシーンでは特に、「ちょっとした気配り」が印象を左右することもあるため、日常的に使いこなすと便利です。
| シーン | おすすめメッセージ例 |
|---|---|
| 会議中 | 「会議中のため、返信が遅れる場合があります。」 |
| 集中作業中 | 「資料作成中です。確認まで少々お待ちください。」 |
| リモートワーク中 | 「在宅勤務中です。チャットでのご連絡がスムーズです。」 |
このように、ステータスメッセージは「業務効率」と「チームの雰囲気づくり」の両方を支える小さな仕組みです。
次の章では、具体的にどのように設定するのかを詳しく見ていきましょう。
Teamsでステータスメッセージを設定する方法
ここでは、Teamsでステータスメッセージを実際に設定する手順を、PC版・スマホ版の両方でわかりやすく解説します。
また、設定期間やカスタム設定のコツも紹介し、状況に応じて効率よく活用できる方法をお伝えします。
PC版での設定手順
PC版Teamsでステータスメッセージを設定する手順はとても簡単です。
- Teams画面の右上にある自分のアイコンをクリックします。
- 「ステータスメッセージを設定」を選択します。
- 表示したいメッセージを入力します。
- 「メッセージを表示する期間」を選択します（例：1時間、終日、カスタムなど）。
- 「組織内のすべての人に表示」をオンにすると、チャットを受け取る相手にも表示されます。
- 「完了」を押すと設定完了です。
短時間の会議中や終日作業中など、状況に応じて期間を変えることがポイントです。
スマホ版での設定手順
スマホ版Teamsでも同様にステータスメッセージを設定できます。
- Teamsアプリの右上にあるプロフィールアイコンをタップします。
- 「ステータスメッセージを設定」を選択します。
- メッセージを入力し、表示期間を選びます。
- 必要に応じて「組織内のすべての人に表示」をオンにします。
- 「完了」をタップして設定完了です。
外出先やリモートワーク中でも、スマホからすぐに状況を伝えられるため便利です。
期間設定・カスタム設定のポイント
ステータスメッセージは、期間を自由に設定できる点が大きな特徴です。
たとえば、会議中だけ一時的に表示したい場合は「1時間」を選択し、リモート作業中は終日設定するのがおすすめです。
また、カスタム期間を選べば、勤務時間や特定の予定に合わせて自動的に消えるようにもできます。
| 期間設定 | 活用例 |
|---|---|
| 1時間 | 会議や短時間の集中作業中に使用 |
| 終日 | 在宅勤務や終日対応不可の作業時に使用 |
| カスタム | 特定の予定や時間帯に合わせて自動消去 |
この設定方法をマスターすれば、PCでもスマホでも簡単に状況を共有できます。
次の章では、ビジネスで役立つ具体的なステータスメッセージの例文集を紹介します。すぐにコピーして使えるフルバージョン例も掲載しています。
すぐ使える！Teamsステータスメッセージの例文集【状況別】
この章では、ビジネスシーンごとに使いやすいステータスメッセージの例文を紹介します。
短文の即コピペ用メッセージと、文脈を補足したフルバージョン例の両方を掲載しているので、自分の状況に合わせて選んで使えます。
会議・打ち合わせ中の例文とフルバージョン例
| 短文例 | フルバージョン例 |
|---|---|
| 「会議中のため、返信が遅れます。」 | 「ただいま会議に参加しています。終了後に順次ご連絡いたしますので、少々お待ちください。」 |
| 「打ち合わせ中です」 | 「現在打ち合わせ中です。内容確認後、こちらからご連絡いたします。」 |
| 「午前中はミーティング中です」 | 「午前中はミーティングに参加しております。午後以降に返信いたしますので、ご了承ください。」 |
外出中・出張中の例文とフルバージョン例
| 短文例 | フルバージョン例 |
|---|---|
| 「外出中です」 | 「ただいま外出中のため、PCでの確認ができません。戻り次第、順次対応いたします。」 |
| 「本日は出張中です」 | 「本日は出張中のため、すぐに対応できない場合があります。緊急の際はチャットでお知らせください。」 |
| 「席を外しています」 | 「席を外しております。戻り次第、確認・対応いたしますので、少々お待ちください。」 |
在宅勤務・リモートワーク中の例文とフルバージョン例
| 短文例 | フルバージョン例 |
|---|---|
| 「在宅勤務中です」 | 「本日は在宅勤務をしております。Teamsチャットでの連絡がスムーズですので、ご活用ください。」 |
| 「自宅作業中です」 | 「自宅で作業中です。必要に応じて通話やチャットで対応可能です。」 |
| 「対応可能時間：9:00〜18:00」 | 「本日はリモートワークです。対応可能時間は9:00〜18:00ですので、この時間帯でのご連絡をお願いいたします。」 |
集中作業中・取り込み中の例文とフルバージョン例
| 短文例 | フルバージョン例 |
|---|---|
| 「資料作成中です」 | 「資料作成中のため、すぐに返信できません。30分後に内容を確認いたします。」 |
| 「集中作業中」 | 「現在、集中して作業を行っております。お急ぎの場合は“重要”マークを付けてメッセージを送ってください。」 |
| 「執筆中です」 | 「執筆中です。確認可能になるまで少々お待ちください。」 |
休憩・昼食中の例文とフルバージョン例
| 短文例 | フルバージョン例 |
|---|---|
| 「昼休憩中です」 | 「昼休憩中です。13時頃に戻りますので、その後に順次対応いたします。」 |
| 「休憩中」 | 「少し席を外しています。戻り次第ご連絡いたします。」 |
| 「席を外しています」 | 「ただいま席を外しております。ご用件は戻り次第対応いたします。」 |
休暇・長期不在時の例文とフルバージョン例
| 短文例 | フルバージョン例 |
|---|---|
| 「○日まで不在です」 | 「○日まで不在です。緊急の連絡は代理担当までお願いいたします。」 |
| 「休暇中です」 | 「本日は休暇中のため、返信は明日以降となります。ご理解のほどよろしくお願いいたします。」 |
| 「長期不在」 | 「出張や長期不在のため、連絡に時間がかかる場合があります。必要に応じてチャットでお知らせください。」 |
この例文集を活用すれば、状況に応じて即座にステータスメッセージを設定でき、チーム内の連携をスムーズに保てます。
次の章では、さらに印象を良くする書き方のコツを紹介します。
トーンと印象を良くする書き方のコツ
ステータスメッセージは短い文章だからこそ、トーンや表現の工夫で印象が大きく変わります。
この章では、ビジネスシーンでも自然で好印象を与える書き方のポイントを紹介します。
丁寧だけど親しみやすい表現にするには
単に状況を伝えるだけでは冷たい印象になることがあります。文章を少し柔らかくすることで、相手に親しみや安心感を与えられます。
例えば：
- 「会議中です」 → 「会議に参加中です。終了次第ご連絡いたします」
- 「集中作業中」 → 「集中して作業中です。お急ぎの方はチャットでお知らせください」
少し文を補足するだけで、相手への配慮を感じさせるメッセージになります。
絵文字・句読点・語尾の使い方で印象を変える
Teamsでは絵文字を使うことができ、状況を視覚的にわかりやすく伝えることができます。例えば：
- 💻「作業中です」
- 🚶♀️「外出しています」
- ☕「休憩中です」
また、語尾や句読点を工夫することで、柔らかい印象や丁寧さを表現できます。
例：「確認中です。」よりも「確認中です。少々お待ちください」と書くと、受け取り手が安心します。
自分の働き方に合ったカスタム文を作るコツ
ステータスメッセージはテンプレートだけでなく、自分の作業スタイルに合わせたカスタム文を作るとさらに便利です。
- 定期的に更新する → 状況に合わせて消去や変更が可能
- 作業内容や対応可能時間を入れる → 相手が確認しやすくなる
- 柔らかい言葉で締める → 例：「少々お待ちください」「順次対応いたします」
これらを意識するだけで、短いメッセージでもプロフェッショナルで好印象な表現が可能です。
次の章では、ステータスメッセージを使うメリットを詳しく解説します。
ステータスメッセージを活用するメリット
ステータスメッセージは単なる通知機能ではなく、チームでの円滑なコミュニケーションや効率化に大きく役立ちます。
ここでは、特に意識したい3つのメリットを詳しく解説します。
チーム全体の連携がスムーズになる
ステータスメッセージを設定することで、相手が自分の状況を事前に把握できます。
たとえば、会議中や集中作業中で返信ができない場合も、メッセージで伝えておくと不要な問い合わせを減らせます。
結果として、チーム全体の作業効率が向上し、無駄なやり取りを減らせます。
相手への配慮が伝わるコミュニケーション
ちょっとしたひとことメッセージでも、相手に「今の状況を把握して対応してくれている」という安心感を与えられます。
短文でも丁寧で分かりやすい表現を使えば、信頼感や好印象を与えることが可能です。
例：「資料作成中です。確認まで少々お待ちください」
リモートワークでの「見える安心感」を作る
オフィスにいない場合でも、ステータスメッセージで状況を共有することで、リモート環境でも安心して連絡や依頼ができます。
これにより、チームメンバーが互いの状況を把握しやすくなり、連携がスムーズに進みます。
| メリット | 具体例 |
|---|---|
| 連携の効率化 | 会議中・集中作業中のメッセージで問い合わせを減らせる |
| 信頼感向上 | 短いメッセージでも状況を伝えることで安心感を与える |
| リモートワークでの可視化 | 在宅勤務中の状態を共有してチーム連携を円滑化 |
ステータスメッセージは、短い文章ながらもチームコミュニケーションを大きく改善する効果があります。
次の章では、設定時に注意すべきマナーやルールを紹介します。
設定時に注意すべきマナーとルール
ステータスメッセージは短い文章だからこそ、表現の仕方によって相手への印象が大きく変わります。
ここでは、設定時に押さえておきたいマナーや注意点を解説します。
ネガティブ表現を避ける理由
「忙しい」「対応できません」といった否定的な表現は、受け取る相手に冷たい印象を与える可能性があります。
代わりに、前向きな表現を使うと印象が柔らかくなります。
- ✗ 「手が離せません」 → 〇 「作業中のため、少々お待ちください」
- ✗ 「返信不可」 → 〇 「確認次第、ご連絡いたします」
機密情報や社外秘の内容は書かない
業務の詳細やプロジェクト名などをそのまま書くと、意図せず情報が伝わる可能性があります。
ステータスメッセージには、必要最低限の情報だけを伝えるようにしましょう。
組織文化に合わせた表現にする
会社やチームの文化によって、フォーマル・カジュアルどちらが好まれるかが異なります。
上司や同僚の表現スタイルを観察し、チーム内で浮かないトーンを意識しましょう。
- フォーマル向け：「会議中のため、順次対応いたします」
- フランク向け：「会議中です。終わり次第連絡します」
ネガティブ表現を避け、必要な情報だけを分かりやすく伝えることが、ステータスメッセージでのマナーの基本です。
次の章では、この記事全体のまとめとして、ステータスメッセージの活用ポイントを整理します。
まとめ｜Teamsのステータスメッセージは「ひとことの信頼づくり」
Teamsのステータスメッセージは、短い文章ながらもチーム内のコミュニケーションをスムーズにし、印象を良くする強力なツールです。
設定方法や状況別の例文、書き方のコツ、マナーを押さえておくことで、日常業務で効果的に活用できます。
ポイントを整理すると以下の通りです：
- ステータスメッセージは「自分の状況を相手に伝えるひとこと」
- 会議中・集中作業中・外出中・リモートワーク中など、状況別の例文を活用すると便利
- トーンや表現を工夫することで、短文でも親しみや信頼感を与えられる
- ネガティブ表現や機密情報は避け、チーム文化に合わせた文章にする
- PC・スマホどちらでも簡単に設定でき、期間設定やカスタム設定も可能
ステータスメッセージは単なる状態表示ではなく、「ひとことの信頼づくり」です。
今日からぜひ、自分のTeamsに最適なメッセージを設定して、チーム内での円滑なコミュニケーションを実現しましょう。
